自己开了 3 年的小画室,前两年没装教务系统时,每天不是在 “排课对账” 就是在 “被家长追问” 的路上 —— 排课错把老师时间弄重,得挨个道歉;家长问孩子剩几节课,翻文件夹翻到出汗;月底算课时费,Excel 公式错一个,熬到凌晨两点重算…
直到去年试了爱耕云,才发现教务系统不是 “奢侈品”,是真能救命的 “工具人”。今天就掰扯下教务系统的意义,再说说爱耕云那些让我相见恨晚的好处,给同是教培人的朋友避避坑。
一、先搞懂:教务系统到底解决啥核心问题?
其实很多小机构老板会想:“我就十几二十个学生,手动记也能行”,但真的越往后越累 ——人工排课:错一次课,要跟老师、家长、教室管理员三方掰扯,浪费半天;
学员档案:纸本记录丢一张就慌,想查某个孩子的出勤,翻半小时找不到;
家校沟通:家长每天问 “今天上课没”“作业是啥”,老师重复回复几十遍,没时间备课;
财务对账:收学费手写收据,算课时消耗靠 “数格子”,月底对账差几百块都不知道哪错了。
教务系统的意义,说白了就是把 “人工跑腿” 的活交给系统,把人从琐碎里解放出来—— 不用再跟 Excel 死磕,不用再怕漏记信息,能专心琢磨怎么把课教好、怎么招更多学生,这才是机构能长久的关键。
二、用爱耕云半年,这些 “实在好处” 我逢人就夸
1. 排课从 “头秃 2 小时” 变 “5 分钟搞定”,再也不用跟日历较劲
以前排课,我得把老师时间表、教室使用表、学员报课表摊在桌上,对着看半天:“李老师周三下午有空吗?”“2 号教室是不是被书法班占了?” 要是临时调课,得一个个发微信通知,漏一个人就出乱子。
现在用爱耕云排课,鼠标拖一拖就能定时间,系统会自动提醒 “老师时间冲突”“教室已占用”,根本不用自己盯。调课更简单,改完点一下 “同步通知”,老师和家长手机立马收到消息,省了我至少 1 小时沟通时间。
2. 学员信息 “一搜就有”,再也不用翻纸堆
之前学员档案堆了一柜子,有次找个孩子的剩余课时,翻了 20 分钟没找到,家长在前台等得不耐烦,特别尴尬。
现在在爱耕云里输个孩子名字或家长手机号,报班信息、上课记录、缺勤次数、剩多少课时全出来了,还能批量导出数据。就算有老师离职,新老师打开手机就能摸清每个孩子的情况,不用再花一周交接。
3. 财务对账 “零熬夜”,钱的事儿清清楚楚
月底对账曾是我的噩梦 —— 收学费要记手工账,算课时消耗要对着学员表 “数次数”,老师工资要按课时费标准一个个算,错一个数就得从头来,经常熬到后半夜。
爱耕云能自动记每笔收费、退费,学员上完课系统自动扣减课时,财务报表直接生成:今天收了多少学费、哪个课程最赚钱、老师这个月该发多少工资,打开手机就能看。上个月对账,我只用了 20 分钟就搞定,第一次 12 点前睡了觉。
4. 家校沟通 “零障碍”,家长满意度涨了不少
以前家长总担心 “孩子有没有好好上课”,每天问 “今天学了啥”“作业是啥”,老师要花 1 小时回复消息,没时间备课。想发孩子课堂照片,得一个个私发,特别麻烦。
爱耕云直接连微信小程序,家长不用下载 APP,扫码就能用 ——
孩子一考勤,家长手机立马收到 “已上课” 通知;
老师布置作业、发课堂照片,家长能直接看,还能评论互动;
快到续费时间,系统会提醒剩余课时,不用我尴尬催费。
这半年明显感觉家长配合度高了,续费率比去年涨了近 30%,有家长说 “能随时看到孩子进步,觉得钱花得值”。
5. 招生搞活动 “不费钱不费劲儿”,老学员带新超方便
以前招生靠发传单,印了 500 张,回来只留了 10 个电话,钱花了没效果。想搞个拼团报课,得手动记名单、算优惠,乱得很。
爱耕云里有现成的裂变工具:拼团、优惠券、幸运抽奖,一键就能做活动。老学员把活动分享到朋友圈,新客户报名后,老学员能得课时奖励,不用我再去 “求着” 老学员介绍。
更实用的是,系统能跟踪 “客户来源”—— 知道是拼团来的、还是优惠券来的,下次就重点投效果好的渠道,不浪费钱。
6. 价格良心,小机构也用得起,操作还简单
我之前也试过大品牌系统,动辄一年上万,功能复杂得学半个月,最后因为 “用不明白” 弃了;也试过低价的,结果看个学员照片还要额外收费,特别坑。
爱耕云一年才一千左右,算下来一天不到 3 块钱,10万多家机构在用,性价比真的高。而且操作特简单,我妈(50 多岁)来帮忙盯前台,看我演示一遍就会用了。售后也给力,周末有问题发消息,半小时内就有人回复,不用怕出问题没人管。
最后说句实在话:
如果你的机构学员超过 10 个,或者已经觉得 “排课对账占用太多时间”,真的可以试试教务系统。我用爱耕云这半年,至少多了 2 小时备课时间,少熬了 10 次夜,家长投诉也少了,这就是最直观的改变。
当然,选系统不用盲目跟风,像爱耕云这种 “轻量化、性价比高、操作简单"的,对小机构来说就很合适。如果你们有用过其他系统,也欢迎分享经验,咱们一起避坑~
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