周末读书 | 《你可以说“不”》 学会这三招，告别无效忙碌：职场人高效突围指南

正文共：3355字

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内容来源| 本文摘编自机械工程出版社书籍

《你可以说“不”》

(美) 琳达·巴布科克 / (美) 布伦达·佩泽

(美) 利塞·韦斯特隆德 / (美) 洛里·R·魏因加特 著

职场中，你是否常常陷入这样的困境：整日被各种事务缠身，忙得脚不沾地，却总觉得离自己的职业目标越来越远？

那些看似必要的工作，其实很多与个人晋升关联甚微，只是在无形中消耗着宝贵的时间和精力。

想要打破这种局面，关键在于做好三件事：合理规划在 “不可晋升型任务” 上的时间投入、构建有效的拒绝策略、让当下的核心任务与理想的工作结构保持一致。掌握这些方法，你就能从无效忙碌中挣脱出来，真正主导自己的职业发展节奏。

一、在“不可晋升型任务”上

应该花费多少时间？

想要高效利用工作时间，首先要学会在 “可晋升型任务” 和 “不可晋升型任务” 之间做好时间分配。

若想为 “可晋升型任务” 争取更多时间，认真规划在 “不可晋升型任务” 上的时间投入，会带来显著成效。

工作中总有一些做了也难以获得回报的任务，而组织通常会有相应规范确保这类任务得到处理。

我们常听说“职场逃避者”的故事，他们总能找到理由避开 “不可晋升型任务” ，但你显然不想成为这样的人。

那么，在这类任务上，你至少该花费多少时间呢？这需要结合所属组织的特性、你的职位以及所处的职业发展阶段来综合规划。

要准确评估组织对这类任务的期望，你可以多方打听形成大致认知。

先问问导师和组织中事业有成的朋友，了解他们的看法与期望；再看看同级同事的工作情况是怎样的。

若愿意，也可以仔细地与上司沟通，共同评估工作期望，同时要向他们表明，你并非想逃避这类任务，而是希望以更重要的方式为组织贡献力量，同时也愿意承担组织期望范围内的 “不可晋升型任务” 。

