掌握4个要素，写出最被认可的报告

夜读 vol.372

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诺贝尔奖得主、心理学家丹尼尔·卡尼曼指出，思考是一件很困难的事情，会消耗大量的精力。也正因如此，越是能在职场沟通中为双方省下更多精力的人，越容易出彩。掌握一页纸高效沟通的重点在于，掌握沟通和报告的逻辑。否则，一页纸会更容易暴露问题。建立沟通模型，只需要这4个要素：归纳重点、调整顺序、优化表达、体现计划。3大提问法+8种结构+10个写作技巧，教你搞定职场所有沟通！

本文摘录自《一页纸高效沟通法》

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一页纸报告更容易被否决。当你把现有资料整理成一份长长的报告后，面对上司提出的疑问，你可能会幸运地在报告中找到他需要的信息（当然，前提是对方通读了全部的报告内容）。而一页纸报告一目了然，所以做一页纸报告更容易被对方否决。这是什么原因导致的呢？如果筛选出几句被否决时经常能听到的话，你就会明白其中缘由：

●　内容冗长、没有重点。

●　没有条理，文字堆叠、结构混乱。

●　你在写小说吗？想象力丰富却没有事实依据。

●　你想怎么做？蓝图宏大却没有行动计划。

原来报告是因为无法满足上司注重的4个要素才被否决了。那该怎么办呢？让我们继续深入分析。

要素1：归纳重点

“没有重点”是什么意思呢？上司的潜台词是：“这个问题的重点是什么？方案的重点是什么？请你简要概述一下。”

“没有重点”短短4个字包含了多重含义，所以回答起来也并不容易。在当今的职场中，简要归纳重点的能力极其重要。如果这项技巧没有得到很好的训练，那么情况就会演变成“打着一页纸报告的幌子，结果把重要内容全部删除”。上司就会一遍又一遍地对你说：“没有重点！重做、重做、重做！”为了摆脱这种死循环，我们将在第2章从3个方面学习归纳重点的技巧。

要素2：调整顺序

能够归纳重点是一回事，让对方听懂你报告的内容则是另外一回事。同样的内容用不同的顺序和脉络表达出来，对方的理解也会有所不同。毫无疑问，条理清晰的内容比冗长繁杂的内容更加让人一目了然。也就是说，简单明了的结构更容易抓人眼球（见图）。我们将在第3章中学习如何调整顺序、整理结构、厘清条理。

图　冗长繁杂的报告vs.条理清晰的报告

要素3：优化表达

小说虽然是一种优秀的文学体裁，但它却不适用于职场。小说是基于作家的想象创作而成的，而报告必须以事实为基础。这就需要我们省略一些没必要的成分，保留最简洁直接的内容。小说可以把人们在一分钟之内体会到的情感洋洋洒洒地扩展成数十页纸的内容，而报告则需要把数十页纸的内容总结成一页纸，这就要求我们必须具备强大的文字概括能力。

在这本书中，我们也将学习如何遣词造句、优化表达，才能让上司轻松读懂你的报告。

要素4：体现计划

如果你写报告的目的是让工作得到落实，那么你就一定要在报告中体现出自己的工作计划。这样在上司问“你想做什么、怎么做”的时候，你才不至于哑口无言。本书将会通过各种例子来分析这部分内容。

增强画面感，让报告更具生命力

此外，“没有画面感”这一问题也是报告被否决的常见原因。为了解决这一问题，我们需要把冗长的文字用图形或表格生动地描绘在一页纸中。这部分内容我不在此赘述了。

综上所述，我们将通过本书学习到写一页纸报告时应该掌握的4个要素：归纳重点、调整顺序、优化表达、体现计划。我们会侧重于学习前3个要素。考虑到在实际工作中，我们会把一到两页的报告统称为一页纸。

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