文件硬盘数据治理工作实施指南：销毁什么？销毁来治？怎么销毁？

在数字化浪潮席卷全球的今天，数据已成为第五大生产要素，企业和组织每天产生的海量数据中，既包含有价值的核心资产，也有大量过期、冗余、无效的数据。文件硬盘数据销毁作为数据全生命周期治理的收官环节，是数据治理系统工程的重要组成部分，直接关系到数据安全、合规性与资产价值最大化。不同于简单的“删除”或“删除”操作，规范的文件数据销毁需遵循“精准界定、责任明晰、流程闭环”原则，破解数据销毁中的“不知该毁什么、谁来负责毁、怎么规范毁”的核心痛点，筑牢数据安全底线，防范数据泄露风险，为组织数字化转型保驾护航。本指南聚焦文件数据销毁全流程，明确销毁范围、责任主体与实施路径，为各组织开展文件硬盘数据销毁工作提供可落地的操作规范。
一、销毁什么？——明确文件数据销毁的核心范围
文件数据销毁的核心是“去芜存菁、防泄保安”，并非所有数据都需销毁，需严格界定销毁范围，既要避免无效数据占用资源，也要防止有用数据被误毁、核心数据泄露。结合数据全生命周期特点，销毁范围主要涵盖四大类，精准对应数据治理中“价值沉睡、安全风险”等核心痛点。
（一）过期无效数据，释放存储资源
此类数据主要指超出法定保存期限、不再具备使用价值，且无留存必要的文件数据，是销毁工作的主要对象。包括但不限于：过期的业务单据（如已结清的交易凭证、过期的合同副本）、失效的办公文件（如过时的通知公告、废弃的工作草稿）、冗余备份数据（如重复存储的历史数据、已完成迁移的旧系统备份）、过期的用户临时数据（如过期的验证码、临时缓存文件）。此类数据若不及时销毁，会持续占用存储资源，增加数据管理成本，属于数据治理中需清理的“无效负担”。
（二）无用冗余数据，提升治理效率
此类数据虽未完全过期，但因格式不符、重复记录、质量低劣等原因，无法产生价值，且可能干扰数据治理秩序，需予以销毁。包括但不限于：经数据清洗后确认的“垃圾数据”（如错误的客户信息、残缺的无效记录）、重复采集的数据（如同一用户的重复注册信息、同一业务的多次录入数据）、格式失效无法兼容的数据（如旧系统遗留的不可读取文件、过时格式的备份数据）、测试生成的无用数据（如系统测试、功能调试过程中产生的模拟数据、测试日志）。清理此类数据，可提升数据治理的精准度和效率，为有效数据腾出管理空间。
（三）敏感涉密数据，守护安全底线
此类数据是销毁工作的重中之重，主要指涉及个人隐私、企业商业机密、国家核心数据，且无需继续留存的文件数据，若泄露会引发严重安全风险和法律责任。包括但不限于：过期的个人敏感信息（如已注销用户的身份证号、健康数据、银行卡信息）、废弃的企业商业机密（如未采用的产品方案、客户核心清单、内部管控流程）、失效的涉密文件（如符合解密条件且无留存必要的涉密文档、过期的涉密备份数据）。此类数据的销毁需严格遵循法律法规要求，全程可控、痕迹可追溯，杜绝任何泄露隐患。
（四）违规违规数据，规范治理秩序
此类数据指违反数据治理制度、法律法规，违规采集、存储、使用，且无法整改或整改后仍不符合要求的文件数据，需强制销毁。包括但不限于：违规采集的个人信息（如未经用户同意收集的隐私数据、超出采集范围的数据）、不符合合规要求的数据（如未脱敏的敏感数据、违规跨境存储的核心数据）、涉及违法违规行为的相关数据（如与违规业务相关的记录、非法获取的数据文件）。销毁此类数据，是落实数据治理合规要求、维护治理秩序的重要举措。
二、谁来销毁？——构建多元协同的责任主体体系
文件数据销毁并非单一部门的职责，需遵循数据治理“多元协同”的原则，明确政府、企业、专业机构、社会公众的不同职责，构建“决策引领、执行落地、监督保障”的责任体系，确保销毁工作合法、规范、有序推进，杜绝责任虚化、流程脱节。
（一）政府：统筹监管，筑牢合规底线
政府作为数据治理的统筹引领者，在数据销毁工作中承担监管、规范、引导职责，确保销毁工作符合法律法规要求。一是完善制度规范，通过《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》等法律法规，明确数据销毁的法定要求、流程规范和责任追究机制，界定不同类型数据的保存期限和销毁标准；二是强化监管执法，对企业、机构的数据销毁工作进行监督检查，查处违规销毁、恶意销毁数据（如销毁证据类数据）、销毁过程中泄露数据等违法行为；三是统筹公共数据销毁，指导政务部门、公共服务机构开展过期公共数据销毁工作，规范政务数据销毁流程，防范公共数据泄露风险。
