某集团行政管理专项审计报告

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XX集团人力行政中心行政管理

专项审计报告

根据公司审计工作计划，集团审计部于20XX年X月X日至20XX年X月X日，对集团人力行政中心行政管理工作实施了专项审计。基于集团人力行政中心及有关人员支持与配合，审计工作已如期完成，现将审计结果报告如下：

一、基本情况

集团人力行政中心共11人，部门职责主要有：

（1）负责推动控股及下属企业的管理优化，参与控股战略制定和落地执行工作；

（2）负责控股及集团本级招聘工作及招聘、审核子公司、项目公司总监以上人员；

（3）负责控股集团培训管理工作；

（4）负责薪酬福利管理工作；

（5）负责绩效管理等激励机制的建立和推动；

（6）负责文化管理及宣传、员工关系管理工作；

（7）负责集团日常行政和后勤保障工作；

（8）负责集团物业的管理工作；

（9）负责集团公司资质及证照的申报及年检工作；

（10）负责印章、档案管理工作；

（11）负责OA网站的维护与管理工作。

目前，集团人力行政中心已制定的与该中心相关制度包括：《人力资源管理制度》《档案管理制度》《合同管理办法》《物业租赁管理流程》《印章管理办法》《固定资产管理流程》。

二、审计范围和目标

（一）审计范围

1. 档案管理情况；

2. 合同管理情况；

3. 物业资产的租赁及管理情况；

4. 固定资产及低值易耗品管理情况；

5. 办公用品、食堂物资、招待用品管理情况；

6. 印章管理情况。

（二）审计目标

本次审计目标主要为了解及确认审计范围中各项工作实际执行情况，分析实际情况与制度要求的差距，提出切实可行的审计建议，以确保制度推行及完善。

三、审计发现的主要问题及建议

（一）档案管理

1. 20XX年底前已移交档案收集整理、分类编目及立卷归档尚未按新制度要求整理完毕。

目前已移交至集团的工程档案基本未能按制度规定分级立卷并分类编目、立卷归档。20XX年6月启用OA档案管理系统后，资料管理员开始按制度要求整理已归档资料，目前XX园已按制度重新整理编号,其余工程档案及文书档案尚未进行整理。

审计建议：将已归档至集团人力行政中心的工程档案及文书档案按重要性及类别做初步梳理后，理出明确的整理时间表，在一定期限内完成已归档资料的整理编号工作。整理过程中应严格按制度规定分类、编目、填写《卷内目录》、《备考表》和封面、脊背，确切反映卷内文件内容、保管期限和密级。如在整理中发现移交资料中缺失重要的资料应及时上报。

2. 经查看20XX年底前已移交的档案资料，均未能按制度要求分级立卷并逐级移交，未规定明确的归档时间，无归档资料目录及相应经办人签字等手续。

制度规定档案管理实行集团和项目公司、子公司分级立卷制度，按内部分工由部门负责收集、整理、立卷之后移交给集团人力中心归档。

审计建议：（1）已移交档案由集团人力行政中心负责整理。但自20XX年1月后的档案资料应严格按制度规定执行，由集团、项目公司、子公司分级立卷，编目并归档。（2）对于新《档案管理制度》下发后的档案，建议明确各子公司、项目公司指定人员负责收集整理档案，并根据实际情况明确各档案归档移交时间，如何时算“办结”，办结多久时间内需移交等。指定人员收集整理后应交部门负责人检查核对档案完整性、编号目录等是否全面并签字确认后移交。（3）集团人力中心应检查移交档案的要素完整性和要件完整性，对于不合规范的档案应退回，限期补充完整后及时移交。

3. 档案移交无固定格式的档案移交表单，由资料管理员手工登记，个别档案借调未履行书面签字借调手续。

目前档案移交未启用统一格式的档案移交表，由资料管理员在笔记本上登记签字。经抽查，苏州尊园因项目公司结算借调资料，未签书面借调档案手续。

审计建议：建议设计统一格式、要素完善的档案移交表，以反映档案移交的过程及相关责任人认定。建议设计档案调阅单并严格执行制度规定的调阅、借离、归还、注销手续。

4. 各项目公司、子公司未及时录入档案管理软件。

集团于20XX年6月份启用OA系统档案管理软件，集团目前在逐步整理录入各档案目录，但各项目公司、子公司目前尚未开始整理录入档案资料，目前各项目公司、子公司档案实际管理情况不明。

