Excel 365/2021新版函数全攻略：23个高效函数实战详解

在日常办公中，Excel是使用率最高的办公软件之一。很多职场人还在使用传统函数与手动操作处理数据，不仅耗时费力，还容易出错。微软在Excel 365与Excel 2021版本中推出一批动态数组新函数，覆盖查找、筛选、去重、排序、合并、分组、文本处理等高频场景，大幅简化操作流程，提升数据处理效率。本文以官方功能说明为依据，用通俗语言、实用场景、清晰步骤讲解23个核心新函数，无夸张表述、无标题党，适合行政、财务、人事、运营、数据专员等岗位学习使用，看完即可上手。

一、适用版本说明（真实严谨）

本文所讲函数均为微软官方正式上线功能，仅支持Excel 365订阅版、Excel 2021永久版及以上版本，Excel 2019及更早版本不支持动态数组函数，无法使用。使用前可在【文件】-【账户】中查看版本信息，避免操作无效。

二、核心优势：为什么建议学习新版函数

1. 动态溢出：输入一个公式，结果自动填充整片区域，无需下拉填充。

2. 简化逻辑：替代多层嵌套，单函数实现复杂需求，降低出错率。

3. 自动更新：数据源修改，结果实时刷新，无需重新计算。

4. 标准化强：语法统一、可读性高，团队协作更顺畅。

三、23个新版函数分场景实战（全干货、可直接套用）

（一）查找引用类：彻底替代VLOOKUP

传统查找函数限制多、反向查找困难、容错麻烦，新函数更稳定灵活。

1. XLOOKUP

功能：精确/模糊查找、反向查找、多条件查找、自定义未找到提示，支持从最后往前查。

场景：根据姓名查手机号、根据工号查工资、根据订单号查金额。

语法：=XLOOKUP(查找值, 查找区域, 返回区域, 未找到提示, 匹配模式)

优势：无需排序，不用数第几列，支持左右双向查找。

2. XMATCH

功能：返回目标在区域中的位置，支持倒序、模糊匹配。

场景：配合XLOOKUP实现二维交叉查找，定位数据行号。

语法：=XMATCH(查找值, 查找区域, 匹配模式)

3. INDEX+XMATCH

功能：实现复杂多维查找，稳定不卡顿。

场景：多条件交叉取值，如按部门+月份查绩效。

（二）数据整理类：一键去重、排序、筛选

大量数据整理不再复制粘贴，公式自动完成。

4. FILTER

功能：按条件筛选数据，自动溢出结果，数据源变动自动更新。

场景：筛选某部门员工、某月份订单、大于指定金额的记录。

语法：=FILTER(数据区域, 条件区域, 无结果提示)

示例：筛选销售额大于5000的记录。

5. UNIQUE

功能：提取不重复值，支持按行/按列去重。

场景：提取部门名单、客户列表、产品类别，统计不重复人数。

语法：=UNIQUE(数据区域)

6. SORT

功能：对数据自动排序，支持多列排序。

场景：按业绩从高到低排序、按日期先后排序。

语法：=SORT(数据区域, 排序列, 升降序)

7. SORTBY

功能：按另一列规则排序，不改动原表结构。

场景：按辅助列分数排序，不影响原始数据顺序。

8. SEQUENCE

功能：生成连续序号、日期、等差/等比数列。

场景：快速生成1-100序号、按天生成日期序列。

语法：=SEQUENCE(行数, 列数, 起始值, 步长)

9. MAXIFS/MINIFS

功能：多条件求最大/最小值，替代复杂数组公式。

场景：求某部门最高工资、某产品最低销量。

（三）表格重组类：多表合并、行列提取

报表合并、数据重构不用复制粘贴，函数一键完成。

10. VSTACK

功能：垂直合并多个表格，自动扩展。

场景：把多个Sheet的销售表合并成总表。

语法：=VSTACK(表1, 表2, 表3)

11. HSTACK

功能：横向拼接多个区域，快速扩展表格列。

场景：把姓名、电话、部门拼接成完整信息表。

12. CHOOSEROWS

功能：提取指定行数据。

场景：提取第1、3、5行数据生成汇总表。

13. CHOOSECOLS

功能：提取指定列数据。

场景：只保留姓名、金额、日期三列。

14. TAKE

功能：提取前N行/后N行、前N列/后N列。

场景：快速取销量前10名、最新10条记录。

15. DROP

功能：剔除前N行/后N行、前N列/后N列。

场景：去掉表头、剔除合计行，保留明细数据。

16. TOCOL

功能：把多行多列区域转为一列。

场景：把二维表格转为一维清单，方便统计。

17. TOROW

功能：把多行多列区域转为一行。

场景：数据扁平化处理，便于合并与展示。

（四）文本处理类：合并、拆分、提取

处理手机号、地址、编号、备注更高效。

18. TEXTJOIN

功能：按分隔符合并文本，可忽略空值。

场景：把多个部门名称用顿号隔开、合并多条备注。

语法：=TEXTJOIN(分隔符, 是否忽略空值, 文本区域)

19. TEXTSPLIT

功能：按指定符号拆分文本，替代分列功能。

场景：把“姓名-部门-岗位”拆成三列，拆分手机号与区号。

语法：=TEXTSPLIT(文本, 分隔符)

（五）分组汇总类：公式版数据透视表

Excel 365最新正式函数，无需透视表即可快速汇总。

20. GROUPBY

功能：单轴分组汇总，求和、计数、平均值、最大值、最小值。

场景：按部门统计人数、按产品统计总销量、按月份统计订单数。

语法：=GROUPBY(分组列, 计数值, 统计方式)

优势：结果动态更新，可嵌套其他函数，比透视表更灵活。

21. PIVOTBY

功能：双轴分组透视，行+列交叉汇总。

场景：按月份+部门统计销售额、按地区+产品统计销量。

优势：一个公式生成交叉报表，无需手动拖拽字段。

（六）公式优化类：简化长公式、提升速度

22. LET

功能：给中间结果命名，简化公式，提升计算速度。

场景：长公式多次调用同一区域，用LET定义一次，多次调用。

优势：公式更易读、易修改、计算更快。

23. LAMBDA

功能：自定义函数，无代码实现专属计算逻辑。

场景：把重复使用的复杂计算封装成自定义函数，一键调用。

适用：高频重复计算、企业个性化统计规则。

四、高频组合实战（工作中最常用）

1. 筛选+去重+排序：=SORT(UNIQUE(FILTER(数据区域, 条件)))

场景：提取满足条件的不重复名单并排序。

2. 分组+筛选：=GROUPBY(部门, 销售额, SUM)，配合FILTER筛选高业绩部门。

3. 合并+提取：=VSTACK(表1, 表2, 表3)，再用TAKE取前20条。

五、常见问题与注意事项

1. 函数返回**#SPILL!**：溢出区域有内容，清空即可。

2. 函数返回**#NAME?**：版本不支持，需升级Excel。

3. 结果不更新：开启自动计算（文件-选项-公式）。

4. 数据量大卡顿：避免整列引用，只引用实际数据区域。

六、学习建议

1. 新手优先掌握：XLOOKUP、FILTER、UNIQUE、SORT、TEXTJOIN。

2. 进阶学习：VSTACK、HSTACK、GROUPBY、PIVOTBY。

3. 高阶优化：LET、LAMBDA。

按场景学习，用到哪个学哪个，不用死记硬背。

七、结尾互动

你在工作中最常处理哪种Excel数据？是查找核对、多表合并、分组汇总还是文本清洗？你最想先学会哪个函数？评论区留言，我会针对性出更详细的单函数步骤教程。

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