由于同事和上司可能没细究过任务的可晋升度，甚至不愿讨论“不可晋升型任务”，所以与他们沟通时，可围绕具体任务设计问题。

比如向同岗位同事询问，在与客户相关和非客户相关的任务上应各花多少时间，他们的见解会成为你评估时间分配的有力参考。

“不可晋升型任务”的工作量往往是逐步增加的，人们很容易忽视自己的任务量何时突然变重，就像温水煮青蛙，等意识到陷入困境时已为时已晚。

为了改善健康状况、提升幸福指数，你需要减少 “不可晋升型任务” 的数量，转而去做组织最重视的 “可晋升型任务” 。

不妨试着换种方式分配工作时间，想想如果减少在 “不可晋升型任务” 上的时间投入，你的工作和个人时间会发生哪些积极变化。

了解完成不同工作量的“不可晋升型任务”所产生的后果，能帮你确定背后的机会成本——也就是你在做这些任务时错过的机会的价值。

二、打造一种有效的拒绝策略

当你准备拒绝他人时，主要会面临两大难题：一是如何让对方接受你的拒绝，二是如何避免拒绝带来的负面影响。

拒绝是否奏效，关键就在于能否解决这两个问题。

1.确保拒绝能被接受

你需要清晰地传递拒绝之意。

很多时候，我们因害怕直接拒绝带来的尴尬和内疚，会说些含糊其词的话。

其实，不妨使用简洁明了的拒绝模板，比如“我不能那样做”“那对我不起作用”，或者最直接的“答案很简单：不”。

用委婉方式拒绝，可能会给人留下你能被说服的错觉。

比如“我很想帮忙，但我现在很忙”，对方可能会觉得再花点时间就能说服你，而且“现在”一词也给了别人之后再安排任务的机会。

有时，错误的拒绝方式还会给自己设下陷阱。

你也许会 遇到过这样的情况：有人请 你下个月主持一场 研讨会 。

于是你 以“下个月工作排满了”为由拒绝，对方却回应“没关系，我们可以把会议推迟一两个月” 。

这 种情况着实让人为难 ——总不能说自己下半辈子都很忙吧？

我们常用的方法还有 不直接拒绝，找 个 理由委婉搪塞，比如“这不是我擅长的领域，感谢邀请，但我真不擅长这个” 。

可对方往往会说“你在开玩笑吗？你就是最佳人选，我第一个想到的就是你”，让人毫无退路。

所以，拒绝的关键在于坚决，必须做到清晰简洁、通俗易懂且无懈可击。

2.巧妙拒绝，避免负面影响

为弄清人们实际的拒绝方式及哪种最有效，研究人员对一群已就业的大学毕业生进行调查，请他们回忆并分享通过电子邮件拒绝同事工作请求的经历。

分析这些邮件（一封邮件可能同时使用多种拒绝方式）后，总结出常见拒绝方式：

明确说明无法提供帮助的原因（87.5%）；

对不能提供帮助表示歉意（39.1%）；

表示将来可能会提供帮助（35.3%）；

主动提出帮忙做其中一部分工作（11.4%）；

推荐其他能提供帮助的人（10.9%）；

直接拒绝（1.6%）。

随后，研究人员又询问另一组人对这些拒绝方式的感受，对比后发现了差异：

当拒绝者推荐其他人选时，被拒绝者的接受度最高，但遗憾的是，这种方式在第一组调查对象中的使用率仅为10.9%。

另一种容易成功的拒绝方式是，拒绝时提出替代方案或表示未来再提供帮助，但第一组调查对象中这种方式的使用率也只有35.3%。

这种差异并不意外，因为拒绝者往往想通过找借口减轻内疚感，而请求者更关注能否获得所需帮助。那么，如何才能更有效地拒绝他人呢？

3.运用“肯定—否定—再肯定”策略

撰写过许多谈判类畅销书的威廉・尤里，提出了一个巧妙的拒绝技巧——“肯定—否定—再肯定”策略。

他建议在拒绝他人请求时，用更积极的方式说“不”，既考虑自身需求，又不破坏人际关系，其中的关键点是尊重——既尊重自己，也尊重他人。

具体来说，这一策略包含三个步骤：

肯定：通过认识与表达自身的需求和价值来肯定自己。

否定：明确拒绝并简要解释原因，维护自身权利，同时避免给他人带来压力。

再肯定：通过寻找并推荐其他可能的帮助途径来进一步发展关系，比如推荐合适的人选，但要避免推荐那些已经负担过重的人。

三、让目前的核心任务

和理想的工作结构保持一致

弗朗西斯卡在一家律师事务所工作，长期负责审核、面试和招聘暑期实习生。

入职第六年的绩效考核让她意识到，自己在这方面投入了过多精力，已经偏离了成为合伙人的职业轨道。

显然，在无晋升机会的工作上，她比同事花了更多时间。当发现招聘暑期实习生不能带来职业发展机会后，她决定尽快把这项任务交给别人。

由于其他人都认为招聘实习生是她的职责，她需要有策略地重新分配任务。

她仔细评估了这项任务的各个组成部分，发现有些部分早就该交给别人负责，于是决定从这些部分开始调整。

当她让一名新入职员工负责搜集简历和安排面试时，没人提出异议。

更重要的是，弗朗西斯卡意识到招聘流程需要改进，因为当前的筛选和面试过程既不公平，也无法为事务所选拔出合适人才。

她轻松摆脱了行政管理方面的工作，但要完全退出招聘任务却没那么简单。

她意识到改进招聘流程是自己的出路，于是设计了新的招聘流程提交给上司审批，并明确表示会在年底退出招聘工作。

根据新流程，招聘有了明确筛选标准，员工可据此进行初步人才筛选；由一个小团队负责面试合格候选人并评分，最后汇总每位候选人的得分。

这一流程确保任务能分配给合适的人，也充分利用了每个人的时间。

管理层欣然接受新流程，对弗朗西斯卡表示认可，认为她极大改善了事务所的招聘流程。

而弗朗西斯卡也从中受益，因主动采取行动获得赞誉，成功摆脱招聘工作，得以有更多时间从事 “可晋升型任务” ，增加可计费小时数，让事务所充分利用她的法律专业知识。

让承担的任务与理想工作结构保持一致，会让你更接近目标，但这是一个动态调整的过程。

要想接近目标，你既要主动向目标靠近，也要准备好根据实际情况调整目标。机会会不断涌现，你的职业生涯会发展，组织也会发生改变。

你必须确保自己承担的任务，无论是可晋升型还是不可晋升型，都能与这些变化保持同步。

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