员工劳动合同到期口头说不续签，转天没上班还仲裁？

凌晨三点，HR小张的手机突然震动——公司群里弹出运营部王经理的消息：”昨天跟王姐谈劳动合同续签，她口头说’不想签了’，结果今天没来上班，刚才收到她的仲裁通知了！”小张揉着太阳穴，手机屏幕的光映得他眼底全是红血丝，叹气说：”怎么又是口头约定的锅？上次小李说’不续签’，转天就反咬’公司没提醒我’，仲裁时我们拿不出证据，赔了三千块。这次王姐更绝，直接没上班就仲裁……”

一、传统劳动合同到期管理的”雷区”，每个HR都踩过

小张的遭遇不是个例。在HR圈子里，”劳动合同到期”简直是个让人头疼的”雷区”，传统处理方式的痛点像多米诺骨牌一样，倒得让人心累。

最让小张崩溃的是提醒全靠”人工记忆+Excel”的漏洞——以前管劳动合同，要么把到期日期记在Excel表里，要么靠脑子记，赶上招聘季或月末结算，很容易忘了提前通知员工。等员工反咬”公司没提醒我续签”，小张翻遍Excel表也找不到”已提醒”的证据，仲裁时只能吃哑巴亏。更头疼的是口头约定的风险，上次小李说”不续签”，转天就反悔，说”公司没跟我谈过”，小张拿不出录音或签字证据，赔了三千块。还有流程不规范的隐患，员工说不续签后，HR没及时让签《不续签确认书》，也没办离职手续，结果员工转天没上班，反说”公司没给我办离职，我还是员工”，要求支付未到岗工资，小张翻遍抽屉找不到证明，只能自认倒霉。

二、用了利唐i人事系统的李姐，为什么从不怕”突发状况”？

但隔壁公司的HR李姐，却从来没被”劳动合同到期”的问题困扰过。上个月她处理了一起类似纠纷，全程淡定得像个”老江湖”。

李姐所在的公司用利唐i人事系统管理劳动合同。员工小赵的劳动合同到期前30天，系统自动发送了提醒：”您的劳动合同将于2023年10月31日到期，请于3日内登录系统提交续签意愿。”小赵登录后选了”不续签”，还上传了手写的《不续签声明》，系统随即生成《劳动合同到期不续签确认书》，小赵用电子签名签了字。

转天小赵突然反悔，说”我没说过不续签”，还没来上班。李姐一点都不慌，从系统里导出了四大证据：系统发送给小赵的提醒短信（有手机号和发送时间）、小赵提交”不续签”意愿的截图（有时间和IP地址）、上传的《不续签声明》（清晰写着”本人自愿不续签”）、电子签名的《不续签确认书》（符合《电子签名法》要求）。后来小赵申请仲裁，要求支付”未续签双倍工资”，仲裁员看了证据后直接驳回：”公司已履行提醒义务，员工明确表示不续签，无需支付。”

三、利唐i人事系统如何把”风险”变成”安心”？

李姐笑着说：”以前处理这种事，我得翻遍抽屉找纸质通知，员工说’没收到’我也没办法。现在系统里所有证据都留着，一导出就能用，比什么都管用。”

利唐i人事系统的”劳动合同到期管理”功能，正好戳中了传统模式的痛点：

自动提醒，把”遗漏”变成”精准触达”——系统会根据劳动合同到期日期，提前30天（可自定义）通过系统消息、短信、邮件同步提醒HR和员工。比如员工小王的合同11月30日到期，10月31日系统就会发消息：”您的合同将于11月30日到期，请3日内登录系统提交续签意愿。”多渠道提醒确保员工收到，再也不会出现”公司没提醒”的纠纷。小张用了系统后说：”以前我得每天翻Excel表，现在系统自动提醒，省了好多时间。”

电子签名+证据留存，把”口头约定”变成”铁证”——员工可以在系统里直接选择”续签”或”不续签”，提交后系统生成《劳动合同到期意愿确认书》，员工用电子签名签字。所有记录都会永久留存：提交时间、IP地址、上传的证明材料（如《不续签声明》）、符合法律要求的电子签名，这些数据都不可篡改。就算员工反悔，HR也能拿出”实锤”。李姐说：”有次员工说’我没签过确认书’，我导出他的电子签名记录，他一下子就没话说了。”

标准化流程，把”漏洞”变成”规范”——很多HR处理到期流程时，容易犯”没提前通知””没收集意愿””没办离职手续”的错，这些都是仲裁的隐患。利唐i人事系统有一套标准化流程：提前提醒→员工提交意愿→HR根据意愿处理（续签则签新合同，不续签则办离职）→系统自动归档所有记录（提醒、意愿、离职手续等）。小张用了系统后再也没犯过流程错：”以前忘了让员工签《离职确认书》，结果被索赔；现在系统引导着走流程，再也没出过问题。”

仲裁支持，把”找证据”变成”一键导出”——仲裁时需要提交大量证据，传统方式下HR得翻遍纸质资料，有时候还找不到。利唐i人事系统有”仲裁支持”功能，能一键导出所有相关记录：提醒记录、员工意愿、离职手续、考勤（未到岗天数），形成完整证据链条。李姐说：”以前仲裁我得花两天整理证据，现在十分钟就能搞定。”

四、用了系统，HR从”救火队员”变成”预防专家”

据《2023年中国HR数字化转型报告》显示，使用数字化人事系统的企业，劳动合同纠纷发生率降低63%，仲裁胜率提高58%。李姐所在公司用了系统后，劳动合同纠纷从每年5起降到1起，HR工作效率提高70%。

小张的变化更明显：以前花3天整理到期名单，现在系统自动生成，只需10分钟；以前追着员工签《不续签确认书》，现在员工自己在系统里提交；以前怕”口头约定”的锅，现在有了系统证据，再也不怕员工反悔。有次员工小刘说”我没说过不续签”，小张导出他的”不续签”意愿记录和电子签名，小刘一下子就蔫了，再也没提仲裁的事。

小张笑着说：”以前我是’救火队员’，天天处理突发情况；现在变成了’预防专家’，提前把风险都挡住了。”

五、除了劳动合同，系统还能帮HR做什么？

利唐i人事系统不止管劳动合同，还整合了考勤、薪资、绩效等模块，让HR工作更高效：

– 考勤数据自动同步到劳动合同模块，员工没上班系统会标记”旷工”，不用手动录入；

– 薪资模块根据劳动合同期限自动计算工资，员工不续签时自动算离职补偿金，减少出错率；

– 绩效数据同步后，HR可以根据绩效情况决定是否续签。

李姐说：”以前算薪资得翻三个Excel表，现在系统自动算，出错率几乎为零。”

结尾：HR的”安心”，从选对系统开始

现在，凌晨三点的短信再也不会让小张失眠了。他知道，有利唐i人事系统在，所有”口头约定””流程漏洞””证据缺失”的麻烦都能搞定。

小张说：”以前我怕手机震动，怕看到’仲裁’两个字；现在我不怕了，因为系统里什么都留着，我有底气。”

HR们，与其天天担惊受怕”踩雷”，不如用对人事系统，把”被动救火”变成”主动预防”。毕竟，省心，才是HR最需要的”安全感”。