产品更新｜Airwallex 空中云汇推出采购订单功能：提前追踪并管控支出，告别 “意外账单”

企业微信里几条零散的对话、供应商随口一句“没问题，就这么办”的口头承诺——几周后，一张5万美元的账单，悄无声息地出现在财务团队的收件箱里。

这笔支出，不在年度预算中，没有审批流程痕迹，甚至没有人能准确说出“钱究竟花在了哪里”——但它已经发生，成了一笔既定事实的支出。

财务部门忙着追溯流程，业务团队紧急调整预算，管理层开始质疑数据的可信度……类似这样的“支出失控”场景，正在许多快速成长的企业中不断重演。

一、支出已发生，财务才知情？企业规模化的 “共性痛点”

当企业从几个人的小团队成长为几十人、上百人的组织，过去 “靠聊天记录定需求、靠共享表格记预算” 的松散管理方式，会逐渐暴露出致命短板：支出流程与财务管控完全脱节。

这种脱节主要分两种情况：

• “无流程” 的混乱：业务团队为了赶进度，直接用消息向高管求审批，签完合同、花完钱，财务直到收到账单才知情。哪怕员工初衷是推进业务，也可能在没有书面记录的情况下消耗数万美元，最后财务追补流程、业务因预算超支停摆。

• “难用流程” 的规避：成熟企业虽有采购流程，但 ERP 系统里隐藏的老旧工具、复杂的审批链、难懂的填写字段，让员工宁愿绕开流程。最后财务被迫当 “合规警察”，支出数据散落在各个系统，财务团队永远在事后收拾残局。

本质上，以上这两种情况都属于是“支出发生后才管控”，这样的支出管理模式自然会导致意外账单、预算超支、预测失真的问题发生。

二、采购订单功能：3 大核心能力，实现 “支出前管控”

Airwallex 空中云汇全球支出管理平台的采购订单功能，恰恰解决了 “事后管控” 的痛点 —— 不用部署笨重的系统，也能通过简单操作实现 “支出前追踪、流程中管控”，尤其适合首次搭采购流程、或想替换老旧工具的团队。

具体落地依靠这三大核心能力：

1. 账单到账前，完成 “申请 - 审批” 全流程

• 低门槛操作：员工无需培训，就能在系统里轻松提交采购订单申请，界面设计简洁直观；

• 智能审批流：可按金额（如 5 万以上需 CEO 审批）、部门（技术部 / 市场部）、供应商类型灵活设置审批规则，避免遗漏或延迟；

• 全程可追溯：每一步操作都有审计轨迹，财务能实时查看进度，不用再追着业务要记录。

2. AI 自动化，干掉繁琐的人工工作

• OCR 自动录单：AI 驱动的 OCR 技术能实时读取账单数据，自动提取金额、供应商、品类等信息，不用人工手动录入，既减少工作量，又避免输错；

• 自动匹配账单：在系统里点几下，就能把账单和对应的采购订单自动匹配，不用再翻聊天记录、邮件找关联；

• 信息集中存储：所有采购订单相关的申请、审批、账单文件都存在一个平台里，不用再在多个工具间切换查找。

3. 与主流会计软件双向同步，数据不脱节

• 自动同步至会计软件：通过 Airwallex 空中云汇全球支出管理系统审批的采购订单，能直接同步到 NetSuite、QuickBooks、Xero 等主流会计软件，不用人工二次录入；

• 支持反向导入：也能从这些会计软件里导入已有的采购订单到 Airwallex 空中云汇后台，双向同步确保两边数据一致，避免出现 “系统间数据对不上” 的问题。

三、不止于 “创建采购订单”：一站式覆盖 “申请 - 付款 - 对账” 全流程

多数采购订单工具只做到 “创建采购订单” 就停了，但 Airwallex 空中云汇的独特之处在于：依托自主搭建的支付基础设施，能在一个平台里覆盖 “采购订单申请→全球付款→对账” 的全流程，不用再切换多个系统。比如在付款环节，企业能享受到这些优势：

• 全球覆盖广：可向 200 多个国家 / 地区的供应商直接付款，其中 120 + 国家 / 地区支持本地支付通道，比传统 SWIFT 通道更快、更便捷；

• 汇率更优：无论交易金额大小，都能用到市场领先的外汇汇率，减少汇损；

• 付款效率高：账单结算最快 1 个工作日完成，无需让供应商长时间等待，有助于改善合作关系；

• 预算无盲区：系统会并列追踪 “承诺支出”（已申请但未付款的金额）和 “实际支出”（已付款金额），避免出现 “以为有预算，实际已超支” 的情况。

举个具体的例子：某团队以为预算还剩 10 万美元，却没注意某份采购订单还有 80% 金额未开账单。等供应商发最终账单时，不仅预算超支，之前的财务预测也完全失效 —— 这种 “数据脱节” 的问题，靠 Airwallex 空中云汇的全流程管理就能避免：所有支出数据整合在一个视图里，“承诺花多少、已经花多少、还没花多少” 一目了然，能提前规避风险，而不是事后补救。

四、从 “全球支付” 到 “财务中枢”：Airwallex 空中云汇帮企业实现 “主动支出管理”

从最初的 “全球支付平台”，到现在能支持 “支出申请→审批→采购订单→付款→对账” 全链路管理，Airwallex 空中云汇正在成为企业全球化运营的 “财务中枢”。

无论你的企业处于以下哪个阶段：

• 刚起步，想首次搭建规范的采购流程；

• 有流程但员工不愿用，想替换老旧的管理工具；

• 跨国运营，需要给多主体、多地区团队统一的支出管控方案；

都能通过 Airwallex 空中云汇的采购订单功能，把支出管理从 “被动救火” 转向 “主动规划”—— 没有意外账单、没有预算失控、没有数据脱节，让财务团队从 “收拾残局” 中解放出来，聚焦更有价值的事。

如果受够了 “突然出现的账单” 和 “失控的预算”，不妨试试 Airwallex 空中云汇全球支出管理平台的采购订单功能，体验 “支出前管控” 的轻松感。

如果您想了解更多关于Airwallex 空中云汇的支付解决方案，欢迎扫描下方二维码，我们的客户经理将与您取得联系，期待与您合作！