采购风险管理及应急计划

核心提示：通过对物资采购全过程的监督，加强对物资采购环节的风险管理，为提高企业产品质量和经济效益提供有力保证。……（世界食品网-www.shijieshipin.com）

1、目的
通过对物资采购全过程的监督，加强对物资采购环节的风险管理，为提高企业产品质量和经济效益提供有力保证。
2、适用范围
本办法适用于物资采购风险管理工作。
3、职责
3.1质量管理员负责识别本部门的风险并制订应对措施，及时更新“风险识别表”，并督促各部门进行风险识别。
3.2各业务组主管负责识别本业务组的风险并制订相应措施并确保措施的有效性，当风险发生时，督促本组各员按措施实施。
4、管理程序
4.1定义
采购风险是指在采购过程中由于各种意外情况的出现，使采购的实际结果与预期目标相偏离的程度和可能性。
4.2风险等级
第一级（高度风险，需要立即改善）：指该风险一旦发生且未采取有效应对措施将导致公司倒闭或破产；
第二级（显著风险，需要改善）：指该风险一旦发生且未采取有效应对措施将导致公司重大经济（5万元以上）或重大名誉损失，或严重影响公司的正常计划、生产和交货；
第三级（可能风险，建议改善）：指该风险一旦发生且未采取有效应对措施将影响公司的计划、生产、交货的按时完成或造成一定的经济损失；
第四级（稍有风险，或许可被接受）：指该风险即便是发生后再采取相应措施，也不会影响公司的计划、生产、交货的按时完成。
4.3风险识别
4.3.1将所有风险归为七大类（见风险识别汇总表），各业务组每年年初对本业务组的风险进行全面识别，确定风险项目和级别，若为一至三级风险，还应制订风险应对措施并填写《风险识别表》经领导审核后实施。
风险识别汇总表

序号

风险项目

风险等级

风险分析

应对措施

1

供应商延迟交货风险

二级

供应商在生产要素的组织管理等方面存在不足或决策失误，使交货日期迟于采购合同所要求的日期，从而使物流管理部不能及时采购到领用单位所需的货物，给采购工作带来延期交货的风险。

1、明确不同类别物资的采购周期，并建立多级供应商体系，应急时启用储备库存或向次级供应商提出紧急发送。

2、及时将影响生产进度的信息上报项目销售部，经与客户沟通同意延迟交货期限，销售部调整生产计划和生产安排。

2

采购质量不符合要求的风险

二级

供应商由于自身生产能力上的局限或是为了追求自身利益的最大化而不择手段，偷工减料、以次充好，所提供的物资没有按订货技术条件及相关标准供货，造成生产延误。

1、将不合格报告在第一时间内传递给供应商，在最短时间拿出整改方案及供货计划，必要时另选择有一定技术实力的供应商评审供货。

2、建立供应商档案，对供应商的履约能力进行全面评价，从质量、服务、技术、价格、信誉、企业内部管理等方面对供应商进行全面考核，培育优质供应商，建立较为稳定的采购渠道；

3、制定严密、可追溯、切实可行的《进货检验管理制度》，明确各业务组的质量职责，加大考核力度。

4、严格执行质量体系文件，所有采购物资严格按检验相关规定要求做好入库前的质量检验工作，做到入库物资检验验收率100%，杜绝不合格物资流入各生产单位。

3

合同风险

二级

企业采购人员在签订、履行合同过程中，由于合同条款考虑不当，或供应商违反合同条款，给企业造成的经济损失

采取组织业务人员学习《合同法》，在采购活动过程中除“即时清结”外，必须签订合同，明确双方的权力、义务及违约责任，定期进行合同追踪调查，加强监控力度

4

计划风险

三级

计划变更或材料采购计划性不强，计划工作被动化、零星化、临时化、手段单一化，影响供应的及时性及准确性

1、将计划变更信息及时通知供应商，让供应商调整生产计划，有必要时改变运输方式，如采用专车或空运等方式，以缩短交货期。

2、根据月度生产作业计划、生产单位材料申请计划、材料定额、实际库存等建立月度采购计划管理台帐（ERP），及时掌握材料的实际消耗动态。

3、增设材料计划管理环节，重点负责材料计划的审核汇总、加强合同履约过程监控、工作结果考核、内外部工作协调。

5

预付款风险

四级

有时为了得到急需的物资，会采取预先支付货款式的方式购进物资。如出现质量问题，款项被供方控制，易处于被动局面

对供货方的产品质量、价格、财务状况等进行分类管理，对产品质量好、信誉好、规模大的供货方可实行预付款，并加强预付款购货的追踪管理，防止欺诈行为

6

存货风险

三级

采购人员对市场变化的风险估计不足，没有很好地控制采购，清理库存，就有可能造成存货积压，占用资金。+ J"

定期对库存物资进行盘点，对不良物资及时清理和报批

7

采购中的道德风险

四级

采购人员和供应商之间可能存在舞弊行为，破坏采购所奉行的“公开、公正和公平”准则，给采购带来极大的道德风险。

1、优化物资采购人员的知识结构

2、培养物资采购人员的职业素养，加强责任心的教育

3、制定员工行为规范

8

材料短缺

三级

有时因产品试制，采购量少或因市场产品已更新而无法采购

采购人员和供应商及时沟通，对材料采购存在困难的应与产品开发部联系能否采用其它材料代用

9

顾客退货

三级

因产品存在质量问题造成分（子）公司、事业部退货，而影响生产进度

将不合格项点传真给供应商，在最短时间内确保供货

4.3.2个业务组在日常工作中若发现级别为一至三级的新的风险存在，应及时填写《风险识别表》，制订风险应对措施并经领导审批后交质量管理员，质量管理员及时更新《风险识别汇总表》。
4.3.3当因公司的发展或其他原因，导致已识别的风险等级发生变化或应对措施失效时，风险归口管理业务组应重新填写《风险识别表》，重新确定风险等级和应对措施并经领导审批后交质量管理员，质量管理员及时更新《风险识别汇总表》。
4.4风险发生的应对
4.4.1当风险产生时，若为《风险识别汇总表》中列出的风险项目，则按相应的应对措施实施；若措施无效，风险产生的归口管理业务组应及时制订新的应对措施，以期最大限度降低损失，同时，还应总结经验，确定该风险切实可行的应对措施。
4.4.2若所发生的风险未在《风险识别汇总表》中列出，则风险发生业务组（必要时联合相关业务组）制订应对措施，并验证措施的可行性，如果可行则填写《风险识别表》交质量管理员，质量管理员及时更新《风险识别汇总表》。
采购管理是能够在很大程度上影响企业产品最终定价的过程，做好采购风险度量和管理工作有利于企业控制成本，可以使企业在激烈的市场竞争中占据优势。