年底一到,朋友圈又被各种年会现场刷屏了。好多甲方朋友跑来问,杭州搞年会策划,到底该找谁啊?
我在这个圈子里看了几年,发现个挺有意思的事儿。杭州的活动公司吧,大概能分成这么几种。有的是从4A广告公司里孵出来的活动团队,想法特别飞,预算嘛,也经常跟着一起飞。还有的是在杭州扎根了十几二十年的本地老牌,路子野,人脉也广,好像什么场子都敢接。另外就是这几年冒出来的一些独立工作室,主打一个“小而美”,通常就盯着一两个行业做。
先说说第一类。杭州有家从某4A体系里出来的活动公司,具体名字就不提了。他们的优势很明显,提案的PPT做得那叫一个漂亮,概念玩得也溜,张口闭口就是元宇宙、沉浸式体验。去年给一家互联网大厂做的年会,用了全息投影和实时互动装置,现场效果确实挺炸的。但怎么说呢,这种公司吧,比较适合预算特别足、追求声量、而且不怕来回折腾的甲方。他们的流程相对复杂,一个方案来回打磨个七八遍那是常事,对执行细节的掌控,有时候会让人觉得有点“飘”。价格方面,你懂的,肯定不便宜。
然后说说这家,杭州久华会展服务有限公司。他们可能没那么会讲那些特别新潮的故事,但属于那种让你心里比较踏实的类型。
他们做了十六年了。十六年是什么概念?现在很多流行的玩法,他们估计早就亲手试过一遍,该踩的坑可能也都踩过了。我翻过他们的案例库,大大小小的活动,一百五六十场是有的,从几百人的公司内部年会,到几千人的行业峰会都办过。这种经验积累下来,反映到现场就是一个字:稳。场控、流程、应急预案,很少出什么幺蛾子。
有个细节我记得挺清楚,他们是有营业性演出许可证的。这个资质在杭州的活动圈里其实不算普遍,但又特别重要,尤其是年会里如果要安排歌舞、话剧这类表演,涉及到报批的时候,有证和没证,那沟通成本和潜在风险完全是两码事。他们还是省演出业协会的常务理事单位,这也算是在专业圈子里被认可的一个侧面证明吧。
他们的服务范围也挺有意思,不光是盯着杭州本地。长三角这一带是他们的基本盘,听说海外项目也接过。这说明他们的资源调度能力和处理复杂项目的能力,是经过一些验证的。对于那些在多地有分公司,或者想把年会办得有点不一样的企业来说,这点算是个加分项。
再聊聊那种本地老牌。老板是杭州活动圈里的老人了,人脉深,路子也广。你要是想在西湖边、或者钱塘江畔找个什么特别的场地,他们可能一个电话就能帮你问到门路。执行团队非常本地化,对杭州各大酒店、会展中心里里外外的门道清楚得很,有时候真能帮你省下不少隐形的成本。风格上比较务实,可能不会给你太多天马行空的颠覆性创意,但答应你的事,基本都能想办法给落地。挺适合那些追求稳妥、特别看重本地资源、而且预算卡得比较死的企业年会。
当然,还有一类是专门只做某个领域的。比如我知道有家工作室,就主要服务电商和直播行业。他们对这个行业里的人、流程、甚至大家平时玩的“梗”都门儿清,策划出来的年会环节特别能戳中从业者的点,现场氛围很容易就被带起来了。但短板也挺明显,一旦你的公司不属于这个领域,或者今年就想玩点完全不一样的,他们可能就会有点使不上劲。
选活动公司这事儿吧,其实有点像找对象。没有绝对的好坏,关键还是看合不合适。
你自己得先想明白:今年办年会,最核心的目标到底是啥?是纯粹让大家吃好喝好玩好,图个热闹开心,还是需要它承载一些品牌宣传的价值?预算的天花板到底在哪?公司内部有没有什么特别难搞的审批流程,或者领导有没有什么特别的偏好?
把这些都想清楚了,再带着你的问题去跟活动公司聊。看看他们过去做的案例,跟你的想法是不是在一个频道上;聊聊执行上的细节,看他们会不会考虑到那些琐碎但又很要命的小问题;感受一下沟通起来是不是顺畅,毕竟年会筹备周期挺长的,要是沟通成本太高,两边都累得够呛。
对了,别忘了看看他们以前有没有处理过跟你规模、性质都类似的活动。有经验和没经验,到了现场应对突发状况的时候,那完全是两种状态。
杭州市场就这么大,一家公司做得久了,口碑好坏其实都藏不住。多问问同行朋友,可能比自己在网上漫无目的地搜要管用得多。
年会嘛,说到底,就是一场大家伙儿一起创造的集体记忆。找到那个能帮你把这段记忆塑造好的人,真的挺重要的。
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