（二）企业/组织：主体负责，落实全流程管控
企业和各类组织是数据产生、存储、使用的核心载体，也是文件数据销毁的责任主体，需建立内部协同的销毁责任体系，明确各部门职责，确保销毁工作落地见效。一是成立专项责任小组，由数据管理部门统筹牵头，明确业务部门、技术部门、合规部门的分工：业务部门作为数据“生产者”，负责梳理本部门需销毁的数据清单，确认数据无留存必要；技术部门负责提供销毁技术支撑，执行具体销毁操作，保障销毁过程安全可控；合规部门负责审核销毁清单、监督销毁流程，确保销毁工作符合法律法规和内部制度；二是明确责任边界，指定专人负责数据销毁的全流程管理，建立责任追溯机制，确保每一批次数据的销毁都有明确责任人；三是规范内部审批，任何数据的销毁都需经过严格的审批流程，严禁未经审批擅自销毁数据，尤其是敏感涉密数据。
（三）专业机构：技术支撑，保障销毁质量
文件数据销毁具有较强的专业性和技术性，尤其是电子数据、涉密数据的销毁，需依赖专业技术和设备，第三方专业机构承担技术支撑和服务职责。一是提供专业销毁服务，针对不同类型的数据（如电子文档、硬盘存储数据、纸质文件），提供符合标准的销毁服务，如电子数据的物理销毁（硬盘粉碎、芯片销毁）、逻辑销毁（数据覆盖、彻底删除），纸质文件的粉碎、焚烧等，确保数据无法恢复；二是提供技术解决方案，为企业、组织提供数据销毁的技术工具和流程设计，协助建立内部销毁体系，如销毁管理系统、数据销毁审计工具等；三是提供合规咨询服务，结合法律法规要求，为企业、组织审核销毁方案、梳理销毁清单，确保销毁工作合规合法，出具销毁报告，实现销毁过程可追溯。
（四）社会公众：监督参与，维护自身权益
社会公众作为数据的来源和受益者，在数据销毁工作中承担监督职责，维护自身合法权益。一是增强监督意识，了解个人信息的保存期限和销毁要求，对企业、机构未按规定销毁个人敏感信息（如过期仍留存身份证号、手机号）的行为，及时举报；二是参与监督过程，通过公共数据开放听证、政务留言等方式，对公共数据销毁工作提出建议，监督政务部门、公共服务机构规范开展销毁工作；三是配合销毁工作，在办理注销账号、注销业务时，主动配合企业、机构完成个人信息的销毁确认，确保自身信息安全。
三、怎么销毁？——实施全流程闭环的销毁路径
文件数据销毁是一项严谨的系统工作，需遵循“合规为先、全程可控、痕迹可追溯”的原则，结合数据类型（电子数据、纸质数据），构建“申请-审核-执行-验收-归档”的全流程闭环路径，确保销毁工作规范、安全、有效，贴合数据治理“流程保障、技术支撑”的核心要求。
（一）前期准备：申请发起，清单梳理
前期准备是数据销毁的基础，核心是明确销毁对象、规范申请流程，从源头避免误毁、漏毁。一是发起销毁申请，由业务部门根据数据保存期限、使用价值，梳理需销毁的数据，填写《数据销毁申请表》，明确数据名称、类型、数量、存储位置、销毁原因、预计销毁时间等信息，经部门负责人签字确认后，提交至数据管理部门；二是梳理销毁清单，业务部门联合技术部门，对申请销毁的数据进行全面梳理，区分电子数据、纸质数据、敏感涉密数据，明确每一项数据的销毁方式（如电子数据逻辑销毁、纸质数据粉碎），形成详细的《数据销毁清单》，标注敏感涉密数据的等级，便于后续分类审核、分类销毁；三是初步核查，技术部门对销毁清单中的数据进行初步核查，确认数据已完成备份（如需留存备份）、无使用价值、不涉及未办结业务，避免有用数据被误申请销毁。
（二）中期审核：分级审批，合规把关
审核环节是防范销毁风险的关键，需建立分级审批机制，结合数据类型和敏感等级，严格把关，确保销毁申请合规、合理。一是部门审核，数据管理部门收到《数据销毁申请表》和《数据销毁清单》后，联合合规部门，对申请材料进行审核，重点核查销毁数据的合规性（是否符合法律法规、内部制度）、必要性（是否确实无留存价值）、安全性（是否涉及敏感涉密数据、是否存在泄露风险）；二是分级审批，根据数据敏感等级实施分级审批：普通过期无效数据，由数据管理部门负责人审批；敏感涉密数据、核心业务数据，需经组织分管领导审批，重大涉密数据需报主要负责人审批，确保每一批次敏感数据的销毁都得到严格管控；三是审核反馈，审核通过后，数据管理部门向业务部门、技术部门出具《数据销毁审批通知书》，明确销毁时间、销毁方式、责任要求；审核不通过的，退回业务部门补充完善，说明未通过原因（如数据仍有使用价值、清单不规范）。
