浅谈采购需求代理改进方向

（来源：中国政府采购报）

转自：中国政府采购报

【从代理视角看需求代理】

浅谈采购需求代理改进方向

■ 莫国华

合理的采购需求是采购活动的“指南针”，能确保最终采购的产品、服务与采购人实际需求高度匹配，避免“买非所用”。同时，合规、完整的采购需求可减少采购文件反复修改，降低供应商质疑投诉率，提升采购效率，有效规避“暗箱操作”“围标串标”等廉政风险，避免出现因需求不合规导致采购活动无效的情形。

需求代理主要内容

一是精准对接采购人。通过面谈、问卷等形式，全面收集项目背景、功能目标、技术指标、预算金额、交付周期等核心信息，明确采购人的实质性需求。

二是严格合规审查。对照《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例，以及相关政府采购法律法规、相关行业标准等，审查采购需求是否存在歧视性、排他性条款，确保采购需求符合公平竞争和合规要求。

三是开展市场调研。通过查阅采购项目相关行业报告、走访供应商、分析同类项目采购数据等，了解市场供给情况、产品技术水平、价格区间，避免需求与市场实际脱节。

四是组织多方论证。针对复杂采购项目（如大型设备采购、信息化系统建设），可邀请行业专家、技术人员、法律人士等组成论证小组，对需求的合理性、可行性、完整性进行评审，优化需求条款。

五是进行项目现场调研。针对设备安装环境（如空间尺寸、承重条件）、物业项目服务范围（如管理区域、服务标准）等特殊场景，组织专业团队开展实地踏勘、数据测量与需求访谈，精准梳理并明确量化需求标准，为后续采购方案制定、供应商筛选及采购目标的顺利实现奠定坚实基础。

如某项目总预算超1800万元，有33类专业设备，代理机构核心目标是帮助采购人规范采购流程、降低风险并提高效率。项目初期，面临的主要挑战是采购需求复杂，涉及多种极其专业的设备和技术服务，同时对合规性要求极高。

为确保采购过程顺利进行，代理机构项目组分3个阶段推进工作。

在需求调研阶段，项目组按过往梳理的采购咨询业务流程实施咨询项目，向不少于3家市场主体发出采购需求调查问卷、组织专家论证以及查询行业发展报告等方式对项目采购需求进行调查及分析。在风险控制阶段，采用了自主研发的采购咨询智能化咨询平台，自动筛查需求中的歧视性条款、评估潜在风险，并比对市场价格，确保需求的合规性和合理性。在成果交付阶段，结合调查数据、专家意见，形成《采购需求审核表》提交采购人确认，再利用集团模块化报告模板快速编制咨询成果，形成完整档案。

该项目达到了很好的效果，一方面，标准化问卷和审核表让需求收集与审核可量化、可追溯，避免了人为遗漏；另一方面，专家论证与智能分析的“双重校验”，提前识别并修正了多项潜在风险，比如技术参数不明确、资质要求过高等问题。最终，不仅缩短了项目采购周期，而且还帮采购人做到了“专业赋能+风险前置”：降低了质疑投诉概率、节约了采购资金、缩短了采购时间，实现了“零质疑投诉”，节资率超过9%。

采购人核心需求

——合规性指导需求。多数采购人对政府采购政策法规不熟悉，过往采购项目遇到质疑投诉影响项目采购，需咨询服务机构协助审核需求，确保采购需求不违反公平竞争原则，规避采购项目合规性风险。

——市场信息支持需求。采购人缺乏对市场产品/服务的了解，过往采购项目中标（成交）价格相差很大，希望咨询服务机构提供市场供需、技术趋势、价格水平、备品备件等信息，避免需求与市场脱节影响采购绩效。

——需求梳理与优化。采购人常因专业种类多人手不够等原因难以清晰、专业地表述需求（如技术指标模糊、功能目标不明确），导致项目迟迟不能推进，需咨询服务机构帮助梳理、细化需求，使采购需求明确、完整、合规，顺利推进采购项目实现采购目标。

——风险预警需求。采购人担心因采购需求不合理导致后续履约纠纷、资金浪费等问题，需要咨询服务机构提前识别需求中的潜在风险（如参数设置过高、交付周期不合理）并给出解决方案。

——流程规范性需求。部分采购人因接触项目采购时间不长，对采购项目的流程不熟悉，无法顺利推进项目采购，希望通过咨询服务机构专业的服务，协助指导其完成项目采购。

——项目紧急，支付压力大。部分采购项目从项目申报到款项支付往往在半年甚至一年内完成，为完成项目采购目标，需要咨询服务机构全过程咨询，全流程把控，有效缩短采购时间，完成项目采购目标。

采购需求代理改进方向

在实际采购业务工作中，笔者发现，不少采购人对采购需求管理的重要性认知存在明显偏差。他们往往缺乏主动梳理需求、明确技术参数与功能标准的意识，忽视了自身作为需求提出主体的责任，导致前期需求沟通时信息传递不充分、关键诉求模糊。

部分代理机构的不专业操作进一步加剧了这一问题。一些机构为追求效率、应付采购计划申报，并未真正履行“需求挖掘与引导”的职责。有的直接从过往项目的需求调研报告中照抄内容，完全不结合当前采购项目的实际场景、预算规模、功能需求进行调整；有的甚至省略了与采购人的深度沟通环节，仅凭简单的项目名称就编制出需求文件。这种“应付式”的需求编制，看似快速完成了申报流程，实则让采购需求与实际项目严重脱节——轻则导致采购过程中供应商响应偏离预期，重则引发项目质疑、投诉，甚至出现采购失败、合同履约阶段的纠纷。笔者曾接触过一个教育设备采购项目，某代理机构在帮采购人进行需求调研时照抄了医疗设备项目的部分技术参数，导致中标供应商提供的设备无法适配学校的教学系统，采购人也因此承担了时间与经济成本的双重损失，直到问题爆发才追悔莫及。

面对这种情况，笔者认为，代理机构不能只做“流程执行者”，更应主动承担“需求管理者与专业引导者”的角色。首先，要通过案例分享、政策解读等方式，帮助采购人认识到采购需求是整个采购链条的“源头”，需求的科学性直接决定后续采购效率与项目效果。其次，对于自身而言，要建立严格的需求编制规范，杜绝“照抄照搬”，必须结合项目类型组建专业团队，通过现场调研、多轮沟通、需求评审等环节，确保需求文件与项目实际高度匹配。最后，还应推动建立“需求复盘机制”，对过往因需求问题导致风险的项目进行总结，形成经验库，避免同类问题重复发生。只有代理机构先做到专业、负责，同时引导采购人重视需求管理，才能从根本上减少“需求脱节”带来的风险，推动采购需求管理走向更科学、更高效的专业化路径。

此外，笔者认为，还需要强化AI信息化工具应用。搭建政府采购咨询智能化（AI）咨询平台（整合历史项目、行业标准、供应商信息），利用咨询平台AI辅助分析工具，自动筛查采购需求中的歧视性条款、采购需求潜在风险，并比对市场价格，提升需求分析的效率和准确性。对于涉及多部门的采购项目，推动建立跨部门需求协商小组，由咨询服务机构牵头协调，确保需求兼顾各部门诉求，减少后续分歧。

（作者单位：云之龙咨询集团）

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