海南出台经营主体登记档案管理办法，查询系统新增智能审核与熔断机制

为适应海南自由贸易港建设及全程电子化登记改革需要，海南省市场监管局与海南省档案局近日联合制定并发布了《经营主体登记档案管理办法（试行）》（简称《办法》），该《办法》将于2026年1月12日起正式施行。《办法》中，创新性提出在省级查询系统中部署智能审核与熔断机制，通过技术手段（如监测单IP高频查询）结合定期人工抽检，构建“技术+人工”双重风险防范体系。

澎湃新闻从海南省市场监管局了解到，《办法》共五章十八条，涵盖了总则、档案收集整理保管、档案利用、监督管理与法律责任以及附则，系统构建了登记档案管理的制度框架。

其主要亮点包括：建立健全管理职责体系。确立了“统一领导、分级管理、集中保管”的基本原则。形成权责清晰、协同高效的管理格局。

其次，明确登记档案定义。在登记档案基础上，明确了“机读档案”的定义，即对登记档案进行摘编所形成的材料。与登记档案相比，机读档案是对登记档案基本信息的提炼，满足社会多元化的查询需求。

第三，规范全流程管理。对登记档案的归档范围、标准、方式、存储及保管期限作出了详细规定。明确经营主体注销后档案保管期限一般为20年，并建立定期鉴定与移交机制。

第四是拓展便利化查询服务。在保留传统窗口线下查询方式的同时，大力推广通过“海南省企业电子档案查询系统”进行线上电子化查阅，提供包括“海易办”APP实名认证、电子营业执照扫码授权等多种便捷认证查询方式。

同时，强化安全管理与风险防控。注重保护国家秘密、商业秘密、个人隐私与个人信息，要求归档时对敏感信息进行专门处理。

明确规定禁止不正当查询行为，并创新性提出在省级查询系统中部署智能审核与熔断机制，通过技术手段（如监测单IP高频查询）结合定期人工抽检，构建“技术+人工”双重风险防范体系，对违规行为采取账户冻结、权限暂停、列入黑名单等管控措施。

最后是压实法律责任。明确了档案管理人员在丢失、篡改、违规提供、玩忽职守等情形下的责任，以及查询利用者故意损毁档案等行为的法律责任，并明确涉嫌犯罪的将依法移送司法机关，为登记档案管理安全提供了有力保障。

海南省市场监管局表示，下一步，该局将联合相关部门，积极推动《办法》的落地执行，督促各市县分批分类推进历史档案数字化归档工作，不断完善海南省企业电子档案查询系统功能，确保登记档案管理工作迈上新台阶，为海南自由贸易港高质量发展贡献力量。