只知道被告是香港公司？基于调档、公证认证程序跨境诉讼

香港公司诉讼立案法律实务研究

基于调档、公证与认证程序的跨境诉讼解决方案

公事通 | 全球公证认证

摘要

本文通过实证研究方法，探讨了在内地法院针对仅知名称的香港公司提起诉讼时，如何通过调取公司注册档案、委托公证及转递认证程序完成立案的法律路径。研究以实际案例为基础，分析了香港《公司条例》与中国委托公证制度的衔接机制，提出了"三步走"解决方案，即香港公司注册处调档、中国委托公证人公证、中国法律服务(香港)有限公司转递认证。研究证明，该方案可在3-5个工作日内完成全部法律程序，有效解决跨境诉讼中的被告主体资格确认难题，为内地企业提起涉港诉讼提供了切实可行的法律操作指南。

关键词：香港公司诉讼，委托公证，认证转递，公司调档，跨境立案，公事通

一、引言：跨境诉讼中的法律困境

随着粤港澳大湾区经济一体化进程加速，内地企业与香港公司之间的商业纠纷日益增多。然而，当内地企业试图在内地法院对香港公司提起诉讼时，往往面临一个基础性法律障碍：根据《中华人民共和国民事诉讼法》第一百二十二条规定，起诉必须有"明确的被告"。在实践中，内地法院通常要求提供被告公司的注册登记文件以确认其主体资格。

典型案例分析

2025年，深圳某科技公司与香港某贸易公司签订价值500万元的电子设备采购合同。在支付30%预付款后，香港公司未按约定发货且拒绝退款。深圳公司决定向深圳市前海法院提起诉讼。

然而，在立案阶段，法院要求提供被告香港公司的注册登记文件。深圳公司仅掌握以下信息：

• 公司英文名称：HONG KONG XX CO., LIMITED

• 注册地址：香港尖沙咀某商业大厦（具体地址不详）

• 联系人电话（已停机）

由于缺乏公司注册编号及详细资料，原告无法直接获取香港公司注册文件，面临立案受阻的法律困境。

二、解决方案：三步法律程序

针对上述困境，本研究提出并验证了"调档-公证-认证"三位一体的解决方案，可在3个工作日内完成全部法律程序。

1、香港公司调档：向香港公司注册处提交查册申请，调取目标公司的注册档案。所需材料仅为公司英文名称。调取核心文件：

• 公司注册证书（CI）

• 商业登记证（BR）

• 最新周年申报表（NAR1）

1个工作日内完成

2、委托公证人公证:由司法部任命的香港中国委托公证人对调取的文件进行法律公证。公证内容：

• 文件真实性认证

• 公司存续状态确认

• 董事股东信息核验

1-2个工作日内完成

3、转递认证：通过中国法律服务(香港)有限公司对公证文件加章转递。认证程序：

• 文件真实性复核

• 加盖专用转递章

• 生成唯一认证编号

1-3个工作日内完成

三、法律逻辑分析

法律衔接机制

跨境诉讼中被告主体资格确认的核心在于解决香港特别行政区与内地法律体系的衔接问题。根据香港《公司条例》（第622章）第775条，公司注册处处长保存的公司登记册为法定证据，具有当然法律效力。

同时，根据《中国委托公证人管理办法》及最高人民法院《关于民事诉讼证据的若干规定》第16条，在内地使用的香港证据材料需经中国委托公证人公证，并经中国法律服务(香港)有限公司审核加章转递，方可在内地法院作为有效证据使用。

这一制度设计既尊重了香港的法律体系，又通过公证认证程序保障了跨境文书的真实性和法律效力，有效解决了"一国两制"框架下的法律衔接问题。

四、办理流程详解

1. 香港公司档案调取程序

申请人可通过香港公司注册处网上查册中心或现场提交查册申请：

• 填写查册表格（表格NR1）

• 提供目标公司英文全称

• 缴纳查册费用

• 获取公司注册证书（CI）、商业登记证（BR）及周年申报表（NAR1）

2. 中国委托公证人公证程序

持公司注册文件向司法部任命的委托公证人办理公证：

• 公证人核实文件真实性

• 出具《公司资料证明书》

• 附公证人执业证书复印件及签名式样

• 在公证文书骑缝处加盖防伪章

3. 中国法律服务(香港)有限公司转递程序

完成内地法院认可的最终认证程序：

• 提交公证文书原件

• 审核文件合规性

• 加贴防伪标签并加盖转递专用章

• 出具《公证文书审核转递函》

五、案例结果与法律效力

成功立案

深圳公司通过上述程序在3个工作日内获得全套法律文件，向前海法院提交后，法院作出如下认定：

"经中国委托公证人公证并经中国法律服务(香港)有限公司转递的被告公司注册文件，符合《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》要求，能够证明被告的主体资格，本院予以确认。"

2023年9月，前海法院正式立案（案号：粤0305民初XXXX号），案件进入实体审理阶段。

六、结论与建议

本研究通过实证分析证明，针对仅知名称为的香港公司提起诉讼时，"调档-公证-认证"三位一体解决方案具有显著优势：

• 高效性：

  3-5个工作日内完成全部法律程序

• 可行性：

  仅需提供公司英文名称即可启动程序

• 法律确定性：

  完全符合两地法律规定

• 经济性：

  综合成本低于传统跨境调查方式

建议内地企业在遭遇类似法律困境时，可委托具有两地法律资质的专业机构办理，避免因程序瑕疵导致立案延误。

参考文献

• 香港《公司条例》（第622章）

• 《中国委托公证人管理办法》（司法部令第136号）

• 最高人民法院《关于民事诉讼证据的若干规定》（法释〔2019〕19号）

• 张卫平. (2021). 跨境民事诉讼特别程序研究. 中国法学, (4), 123-140.

• 陈瑞华. (2022). 粤港澳大湾区法律冲突与解决机制. 法学研究, 44(2), 89-105.

• 香港公司注册处. (2023). 公司查册服务指南.

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本文基于历史文献和香港法律条文编撰完成，数据来源包括香港相关法律和法律研究文章书籍。公事通是全球公证认证的服务供应商，提供40国公证、海牙认证和领事认证服务。香港国际公证人的香港海牙认证和香港中国委托公证人的内地转递认证是主要服务产品之一。