链式管理 让档案“活”起来

（来源：中国劳动保障新闻网）

转自：中国劳动保障新闻网

为打破传统档案管理模式的局限性，实现档案资源的高效利用，近年来，江苏省南通市人社部门推进链式管理模式，从档案接收、电子化扫描、日常管理到资源利用，构建起环环相扣、紧密衔接的全链条管理体系，为政务服务、民生保障等工作提供有力支撑。

双链审核 规范档案接收程序

“自从增加了档案接收双审核机制，无论是我们工作人员还是职工本人都更加放心了，彻底解决了人档不一、档案缺失的问题。”近日，南通市退休人员管理中心窗口工作人员汤洁说。

退休人员档案接收是链式管理的首道关卡，直接关系到后续档案电子化、保管、利用等全流程工作的开展，是保障退休人员权益、助力政务精准决策的关键。近年来，南通市以严格的双审核接收、入库机制，通过批量一次性窗口初审与入库上架前复审的双重把关，为每一本档案上双重保险，确保每份档案精准入库，为档案高效管理筑牢源头防线。

企业职工档案在办理完毕退休手续后，将移交至退管中心窗口。窗口工作人员首先进行初步审核，在确认退休审批表等必要材料齐全后，接收档案并向企业出具接收证明。随后，接收的档案按每20卷为一组进行整理，存放于专用档案柜中。工作人员依据接收名单为每份档案分配唯一流水号，确保一人一档、一号一对应。在将档案批量转运至档案库房之前，再次逐一核对，保证流水号、职工姓名与实体档案之间准确匹配。

智链赋能 开发数据管理系统

“您好，请报一下您的身份证号码。您需要查询职工登记表是吗？这是您需要的材料，请拿好。”“这么快，谢谢！”

这是在南通市退休人员管理中心窗口经常会听到的对话。南通市开展档案电子化扫描后，简单的档案查询时间从平均15分钟减少到5分钟，大幅缩减办事群众的等待时间。

南通市每年投入专项资金，委托第三方专业公司，引进先进的档案扫描设备和数字化处理系统，组建专业的档案电子化团队，按照应扫尽扫、保质保量的原则，采用高清扫描技术，对退休人员档案进行全面电子化处理。传统查询方式需要翻阅纸质档案，容易造成原始纸质档案破损且办事群众等待时间较长。实施电子化后，通过档案影像数据管理系统输入身份证号码，仅需几秒钟就能找到档案的电子影像，不仅提高查找效率，还有效保护了原始档案。

目前，南通市市本级已累计扫描退休人员档案20万余卷，形成档案电子数据653万余页，为后续档案的共享利用和数据分析奠定了坚实基础。

全链维稳 强化档案安全保障

“我每天都严格按照档案库房管理的‘八防’要求，在上、下午对库房的安全状态和设备设施运行情况各进行1次全面检查，发现问题及时报修，排除安全隐患。”近日，库房管理专员小朱在季度总结中写到。

南通市制定严格的档案日常管理制度，对档案的存放、电子化、调阅、归还等环节进行规范管理，实现对档案全生命周期的动态监管。档案库房安装温湿度监控系统、消防报警系统和视频监控设备，安排专人每日检查，确保档案库房环境安全可控。南通市明确规定查阅档案必须提供有效身份证件或单位出具的介绍信等材料，档案确须外借的，仅能由原单位、人社系统以及公检法出具介绍信后办理借阅手续，并在事后及时归还销号，确保每一本档案都有迹可查。

面对库房面积不足与档案每年增多的矛盾，南通市退管中心选定市保安服务有限公司为档案寄存单位，将新纳入社会管理的退休人员档案数字化扫描后移交保安公司存放。在移交过程中，确保事前核对、事中检查、事后监管，交接必须有记录、查（借）必须有手续，确保托管档案的完整与安全。目前，已在保安公司寄存档案25397卷。

以链增效 深挖档案服务价值

“谢谢你们，你们可帮了我大忙了。有了这两份材料，我就能去申领优待证了。”近日，退伍老兵秦大爷一边收好档案材料一边道谢。

原来，秦大爷不慎丢失了退伍证，在申领优待证时受阻。经社区工作人员指引，秦大爷来到退管中心查询个人档案，及时调取《应征入伍登记表》和《退伍军人登记表》两份材料，现在已顺利办好优待证。

个人档案在工龄核算、房产继承、党员关系转接、户口迁移等多项民生服务中都扮演重要角色。近年来，个人档案的利用率不断提升，南通市退管中心平均每年服务查询档案9000余人次，提供《职工登记表》《入党志愿书》《退休审批表》《养老金待遇核定表》《入伍登记表》《退伍登记表》等档案资料凭证超1万份，切实将档案资源转化为服务民生的坚实力量，让档案管理工作真正惠及群众，成为推动政务服务提质增效的重要支撑。

“链式管理模式的推行，为退休人员档案管理工作注入了新的活力，实现档案资源从‘沉睡’到‘苏醒’、从静态管理到动态利用的转变。未来，我们将继续完善链式管理体系，不断探索档案管理的新技术、新方法，进一步提升档案管理的科学化、规范化和智能化水平，让退休人员档案在服务民生、推动发展中发挥更大的价值。”南通市退休人员管理中心相关负责人说。