【原创】企业财务人员如何专业、有效地撰写《税务事项情况说明》

来源：税语堂-汤茹亦

当企业财务人员遇到税务疑点或需要向税务机关解释说明时，如何撰写一份规范、清晰、有说服力的《税务事项情况说明》就显得越发重要。《情况说明》的核心目的，是财务或管理人员在企业经营事实的基础上，通过专业的表述对事实进行陈述，还原企业经营过程，并使税务人员能获取相关事件、疑点等的真实情况，并基于此做出专业的判断，从而达到使其理解和认可企业陈述事实的目的。

因此，如何有效的向税务机关传递企业实际经营信息，并清晰地说明企业的观点及证明资料就显得尤为重要。以下笔者将从四个方面分享如何专业、有效地撰写一份《税务事项情况说明》文书。

一、核心原则

财务人员在动笔之前，请务必牢记以下四个原则，可以说原则如果偏离，那么即使后续再努力，也会影响最终成文的质量和目的：

1、实事求是，诚实信用

任何时候这都是最核心的原则，财务人员必须基于企业的真实情况撰写说明，绝不虚构、隐瞒或篡改事实。诚信是赢得税务机关认可的基础，任何欺骗行为都会导致更严重的后果，要知道在“以数治税”的征管新环境下，任何的谎言都会面临多维度的数据比对，逻辑验证，总会留下破绽和硬伤。

2、态度诚恳，尊重客观事实

书写的语气应当保持谦虚、体现对税务机关的尊重、并对需要进一步解释的情况积极配合后续检查。即使认为税务机关可能对所关注的情况有所误解，也应使用“可能我们表述不清”、“感谢贵局指出”等委婉措辞，避免使用对抗性、辩论性的语言。

3、证据充分，逻辑清晰

《情况说明》不是抒情散文，必须用事实和数据说话。每一句陈述最好都能有所应证，（如合同、银行回单、物流单、内部审批、第三方证明等）。资料在提供时建议按照时间或逻辑顺序排列，做到条理分明，层次清晰。

4、行文专业，格式规范

使用正式、专业的书面用语，避免口语化、情绪化的表达。格式上应像一份正式的公文，包括标题、称呼、正文、结尾、落款等必要部分。

二、情况说明书的一般性结构

一份标准的情况说明建议至少应包含以下部分：

【标题：】XXXX有限公司关于【……事项（建议参照税务事项通知或检查通知书上的表述）】的情况说明

【称呼：】……市……区税务局第……税务所（或分局名称）：

【正文：】贵局于【时间】就【具体事项，如：我公司XXXX年XX月增值税进项抵扣异常】一事与我公司联系。收到通知后，我公司高度重视，立即组织财务及相关业务部门进行核查。现将相关情况说明如下：

一、基本情况概述

（简要说明发现了什么问题，归属期间，可能涉及的影响。）

二、分析具体原因

（核心部分，建议可分点、分步骤详细解释问题是如何产生的。）

例如：

原因一：政策理解偏差。由于我公司财务人员对【某项具体政策文号】理解存在偏差，误将XX费用计入YY科目，导致……

原因二：误操作其他系统性错误。因当月开票量较大，办税人员在操作时误点击……，或因财务软件系统升级导致数据同步错误……

原因三：业务部门沟通不及时。因项目管理人员合同流转延迟或工地工时统计不及时，导致收入确认时点与发票开具时点存在时间性差异，或工地人员工资个税申报不及时……

（切忌简单归咎于“工作疏忽”，要具体解释成因，最好能体现内部核查的过程。）

三、证据链（支撑说明上述事实的真实性，增强说服力。）

例如：为证明上述情况，我们可提供的证明资料如下：

(1)相关业务的原始合同复印件；

(2)银行付款回单复印件；

(3)货物出入库单复印件；

(4)内部情况核查记录；

（这部分可以考虑和原因部分融合，每陈述一个原因后附相关证据链证明）

四、整改措施与未来防范

（表明企业不仅认识到错误，更有具体的改进方案，体现企业的合规决心。）

例如：通过此次自查，我公司深刻认识到在财税管理上存在的不足。为杜绝此类问题再次发生，我们将采取以下措施：

组织培训：已组织全体财务人员重新学习相关政策，并定期进行考核。

完善制度：修订了《发票管理流程》，增加了复核环节。

升级系统：拟对财务软件进行升级，设置相关校验规则。

加强沟通：建立了财务与业务部门的周例会制度，提升业务与财务信息同步效率。

五、收尾（清晰地表明企业诉求或愿意承担的责任。）

例如：综上所述，本次问题是由于【重申主要原因】造成的，非我公司主观故意。现已查明情况，我们愿意积极配合贵局完成【补缴税款、滞纳金/数据更正】等后续工作。或恳请贵局基于上述事实，对我公司【某项申请】予以批准。

特此说明。

附件资料清单：

1.相关合同

2. 银行回单/流水

3. 物流单

【落款】：XXXX有限公司（公司盖章）

【成文时间：】XXXX年XX月XX日

三、部分常见问题的说明要点

问题一：解释增值税进销项不匹配

要点：重点需要说明资金流、合同流、发票流、货物流的“四流一致”情况。提供采购合同、发票、付款凭证、入库单、销售合同、发票、收款凭证、出库单等。如果是时间性差异，要清晰列明时间线。

问题二：税务预警（如：税负率偏低）

要点：不要否认税务机关关注的数据来源，而要解释数据背后的行业特性或经营原因。例如：行业周期性（如项目制公司，收入确认集中在下半年）；近期大型采购导致进项较多；产品毛利本身较低（可提供同行数据对比）；或因享受了某项税收优惠政策等。

问题三：申请延期申报或缴纳

要点：必须提供不可抗力或正当理由的证明。如：系统故障（提供IT证明）、主要负责人突发疾病（提供医院证明）、自然灾害（提供当地新闻播报、受灾情况第三方认定）等。

问题四：解释关联交易定价合理性

要点：提供详细的转让定价文档，说明定价策略符合独立交易原则。公允性：可引用行业利润率、可比公司数据等。

四、常见误区与禁忌

1、推卸责任：“这是某个人干的，公司不知情。” 公司有管理责任。

2、含糊其辞：“好像”、“可能”、“可能是” 尽量必须准确。

3、抱怨指责：“系统太难用了”、“政策老变” 减少负面的抱怨，保持正面积极的态度。

4、过度承诺：“保证以后再也不会出错” 建议说“尽力避免”。

五、综合建议

1、先沟通，后书面：

在提交书面说明前，最好先与主管人员电话或当面沟通，了解对方关注点，使说明材料更有针对性。

2、把握时机，及时性：务必在税务机关要求的时限内提交。

3、咨询专业人士：对于复杂事项，建议在撰写前与专业顾问充分沟通，把准政策依据及分寸。

总结：

一份优秀的税务情况说明，就是一份“有事实、有分析、有态度、有方案”的专业报告，它不仅能化解税企争议，更能向税务机关展示一家企业规范治理、诚信纳税的良好形象。

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