从人治到数治：生鲜配送企业如何实现采购透明化与降本增效

一、行业背景与痛点：生鲜采购的“暗箱”与“困局

凌晨三点的批发市场，灯火通明如白昼。满载生鲜的货车不断进出，采购员们穿梭在拥挤的摊位间，熟练地翻看货品、讨价还价。这是TOB生鲜配送企业每天都要上演的采购大战，一场关乎企业生死存亡的"破晓之战"。

在这个特殊时段里，采购效率直接决定了企业当天的利润空间。然而现实情况却令人忧虑：采购员单枪匹马作战，与供应商的议价过程缺乏透明度；生鲜价格瞬息万变，决策时间被压缩到极致；昏暗灯光下的验货全凭经验，质量把控充满变数。更棘手的是，优秀的采购员可遇不可求，初创企业往往被迫由老板亲自上阵，严重制约了企业发展。

面对这些挑战，数字化正在为TOB生鲜企业打开新局面。智能采购系统可以实时抓取全国主要批发市场的价格数据，让采购决策不再"盲人摸象"；移动验货终端能够快速完成质量检测，把经验判断转化为标准化流程；电子化采购平台则打破了信息孤岛，让每个环节都留下可追溯的记录。这些创新不仅提高了采购效率，更重构了生鲜供应链的信任机制。

在这场数字化转型中，领先企业已经尝到甜头。某中型配送公司引入智能采购系统后，采购成本降低15%，验货效率提升3倍，更关键的是解放了管理层的精力，让他们能够专注于企业经营。这印证了一个道理：在生鲜这个微利行业，采购环节每提升1%的效率，都可能成为决定企业生死的关键筹码。

随着5G、物联网等技术的成熟，生鲜采购正在迎来更深远的变革。未来的采购员或许不再需要凌晨奔波，而是通过智能系统远程完成交易；虚拟现实技术将实现"云验货"，让采购决策更加精准高效。这场静悄悄的革命，正在重塑TOB生鲜企业的核心竞争力。

生鲜企业采购痛点大多数生鲜配送企业的采购现状：采购价格难管控：采购员与供应商单向沟通，采购环节无法有效管理，很容易出现勾结和受贿的行为。
加之生鲜产品容易受季节、气候、产地、运输、市场关系等因素影响，导致价格波动频繁，需要大量专职人员来跟踪维护采购价格与供应商。对企业人力成本也是一种负担。采购人力成本高：初创型企业，在人力成本受限的情况下，就只能由本人或亲属亲自负责，来解决采购问题，导致决策者不能将心思放在经营管理上，抑制企业快速成长。采购环节该如何做好把控？

