数据管理：如何让ERP系统发挥它应有的价值？

导读：常常听到别家公司使用ERP后效果如何如何好，收益提高了多少多少倍，可当自己公司上ERP后业务却没有丝毫起色，这是为什么呢？该如何让ERP发挥它应有的价值呢？

在论证ERP的价值时，ERP给企业带来的最大希望就是，从公司接到订单直到订单的完成这个过程中，ERP可以起到很好的促进作用。这也就是我们为什么称ERP为后台系统的原因。

在接到一张订单后，ERP会根据系统的流程在订单履行的不同阶段实现一些自动化的处理。当一个客户服务代表往ERP系统里输入一张订单信息后，他马上就可以获得完成这张订单所需要的必要信息。例如，客户的信用等级，来自财务模块的历史订单信息，来自库存模块的库存情况，来自物流模块的运货安排等等。

不同的部门看到的信息是相同的，并且可以进行更新。当一个部门完成了与其相关的订单处理流程后，ERP系统会将订单自动转向另一个部门。而且你还可以通过ERP系统来跟踪目前订单是处在哪个节点上。开心的是，订单的处理就像闪电一样在部门间穿梭，同以往相比客户能以更低的出错率获得更快的订单处理。ERP可以使其它的主要业务流程产生同样的神奇效果，例如人力资源管理和财务报表等。

然而，这只是ERP的一个理想，现实要困难的多。

让我们具体看看。流程处理虽然没有提高什么效率，但是工作却简化了很多。财务做财务的，库存做库存的，即使出现了问题也是其它部门的问题。使用ERP后，客户服务代表并不是说往电脑里输入一个客户姓名后再敲个回车就完事了，ERP的屏幕使他们忙碌了起来，来自财务部门的客户的信用等级和来自仓库的库存信息在屏幕上不停的闪烁。

客户能够按时付款吗？我们能够准时发货吗？这些问题是客户服务代表在以前不必去考虑的，同时这些答案影响着客户以及公司的其它部门。这不仅让客户服务代表必须清醒起来。库存管理人员以前只需要把库存信息记在脑子里或本子上就行了，现在不得不在线输入系统。如果他们不这样做，客户服务代表将在屏幕上看到低库存警告，同时会告诉客户他们的需求现在没有库存了。需要说明的是，责任心和沟通从来没有向现在这么重要。

人是不喜欢改变的，但是ERP却非要让他们改变所做的工作。这就是为什么ERP的能力一直得不到充分发挥的原因。软件本身的重要性要远远低于改变业务流程的重要性。如果你能够使用ERP系统去促进你业务流程的话，比如订单处理，产品的生产、运输和结账，那么你就会看到这个软件的价值了。

但是，如果你只是简简单单的装了个软件，而没有改变任何人的工作方式，那么你不会看到软件带来的任何价值。实际上，由于新装了人们都不熟悉的系统，而替换掉了人们已经熟练了的软件，最后导致的是更低工作效率。

成功管理ERP必做的工作：

ERP系统的成功应用，除了从软件本身的功能和售后服务外，还应该多从企业内部着手。如果CIO们没有做好以下几点，同样存在失败隐患。

1、指定专人负责，最好有公司领导带队

指定专人负责ERP项目的实施，最好是由公司的领导带头组织，由专人去负责具体的工作。好处是：领导带队，除了对公司的各部门的运营情况有比较清楚地了解外，也给员工一个信号，公司上ERP系统的决心，各部门人员必须配合，那么了解各部门存在的问题是，也能得到全面的配合。

2、培训要到位

对于长期习惯于传统管理的员工来说，突然转变工作方式，一时接受新的工作方比较困难，我们应该在企业内部普及ERP基本知识，让员工明白ERP系统的真正含义。ERP正式上线后，也要组织至少两到到三次的培训，以便员工尽快的熟悉系统并运用起来。

3、重视数据准确、及时、完整，建立保证制度

数据是各种信息的基础，是下达各种命令及改革的依据。数据不准，领导“拍脑袋”决定，造成公司的损失。

4、严格按照项目管理实施方法和实施指导及服务办事

俗话说的好“无规矩不成方圆”，所有的规章制度都是为了更好的运用ERP系统从而到达提高全员的办公效率优化企业流程而设立的。不按照原则办事，就像在黑暗中瞎闯，最后，把人们对新事物的积极性耗费殆尽，使项目陷入不死不活的状况。

5、深化改革，重视业务流程重组

ERP首先是一个软件，同时是一个管理工具。它是IT技术与管理思想的融合体，也就是先进的管理思想借助电脑，来达成企业的管理目标。实施ERP系统如果不结合企业管理中存在的问题进行改革，最后就像在泥泞的道路上跑林肯或卡的拉克高级轿车，再先进的B2B软件也使不上劲，最后必然退回到实施前的老路上去。

6、健全有利于进取不懈和市场竞争的激励机制

无论在项目实施进程中或项目实施之后，都必须修订或建立一种有利于追求卓越的激励机制，没有这样的激励机制，再高的热情也会熄灭，不能持久。

7、制定严格执行新流程的工作准则与规程

实施ERP系统是一场深刻的管理革命，变革的成果必须用新的“法律”来巩固。没有这样的“宪法”，迟早会倒退到老路上去，功亏一篑，前功尽弃。

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