审计建议：建议集团行政中心作为档案归口管理部门，积极督促各项目公司、子公司指定人员按制度要求整理档案并录入档案管理软件，明确一定期限内整理并录入完毕。

5. 制度中规定的与档案管理有关的表单仅有名称，尚未形成实际表单。

《档案管理制度》中制度正文后的附件有（1）《档案分类表》（2）卷内目录（3）备案表（4）档案索引表（5）档案明细表（6）档案调阅单（7）档案移交单（8）作废档案销毁登记册。至审计日，这些表单尚未形成实际表单。

审计建议：在一定期限内设计出满足需要的表单并讨论通过后应用于实际工作中。

6. 人事档案管理还存在下列问题：

（1）在职员工一人一档，未编制档案目录表记录员工资料增减变化情况;

（2）部分员工档案资料不全面，如个别20XX年前入职员工缺少转正记录、原单位离职证明或毕业证等资料;

（3）目前员工档案与劳动合同分开存放，未对员工设立唯一档案号并在员工档案及合同上注明;

（4）部分员工离职材料不完整，如无工作交接单、或无明细的交接资料清单等;

（5）目前尚无员工离职面谈记录，员工流失率分析等记录。

审计建议：

（1）建议一定期限内对在职人员档案资料进行梳理，查漏补缺，完善员工档案资料并编制员工档案目录表有序记录资料增减情况;

（2）建议增加员工离职面谈记录，开展员工流失率分析，为稳定员工结构提供参考或资源;

（3）建议细化员工离职材料交接规定，对经手重要资料的人员离职交接规定详细的交接范围，如各个大类资料下的明细清单等，并设置监交人;

（4）人事档案管理制度中规定员工任职资料中应有员工考勤记录，考虑到若放入各月考勤记录资料较多，建议按年度汇总各员工考勤情况后放入档案以备参考。

（二）合同管理

经了解，目前并未按制度规定由集团人力行政中心归口管理合同，基本上还未执行合同管理制度。

行政人力中心管理的合同有:

（1）集团行政及其他类合同;

（2）由行政办负责招租并管理的集团物业租赁相关合同;

（3）已移交至行政中心的工程类合同。

制度对合同的分类、归口管理、编号、归档等做了详细的规定，但目前还未能按制度对合同进行管理。

审计建议：建议行政人力中心确定制度的可行性，若明确可行，建议尽快与各部门沟通推进合同管理制度的执行。

（三）固定资产及低值易耗品管理

1. 制度规定固定资产增加应由使用部门提出请购单至行政办统筹调剂或给出意见增加采购。据反映实际购买时有不通过行政办直接走签批流程购买资产的情况。

审计建议：因流程规定公司行政部为资产登记部门，建议按固定资产流程规定走固定资产请购流程，以便于资产的完整登记和管理。

2.尚未设立有序反映资产增加、减少、调拨情况的资产台账，未对固定资产制作登记卡。

审计建议：20XX年底行政办对自己所登记管理的固定资产及低值易耗品进行了盘点并造册。建议在该盘点造册表基础上设计资产台账，完整反映资产增加、减少、调拨、报废毁损情况。并对资产做好登记卡或在资产上粘贴资产信息条。

（四）招待用烟有已领用未履行书面签批手续的情况。

对公司招待用烟进行盘点时发现领用清单中库存香烟与实际库存有8条的差异，原因系已领用未签批。

审计建议：制度规定所有招待用烟领用均需经总裁签字批准后再领用，建议严格执行制度规定。

（五）印章管理

目前除外地项目公司外，各公司的公章及合同专用章由集团行政中心保管，经审计，目前存在以下情况：

（1）有印鉴管理档案，但20XX年以前部分印鉴管理档案要素填写不齐，如刻制时间、启用时间、领用时间、保管人未填写。

（2）尚未建立《印鉴使用情况汇总表》，故目前无法得知所有已刻制印章的使用情况，如有多少章还在用，多少章已缴销、多少章处于未使用状态等。

（3）使用时有《用印审批单》或《合同会签审批单》，但未按序编号并与《印章使用情况登记表》一一对应。

（4）目前还未能做到《印章使用情况登记表》与复印留底的盖章资料汇总存档。

审计建议：

（1）整理目前由集团行政中心统一保管的印章，根据实际印章使用情况将相应印鉴管理档案要素补充完整并建立《印鉴使用情况汇总表》，以清晰反映所保管印章目前的使用状态。

（2）建议将《用印审批单》及《合同会签审批单》按序编号，并与《印章使用情况登记表》对应。

（3）建议按制度规定每月将《印章使用情况登记表》与复印留底的盖章资料汇总、长期保管，以备核查。

集团审计部

20XX年X月X日

— THE END —

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