（三）核心执行：分类销毁，全程可控
执行环节是数据销毁的核心，需根据数据类型、敏感等级，采用合规、安全的销毁方式，全程做好管控，确保数据无法恢复，杜绝泄露风险。
1. 分类销毁：针对不同类型的数据，采用对应的销毁方式，确保销毁效果。一是电子数据销毁，分为逻辑销毁和物理销毁：普通电子数据（如办公文档、临时缓存），采用逻辑销毁方式（数据覆盖、彻底删除、格式化后二次覆盖），确保数据无法通过常规技术恢复；敏感涉密电子数据（如商业机密、个人敏感信息），采用物理销毁方式（硬盘粉碎、芯片烧毁、U盘销毁），彻底破坏存储介质，杜绝数据恢复可能，销毁过程需全程录像；二是纸质数据销毁，普通纸质文件（如办公草稿、过期通知），采用专业粉碎设备进行粉碎，粉碎后的纸屑需统一收集、妥善处理（如交由专业机构回收处置）；敏感涉密纸质文件（如涉密文档、核心合同副本），采用粉碎+焚烧的方式，确保文件完全销毁，无复原可能。
2. 全程管控：销毁过程需安排专人全程监督，做好过程记录，确保全程可控。一是人员管控，参与销毁操作、监督的人员，需具备相应的资质，签订保密协议，严禁无关人员进入销毁现场；二是现场管控，销毁现场需安装监控设备，全程记录销毁过程，敏感涉密数据的销毁，需由合规部门专人现场监督，确保操作规范；三是过程记录，技术部门填写《数据销毁执行记录表》，详细记录销毁时间、地点、人员、数据名称、数量、销毁方式、销毁结果等信息，全程留存操作痕迹，便于后续追溯。
（四）后期验收：效果核查，确认无误
验收环节是确保销毁工作落地的重要保障，核心是核查销毁效果，确认数据已彻底销毁，无恢复可能。一是效果核查，技术部门采用专业工具，对电子数据销毁后的存储介质进行检测，确认数据已彻底删除、无法恢复；对纸质数据销毁后的纸屑进行核查，确认无完整页面、无涉密信息残留；二是多方验收，数据管理部门、合规部门、业务部门联合开展验收工作，对照《数据销毁清单》，核查销毁数据的数量、类型是否与申请一致，销毁效果是否符合要求；三是验收确认，验收合格后，各方负责人在《数据销毁验收表》上签字确认，明确验收结果；验收不合格的，责令技术部门重新开展销毁工作，直至验收合格。
（五）归档留存：痕迹归档，便于追溯
归档环节是实现销毁过程可追溯的关键，需将销毁全流程的相关资料整理归档，留存备查，符合数据治理“痕迹可追溯”的要求。一是资料整理，数据管理部门将《数据销毁申请表》《数据销毁清单》《数据销毁审批通知书》《数据销毁执行记录表》《数据销毁验收表》、销毁现场监控录像、专业机构出具的销毁报告（如有）等相关资料，整理成册；二是规范归档，按照组织档案管理要求，对销毁资料进行分类归档，明确归档期限（至少留存5年，敏感涉密数据销毁资料留存期限不少于10年），确保资料完整、可查询、可追溯；三是归档管理，安排专人负责归档资料的管理，建立查阅审批机制，严禁未经审批查阅销毁资料，防范资料泄露。
四、销毁工作核心要求
为确保文件数据销毁工作符合数据治理要求，防范各类风险，需严格遵守以下核心要求：一是合规性要求，全程遵循相关法律法规和内部制度，严禁违规销毁、恶意销毁数据，敏感涉密数据的销毁需符合保密规定；二是安全性要求，销毁过程需全程可控，采取有效的安全防护措施，杜绝数据在销毁过程中泄露、被篡改；三是可追溯要求，销毁全流程的申请、审核、执行、验收、归档等环节，均需做好记录，确保每一批次数据的销毁都可追溯、可核查；四是分类处置要求，根据数据类型、敏感等级，采用对应的销毁方式，避免“一刀切”，确保销毁效果；五是责任落实要求，明确各主体、各环节的责任人，建立责任追溯机制，对违规操作、失职渎职导致数据泄露、误毁的，依法追究相关人员责任。
文件数据销毁作为数据全生命周期治理的重要收官环节，是守护数据安全、规范数据治理、释放数据价值的关键举措。各组织需严格遵循本指南要求，明确销毁范围、压实责任主体、落实闭环流程，将数据销毁工作融入数据治理整体体系，做到“该毁则毁、规范销毁、安全销毁”，切实防范数据安全风险，推动数据治理提质增效，为数字化转型筑牢安全根基。‍

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