西湖城投集团：智能会计电子档案驱动财务变革与企业转型之路

杭州西湖城市建设投资集团有限公司（以下简称“西湖城投”或“公司”）系由杭州市西湖区人民政府于2004年1月5日出资组建的有限责任公司，是杭州市西湖区重点打造的综合性建设、国有资产及资源经营和投融资主体，负责西湖区安置房、教育、配套公建等城市基础设施建设、做地和资产运营等相关工作，当前资产规模已突破千亿，主体信用评级AAA。

在财务部部长施钊锋的带领下，西湖城投积极推进会计电子档案建设和应用，入选浙江省财政厅等五部门发文的“浙江省2023年新增电子凭证会计数据标准试点接收端试点单位”，并推进实现档案全流程电子处理和利用的阶段性目标。其突出成就在于打造了新一代智能会计电子档案管理平台，实现档案全流程电子化处理与高效利用。在公司内部，极大地优化了档案管理流程，如报销流程中电子发票处理效率大幅提升；增强了信息安全保障，降低了档案存储及管理成本。在行业中，为众多企业提供了宝贵的借鉴模板，有力推动了会计档案管理从传统模式向智能化、电子化的转变，在档案信息化建设、数据集成一体化整合、统一存储与服务平台搭建等多方面均迈出了具有创新性的探索步伐。

业务持续拓展

传统档案管理方式渐显吃力

近年来，西湖城投承担西湖区多项城市基础设施建设及资产运营工作，业务的持续拓展致使财务单据数量呈爆发式增长，传统档案管理方式渐显吃力。

存在的矛盾和问题在于：传统纸质档案管理弊端丛生，物理存储空间被大量占用，档案检索如同大海捞针，效率极为低下；信息共享困难重重，严重阻碍了工作协同；档案易受物理损坏或丢失，数据安全风险高；归档流程混乱无序，电子文件存储也存在诸多安全隐患；同时，审计工作耗时费力，纸质单据打印成本高昂，档案整理装订工作繁重。

在国家大力倡导会计档案无纸化政策的指引下，为彻底摆脱传统档案管理困境，积极响应绿色发展理念，公司决心借助前沿信息化技术构建全新管理平台，实现档案管理的全面信息化、数据的深度集成一体化、打造统一存储平台与高效服务平台，全面提升财务管理水平。

案例实践：从方案设计、场景选择到产品落地

（一）财务转型方案设计：确定财务全生命周期档案管理的战略目标，以银行回单电子化、发票电子化归档、财务全流程电子档案建设为核心任务，严格遵循依法合规原则，全力推行电子数据线上流转，积极与外部银行系统、电子税务平台对接，同时对内部OA及ERP系统进行深度改造，确保数据无缝对接与高效流通。

（二）智能财务应用场景选择：全面覆盖付款类、收款类、资产类业务。付款业务中，优化合思系统流程，实现数据与档案系统的实时同步；收款业务精心规划二期项目，旨在实现全链路数据归档；资产类业务在资产管理系统内高效完成各项流程，并将相关数据精准同步至档案系统。

（三）智能技术及其产品的选择：深度融合合思报销系统、用友U8财务系统、杭州银行财资系统，充分利用银企直联系统、电子税务局系统实现数据的自动化采集与集成，构建起高效智能的财务数据处理网络。

（四）投入的相关部门和人员情况：财务部勇挑重担，牵头负责整个项目。主导硬件设施升级工作，精心组织业务经办人参加系统培训，积极参与公司战略规划制定，公司在人力、物力、财力等方面给予全方位支持，形成强大的工作合力。

（五）实践中遇到的主要问题和解决方法：

一是银行回单电子化难题：面临存储空间告急、检索效率低下、数据整合复杂、风险管理困难以及合规审计滞后等问题。通过与常用银行账户建立银企直联系统，实现账户信息实时同步；利用标准化接口自动采集结构化数据；实施电子影像文件集中管理优化检索流程；构建内部单据与银行流水关联关系确保数据无缝整合。同时，对现有流程进行大刀阔斧的改造，有序迁移数据，全面培训员工，并建立长效监控机制，确保系统稳定高效运行。例如，在与某银行进行银企直联对接过程中，遇到数据传输不稳定问题，技术团队经过多日排查，发现是网络配置部分参数不兼容，及时调整后成功实现稳定传输，为后续数据采集奠定基础。

二是发票电子化归档困境：电子发票报销流程繁琐，重复报销现象频发，发票关联与调阅源头文档困难重重。借助合思报销系统的智能识别与手动上传功能，实现发票基本信息自动捕捉、真伪即时验证、电子影像安全存储。同时，将三大开票系统与会计电子档案系统无缝对接，并集成电子税务局系统，形成闭环管理。如在处理某笔业务发票时，系统自动识别出该发票与之前已报销发票信息重复，及时拦截，避免了公司损失，有效提升了财务管理的准确性和效率。

实践成效与未来展望

（一）成本降低：在报销业务中，每年节省约10万张A4纸，大幅降低了档案存储成本，同时减少了打印成本和档案整理装订的人力成本，员工档案归集效率显著提升。如以往档案整理需要专门安排数名员工耗时数周，如今借助电子档案系统，仅需少量时间即可完成。

（二）数据安全与决策支持：采用先进加密技术和备份恢复策略，确保数据安全合规，为管理层提供了实时、精准的财务数据。例如，在某次重大项目决策中，管理层依据系统提供的详细财务分析报告，迅速做出科学决策，避免了潜在风险，推动项目顺利开展。

（三）可持续发展：响应国家号召，实现节能减排，提升企业社会责任形象，推动数字化转型。

（四）满意度或美誉度提升：在行业内声名远扬，吸引了众多企业前来学习交流，成为会计电子档案建设领域的标杆企业，极大地提升了公司的行业地位和品牌影响力。

（五）对公司业务和整体战略发展的贡献：优化财务管理流程，提升效率，为公司业务开展提供有力支持，促进公司可持续发展战略实施，助力地方国有企业数字化升级。

（六）未来发展：持续深化智能会计电子档案建设，进一步强化与各业务系统的深度融合，不断拓展应用场景，如在预算管理、成本控制等方面实现更高效的应用；提升数据挖掘与分析能力，为企业战略决策提供更具深度和前瞻性的支持，助力公司在数字化时代实现更高质量的发展，打造具有行业引领性的财务管理新模式。

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