如何用Zoho Books做外贸？多语言报价单设置实战

外贸报价单不是“价格清单”，而是客户眼里的“公司形象”。一份阿拉伯语错行、汇率过时、税号缺失的报价，足以让中东买家秒关邮件。Zoho Books用22种语言模板+实时汇率+当地税规，把报价做成“本地化专业文件”。下文手把手演示：从客户门户语言切换、模板选用，到在线支付、电子签名，15分钟生成一份海外客户可直接确认的多语言报价单，让成交从“讨价还价”变成“一键接受”。

一、Zoho Books基础功能与使用步骤

1.核心功能概览

Zoho Books集成了报价单、订单、发票、装箱单等全流程管理功能，覆盖从客户询价到交付的完整链路。其核心优势包括：

• 自动化生成单据：支持报价单→订单→发票的自动转换，减少重复操作。
• 多语言/多币种支持：覆盖22种语言与180+货币，汇率自动更新，满足全球交易需求。
• 合规性保障：适配不同国家的税务规则（如欧盟VAT、美国Sales Tax），生成符合当地法规的电子发票。
• 库存联动：实时同步库存数据，避免超卖或订单延误。

2.基础操作步骤

（1）创建客户档案

进入“客户”模块，填写客户名称、联系方式、结算货币、门户语言等基础信息，支持按客户设置专属交易条款（如付款方式、税率等）。

（2）录入产品信息

在“产品与服务”中添加商品详情，包括SKU、描述、单价、税率等。系统支持批量导入商品数据，并关联库存状态。

（3）生成报价单

点击“销售”→“报价单”，选择客户并添加商品，系统自动计算总价。系统支持设置报价单编号、报价单有效期，而且企业可添加付款条款（如预付款比例、信用证条款）及运输方式等附加说明。

企业如何在系统中选择报价单模板？

Zoho Books系统内置16种报价单模板，涵盖欧美、日本、印度等主流市场格式，支持插入公司Logo、自定义配色。

• 注册一个Zoho Books账号，系统支持14天免费试用，而且提供免费版，可以提供基础的报价功能。
• 进入系统后，选择右上角“齿轮设置图标”—进入“定制模块”—选择“PDF定制”

二、如何设置多语言报价单？分步详解

外贸企业常需为不同国家的客户提供本地化报价单，Zoho Books客户已通过提供客户门户的功能来展示多语言、多币种的报价单管理，具体介绍如下：

步骤1、企业需要先进行客户管理

Zoho Books系统客户门户管理功能，客户可通过门户查看、下载发票、报价单、信用票据等交易文档，并管理个人信息（如联系方式）。这意味着，企业要想让客户看到英语的报价单，需要先去管理客户信息，门户语言板块选择英语。

步骤2：创建报价单

企业在创建报价单页面，可以选择客户的名称，系统会自动关联之前设置的客户信息。这就意味着企业无需切换系统的界面语言，直接通过客户门户设置语言，就可以轻松让国外客户接收到多语言报价单。

三、关于客户门户功能的其他介绍

1、在线支付与财务处理

Zoho Books的客户门户支持多种支付方式（如Stripe、PayPal、Authorize.Net 等），客户可直接在线完成支付。对于外贸场景，还允许大额支付和跨境交易，并集成Zoho Sign实现电子签名，确保交易安全。系统界面可以一目了然地查看客户的交易状态。

企业也可设置自动付款提醒，提高回款效率。

2、协作与审批流程

客户可通过客户门户功能接受或拒绝报价，参与报价讨论，并查看销售订单的审批进度。企业通过共享付款通知单和项目更新信息，减少邮件沟通，提升协作效率。

门户内置客户评价功能，客户可留下意见或评分，企业可直接在Zoho Books中查看并分析反馈。

3、权限管理与安全保障

企业可为每位客户单独配置访问权限，设置独立密码，并指定联系人访问特定交易。数据通过加密传输和存储，确保客户信息安全性。

4、个性化与多语言支持

企业可定制门户外观，如添加品牌Logo、调整配色方案或创建专属页面。

四、Zoho Books多语言报价单的3大核心优势

1、提升国际客户信任

本地化语言与格式适配客户习惯，减少沟通障碍。例如，可以为中东客户提供阿拉伯语版本并标注HS编码，加速清关流程。

2、提升报价单效率

• 模板复用功能可保存常用条款与格式，新员工10分钟即可生成专业报价单。
• 系统自动归档历史记录，避免重复报价或条款冲突。

客户案例：

“从我自身的使用经历来说，使用Zoho Books后，我的工作效率大幅提升，每天的工作时长节省了至少3小时。以前一份报价，从制作到检查发出，大概需要30分钟到1个半小时之间，现在15分钟足够，尤其是订单越多，时间累积越明显。”——颜趣中国CEO龚雪

3、合规与成本控制

• 可以自定义设置目标国家的税务规则，规避法律风险。
• 系统化管理方便优化定价策略，减少汇损与人工错误。

五、立即体验Zoho Books

别让语言障碍拖慢成交。Zoho Books提供14天全功能试用+永久免费基础版，支持180+货币、16种PDF模板、客户门户多语言展示，报价→订单→发票自动流转，Stripe/PayPal/支付宝一键收款。现在注册，把今天的询盘拖进系统——当客户门户显示“Accepted”并同步完成在线支付，你会确认：多语言报价单，就是外贸业绩增长最快的那块跳板。