济南28条举措规范公共资源电子档案管理

电子文件需在中标(成交)通知书发出后40日内归档，按统一编码规则和规范格式存储，保管期限不少于15年；严禁擅自公开电子档案信息;严格限定复制档案的情形……近日，济南市发展和改革委员会、济南市档案局、济南市财政局等10部门印发《济南市公共资源交易电子档案管理办法》，从制度层面上进一步规范电子档案管理。

《办法》中所称的公共资源交易电子文件(以下简称电子文件)，是指通过公共资源交易平台开展公共资源交易活动全过程中形成、办理、传输和储存的数字格式的各种信息记录，由内容、结构、背景等组成;公共资源交易电子档案(以下简称电子档案)，是指对国家和社会具有凭证、查考和保存价值，并按规定程序归档保存的公共资源交易电子文件。

《办法》共28条，分为总则、电子档案的形成和范围、电子档案的保管和处置、电子档案的利用、附则等五个章节，自2026年1月1日起施行，将有效解决项目招标投标资料归档不完整、不清晰，部分招标人、代理机构档案归档管理混乱，电子档案归档期限不明确等问题。

在构建分级责任体系、压实全链条管理职责方面，《办法》建立“指导协调—行业监督—具体实施”三级管理架构，市发展改革委与市档案局统筹指导协调，各行业主管部门负责本领域监督，济南公共资源交易中心、第三方交易平台管理部门落实全流程管理，交易发起方、代理机构、交易响应方按职责归档相关电子文件。通过明确各方主体责任边界，破解以往档案管理责任不清、推诿扯皮等问题，形成“各司其职、各负其责、协同联动”的管理格局，从源头保障电子档案归集的全面性与规范性。

统一规范管理标准、筑牢档案安全防线方面，《办法》明确电子文件需在中标(成交)通知书发出后40日内归档，按统一编码规则和规范格式存储，保管期限不少于15年。强化信息安全管控，严禁擅自公开电子档案信息，严格限定复制档案的情形。通过标准化管理消除归档时限不明确、存储格式不统一等问题，确保电子档案长期可读、安全可控;严格安全管控，防范信息泄露风险，保障电子档案的凭证效力，为审计追溯、纠纷处理提供可靠依据。

细化分类归档范围、提供精准操作指引方面，《办法》针对工程建设项目招标投标、政府采购等6大类常规交易场景，制定专项归档明细表，明确各交易环节的必选与可选归档内容。例如，依法必须招标的工程建设项目覆盖7大交易环节、53项具体归档资料。通过细化归档内容，有效解决以往归档范围模糊、资料缺失等问题，为交易平台及各市场主体提供清晰可操作的归档依据，确保电子档案覆盖交易全过程。

搭建智能管理系统、强化技术支撑保障方面，电子档案管理系统按“一项一档”自动收集生成电子档案，具备配置管理、安全管理、纸质档案数字化管理等多元功能，平台运维机构需做好电子信息迁移及技术保障。利用自动化储存替代传统人工归档，减少人为失误，提升归档效率;同时，依托档案管理系统的多元功能与技术保障机制，为实现电子档案“形成—归档—保管—利用”全流程数字化管理提供技术支撑。

来源：济南日报

编辑：马丛丛