九思软件数字档案管理系统：让档案管理向“价值创造”跃升

一、建设背景

在当今数字化时代，档案管理信息化已成为国家与企业发展的重要趋势。

从国家层面来看，档案管理信息化建设有着明确且重要的政策指引与要求。2021年7月，习总书记强调档案工作存史资政育人，要求加强党对档案工作的领导，贯彻实施新修订的档案法，推动档案事业创新发展。同年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《“十四五” 全国档案事业发展规划》，明确提出企事业单位需将档案信息化纳入本单位信息化发展规划，保障档案信息化建设的开展。

从企业自身需求出发，档案管理信息化建设迫在眉睫。一方面，企业期望形成统一的归档范围，实现电子档案的智慧管理。另一方面，档案管理信息化也是实现企业数字化转型的关键环节。档案作为企业信息资源的重要组成部分，其信息化程度直接影响企业整体数字化水平。

二、建设目标

规范电子文件归档标准：制定统一归档标准，明确文件格式、元数据要求、归档流程等，确保电子文件归档的规范性与一致性。

统一设计并建设标准版本：对管理类档案进行系统梳理，统一设计标准模板与版本，提升管理类档案的规范性与可读性。

推动各系统单套制归档：与合同、采办、财务、公文等业务系统深度集成，实现电子文件在产生源头即按照档案管理要求进行单套制归档，减少重复劳动，提升档案管理效率。

实现档案增量电子化：对新增管理类档案全部实现电子化管理，建立高效的电子档案采集与存储机制，提高档案管理的数字化程度。

建成综合性平台：打造集档案资源数据管理与内容管理于一体的综合性平台，实现档案数据的集中存储、高效管理与便捷利用。

三、方案设计

• 总体业务设计

数字档案管理系统由档案管理以及系统集成两大部分组成。档案管理功能包括档案的收、管、存、用以及基础配置；系统集成包括业务系统、统一身份认证、移动云等服务对接以及其他的外部数据同步；安全管理包括系统访问安全、数据安全以及传输安全。

• 总体功能设计

数字档案管理系统参照”GB/T 39784”标准进行建设，终端适配企业安全浏览器，移动端需支持移动云，通过OA系统、合同管理系统、财务共享平台、采办系统等业务系统建立接口，采集相关业务数据，形成功能管理模块实现数据收集、整编、保存、利用及系统管理，并通过门户提供服务。

• 数据存储设计

根据《电子档案管理系统通用功能要求》，数字档案管理系统的数据架构采用四库分离设计，分为：接收库、管理库、利用库和长期保存库。前三者为逻辑库，通过文件存储进行电子文件存储。长期保存库采用蓝光存储，确保档案长期安全保存。

四、核心功能模块

• 数字档案馆建设

业务全流程管理：涵盖数据采集、整编归档、实体库房存储载体管理、档案借阅等环节，同时具备智能问答、BI数据分析等创新与能力提升功能。

安全体系建设：从网络基础、系统硬件、基础软件、安全保障、终端设备等方面构建安全体系，档案信息系统安全保护等级划分为五个等级。

数字资源建设：拥有专业数字化加工团队和自主研发软件，提供纸质、照片、音视频等档案的数字化加工及质量核查服务，实现档案从模拟态向数字态转化。

配套系统建设：对标相关测试办法，建设涵盖馆藏档案管理系统、电子档案接收系统等的配套系统，确保各业务系统在不同网段高效协同。

长期保存系统：运用多种技术手段，为用户提供电子档案长期保存过程中的自动备份、定期巡检等功能，保障档案安全、可靠、有效。

磁光电一体机：内置多种系统，具备长期保存封装包解析、双介质存储策略等功能，可满足不同存储需求。

• 智能库房建设

智能硬件设备

密集架系列：智能标准型、全封闭型、防磁型、光盘型等，支持自动化存取和空间管理。

RFID设备：包括盘点车、门禁通道、智能文件柜，实现档案定位与防盗。

环境监测设备：空气质量控制器、烟雾感应器、红外双鉴报警器，实时监控温湿度、PM2.5等指标。

管理系统功能

联动监控：视频监控与报警系统联动，支持移动侦测、遮挡报警。

智能盘点：通过RFID快速扫描档案位置，生成盘点报表，减少人工误差。

环境调控：自动调节温湿度、净化空气，保障档案保存条件。

• 人工智能智慧档案建设

第一步：档案资源质量提升——OCR技术核心应用

文字识别：印刷体识别准确率99.9%，手写体95%，支持繁简转换、版面分析及图像增强。

涉密筛查：通过关键词匹配（如 “绝密”“机密”）和密章检测（M章检测技术），自动标记涉密文件。

模型定制：基于小样本跨类迁移学习，适配不同档案类型（如文书、人事档案）的结构化抽取。

第二步：数据挖掘与结构化——NLP与知识抽取

自动著录：针对2000年后标准文档，自动抽取文号、题名、日期等20项结构化要素，准确率超99%。

敏感词库构建：自定义敏感词库，结合全文识别与印章检测，实现档案开放划控的智能化标签化。

第三步：内容应用与知识图谱——知识图谱构建

实体关系抽取：从档案中提取人名、时间、机构等实体，构建 “人-地-事-物” 关联网络（如人物关系图谱、事件脉络）。

多模态检索：打破文档、音视频、照片界限，支持全文搜索与模糊推荐。

第四步：大模型驱动智能编研——AI辅助内容生成

大事记自动编撰：用户输入主题（如 “近10年北京市政府大事记”），系统基于事件库和摘要库自动生成编研成果，减少人工整理时间。

自然语言交互：支持文字/语音输入，结合大语言模型理解需求，输出结构化报告或知识图谱。