从问题出发找答案！要做好生鲜配送采购，就得先了解常规的采购场景、平时有哪些解决方案，以及为什么有些方案有效，哪些方安是无用功。

二、生鲜配送采购场景有哪些关键点需把控

1. 生鲜配送行业采购的典型场景

生鲜配送企业的采购业务主要围绕以下几个核心场景展开：

批发市场采购：采购员凌晨前往批发市场，与供应商议价、验货，抢购当日最新鲜的食材。

基地直采：与农户或生产基地合作，批量采购以降低成本，但面临运输和品控挑战。

供应商长期合作：与固定供应商签订协议，稳定供货，但价格可能缺乏竞争力。

应急补货采购：因客户临时加单或库存不足，需快速补货，价格往往较高。

在这些场景中，采购效率、价格波动、质量把控、供应商管理等问题直接影响企业的利润和运营稳定性。

2. 采购业务中的核心困局

尽管采购是生鲜企业的关键环节，但传统模式存在诸多痛点：

价格不透明，贪腐难防：采购员与供应商“单线联系”，议价过程缺乏监督，容易滋生回扣、虚报价格等问题。

人力成本高，效率低下：依赖经验丰富的采购员，初创企业甚至需要老板亲自上阵，制约业务扩张。

损耗难控，成本虚高：供应商可能“注水”或掺杂次品，企业按毛重结算导致损失；仓库盘点不准，损耗责任难追溯。

数据孤岛，决策滞后：采购、库存、销售数据分散，管理层难以及时优化策略，常因信息差导致高价囤货或断货。

3. 老板们的自救尝试与失败原因

面对这些困局，许多企业尝试过以下方法，但收效有限：

增加人力监督：老板或亲属亲自采购，虽减少贪腐，但无法规模化，且专业度不足。

手工比价：用Excel记录供应商报价，但数据更新慢，无法应对市场价格波动。

轮岗制度：定期更换采购员以防腐败，但新人对供应商不熟悉，短期可能影响效率。

加强入库检查：要求库管严格验货，但缺乏标准化流程，仍依赖主观判断。

这些方法未能根治问题，原因在于：

依赖人治，缺乏系统化管控；数据未打通，决策仍靠经验；防贪腐手段被动，无法从源头杜绝。

三、如何应对上述困局，实现采购有效监管

需将采购的作业流程梳理清晰。将采购流程化为8个模块：信息搜集、询价、比价/议价、货比三家、索样/请购、订购/协调、交收、整理付款。

1.信息搜集了解市场行情，与商品价格波动；

2.询价制定询价对象与商品价格，整理相关报价单，选择议价对象；

3.比价/议价设定目标条件、与其他厂商比较价格高低，分析价格涨跌因素，估算其他费用（运输费、包装费），明确付款条件、交货期限。

4.货比三家对比其他报价企业他们的信誉度、售后服务（退换货效率）、供应能力（对于需求量较大的单和多品类采购，是否有一定供应能力）；

5.索样/请购提供预采购样本，检验比较质量，确定采购数量、交货时间、；

6.订购/协调订单采用邮寄或传真的形式发送到厂商，确定品质和交期，与供应商做好最后的协调；

7.交收交期异常控制，催交，品质数量验收；

8.整理付款核对手续，索要发票和抬头，进行对账开票付款。

在此期间还需注意两点事项：

一是采购员需协调商品入库工作：

采购员每日完成场外采购工作之外，还需协调录单员做好商品入库工作，核对好入库金额和入库数量，避免账目混乱。

二是采购员需协同库管检查损耗：

对库内积压商品、临近保质期或坏掉的商品，需协同库管员，及时退换清理，保证库内生鲜食材质量新鲜。从根源上避免多余商品滞销带来的损耗。
将作业流程梳理清楚，再将各个环节痛点逐一打破。

采购价格：

每一个产品至少储备3家以上的供应商，统一的质量标准，不同的报价信息。每一次采购要求每家供应商报价对比，在质量相同的情况下，选择最优的价格点。

对客户进行区分管理：不同类型的客户，采取不同定价策略。例如，中小餐饮客户，市场统一价格。

食堂酒店客户，产品分级，价格分级。生鲜企业制定价格基准线与制定价格审核机制，根据不同的需求，业务员可在此基础上进行价格调整，财务人员会进行毛利率核算。还可周期定价，固定毛利率的方式进行定价。对于不同的客户类型，需要有不同的质量标准与价格基准。

成本控制：

仓管入库审核，以净重的方式入库，同时也以净重的方式报销。2.给供应商和采购员设置损耗率指标。3.仓库每天制定损耗报表，增加盘点频次。可根据季节属性规定盘点期限，夏季一周盘一次，冬季15天盘点一次。同时修改盘点频次，增强数据准确性问题。

采购贪腐：

招聘：人品+经验+学历+年龄，在一定程度上可避免有贪腐之心的人进入企业。

培训：管理制度+廉洁法规+廉洁自律承诺书，每个环节的漏洞通过管理制度弥补，法律知识的培训，可约束和控制贪腐情况的出现。

采价：不定期安排非采购人员去市场采价，跨部门询价，财务人员对供应商的回访，销售人员了解市场报价。

轮岗：部门内部轮岗、公司内部轮岗。利于企业全品类采购人才培养，弱化供应商和采购员之间的联系。采购绩效在做绩效考核之前，需做好采购部岗位设置与薪酬体系。

结构工资=岗位工资+工龄工资+住房补贴+餐补+交通补贴+高温补贴+绩效奖金+全勤奖+社保+其他福利。
其中绩效考核可分为3大类别：1.按商品分类设定采购员销售和毛利目标。2.核心商品类别（如蔬菜）设定渗透率目标，提高单品销售量。3.制定采购员日考核报表，重点关注损耗率、到货率、毛利率。采购员的绩效考核通过对管理制度的调整，优化企业采购环节，但在实际作业时，涉及到数据管理方面，无法做到全程监控。

四、蔬东坡生鲜配送管理系统，助力采购提效，监管更轻松

为解决生鲜企业采购过程中采购价格波动、难管控而导致的贪腐、成本增加问题。蔬东坡特推出采购小程序，采购员可通过采购小程序，分配、管理采购任务，灵活进行采购。同时为生鲜配送企业配备供应商管理端，实施同步配送单，还可由供应商代分拣、送货哦。蔬东坡秉承1+1>2的效果，采购APP+供应商端实行联动。新增询价报价功能：企业针对采购商品，可以发给不同的供应商进行询价、供应商进行报价。

企业可根据方案，选定性价比最优的供应商进行采购。一切通过系统快捷操作、迅捷反应。一键防腐败，多方比价多赚钱！ 采购询价报价全流程可查可控，用流程化、系统化来接管采购“询价”工作，从源头上避免腐败。采购省下来的每一分钱，都是纯利润！

五、结语：数字化采购不是选择题，而是必答题

在生鲜行业竞争白热化的今天，采购是开源节流的重要环节。某连锁餐饮企业接入数字化采购系统后，采购成本降低18%，损耗率从25%降至12%，年节省超200万元。

未来，生鲜企业的核心竞争力将不再是“谁有更多采购员”，而是“谁的数据更智能、谁的供应链更高效”。数字化采购，正在让这个古老的行业焕发新生。