10个必会的高效录入技巧，你知道几个？！

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本文作者：wayy

本文编辑：竺兰

在 Excel 使用中，总会有原始数据录入的需求。

那如何提高我们的录入效率呢？

除了提高自身的打字速度快以外，如果你还知道以下几招的话~

你的录入速度一定会提高 N 倍！

横向跳转使用 TAB 键

大多数的数据录入是横向输入。

比如输入完第一行的 A 列，然后录入 B 列、C 列，接着转到下一行的 A、B、C 列继续录入。

这太慢了~

使用 TAB 键向右移动就不一样了！

移动到最后一列，回车会自动跳转到下一行的起始位置，方便输入。

选择区域后输入

如果需要竖向输入，我们单元格录入完毕按回车就会自动跳转到下一行。

但是，要跳转到第二列怎么办？

需要使用鼠标或光标，移动活动单元格，到需要录入的第二列的起始位置。

第一招中的 TAB 法也解决不了这个问题，怎么破？

在输入之前先选中录入的区域就好啦！

到最后一行回车，活动单元格自动跳转到下一列的第一行，是不是很便捷呢？

设置小数点再输入

如果你要输入的是带小数点的数字，没有小键盘怎么快速处理？

提前设置好小数点位置，直接输入数字即可，不需要再输入小数点了。

设置方法：

依次单击【文件】-【选项】-【高级】，设置【自动插入小数点】。

设置好位数以后单击【确定】退出即可。

注意：录入完成之后记得改回来哦，要不然每次录入数字的时候都会自动加小数点的。

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输入长数字技巧

某些时候会需要录入长数字，特别是对数字不敏感的同学。

如果要输入 1 亿，后面要加几个 0 的时候，录入的是不是要逐个数半天 0 呢？

使用「**」外加 0 的个数可以简单搞定！

只要知道亿后面是 8 个 0，万后面是 4 个 0 等这些简单的就可以了！

自定义格式录入

在录入序号或编号的时候，有些特定的内容可以使用自定义格式，不需要手工录入。

只需要输入数字部分即可，而且还可以自动用 0 补齐，保证整齐美观。

比如我们要编制一个文件管理的汇总表格，要输入文件编号：

幻方鄂发[2018]001 号

幻方鄂发[2018]010 号

幻方鄂发[2018]123 号

这些编号并不连号，是不是只能一个一个字的去敲？

其实，只要在自定义单元格设置自定义代码【"幻方鄂发[2018]"000"号"】，然后只需要输入变动的数字就行了！

其中 0 表示为占位符，其它字符串需要用一对英文引号（""）包括在其中。

编制考卷中是不是经常会遇到一些特殊字符？最简单的对号（√）、错号（×）你是怎么输入的？

是不是每次都去特殊字符库里面去找呢？

其实你知道吗？把刚才的那段自定义格式代码换成：[=1]"√";[=0]"×"

输入 1 就显示对号 （√） ，输入 0 就显示错号 （×） ，是不是很酷炫？

自定义序列输入

如果录入经常用到某个序列，比如部门名称、人员姓名、公司名称等等，可以将序列数据添加到自定义序列中。

输入序列中的一个，其他数据都可以通过拖动填充序列的方式录入，非常方便。

添加自定义序列方法如下：

请依次单击【文件】-【选项】，即可显示【Excel 选项】窗口，如下图所示：

单击【高级】选项卡，在右侧的窗口中找到【编辑自定义列表】选项，打开【自定义序列】窗口：

在工作表中先选中序列区域，再打开添加自定义序列的界面，直接单击【导入】即可完成定义序列的添加，如下图所示：

注意：系统自带的序列，如星期、月份、天干、地支等都可以通过序列来录入，方便快捷。

使用数据验证（有效性）

通过数据验证（数据有效性）的下拉菜单输入，可以提高录入准确率和速度。

注意：在序列中，各选项之间使用半角的逗号( , )分开。

批量录入相同内容

要录入相同的内容，但这些单元格都是零散的不连续的单元格区域？

使用定位 + 批量填充，一次全部搞定！

比如要将月份区域内的空白单元格批量填充 0，如下图所示：

设置方法如下：

选中一个包含所有空白单元格的区域，【Ctrl+G】调出定位对话框，定位条件选择【空值】，单击【确定】即可选中所有的空单元格。

在编辑栏内输入 0，然后【Ctrl+回车】，搞定！

多工作表的录入

要在多工作表中录入相同的内容？

录完一个，然后再一个一个表格的复制？

正确的操作方式是：

❶ 先选中要录入的第一个工作表，按住 Shift 键，单击最后一个工作表，形成工作表组；

❷ 在第一个工作表进行数据录入，设置单元格格式；

❸ 输入完毕后，右键单击工作表标签，单击【取消组合工作表】。

然后点击其他的工作表，可以看到，刚才在工作表组中的工作表已全部录入完毕！

不要问我为何在人员列中输入一个姓名即可下拉输入，不懂请再看一遍第六招。

使用自动更正录入

经常需要写审批意见，需要标准化语言进行描述，是不是只有复制粘贴大法？

对于经常使用的长文本，可以添加到自动更正选项。

然后，录入时只需要录入对应的代码，就会自动显示相应的长文本。类似于输入法中的自定义的词组。

是不是很神奇！

设置方法如下：

请依次单击【文件】-【选项】，即可显示【Excel 选项】窗口，如下图所示：

单击【校对】选项卡，在右侧的窗口中找到【自动更正选项】

单击即可弹出下图所示的【自动更正】窗口：

在【替换】下方的文本框内输入简易的代码（如：whhf）；

在【为】下方的文本框内输入要生成的自动更正名称（如：武汉幻方科技有限公司）；

单击【添加】按钮完成单个词组设置，有多个词组时可重复本步骤，全部设置完成单击【确定】退出；

这样设置完成以后就可以达到动画的效果了。

掌握了这十招，你的录入速度一定会大有长进，快去动手试一下吧~

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