《电子档案管理办法》中的“保管与处置七条”

关注我们 - 数字罗塞塔计划 -

《电子档案管理办法》（以下简称“《办法》”）已于2024年9月14日以国家档案局令第22号的形式正式发布，并于今天（2024年11月1日）起施行。

笔者赶在《办法》施行之前完成了本文，第一时间分享给大家。由于时间仓促，难免有疏漏错误之处，恳请见谅，相关建议意见可以直接在评论区留言。

《办法》共七章三十八条，目录如下所示：

《办法》可以说是与《中华人民共和国档案法》（以下简称“《档案法》”）、《中华人民共和国档案法实施办法》（以下简称“《实施办法》”）一脉相承，其第一条中就指出：“为了加强和规范电子档案管理，确保电子档案真实、完整、可用、安全，促进档案工作更好服务党和国家工作大局、服务人民群众，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规，制定本办法。”

由于篇幅所限，加之笔者自身的研究领域主要聚焦在档案数字资源长期保存方向，在本文中笔者主要针对《办法》第五章“电子档案保管与处置”的内容发表略显浅薄的见解，其他章节内容的见解以后有机会再与大家分享交流。

• 第二十四条

第二十四条第一款中的“电子档案管理信息系统”是指立档单位（档案室）的档案管理软件，可以参考的“国家有关标准规范”比较早的应该是GB/T 29194-2012《电子文件管理系统通用功能要求》，当时业界就“Electronic Records”到底应该翻译成“电子文件”还是“电子档案”都还没有达成共识。

后续可以参考的标准规范以及规范性文件包括档发〔2014〕4号《数字档案室建设指南》、档办发〔2016〕3号《数字档案室建设评价办法》、档办发〔2017〕2号《企业数字档案馆（室）建设指南》、GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》、GB/T 39362-2020《党政机关电子公文归档规范》、DA/T 92-2022《电子档案单套管理一般要求》等。

第二十四条第二款中的“应用系统”则是针对档案馆，可以参考的“国家有关标准规范”主要是GB/T 39784-2021《电子档案管理系统通用功能要求》。

• 第二十五条

第二十五条第一款延续了《档案法》中的说法，即档案数字资源由电子档案、传统载体档案数字化成果等构成。

第二十五条第二款要求“国家档案馆应当建设专用局域网络”，这个要求在《档案法》、《实施办法》中都没有明确提及。在全国各地电子政务网络逐步互联互通的大背景下，国家档案馆依然要求建设专用局域网络体现了档案行政管理部门对于档案信息安全和档案数据安全的高度重视。事实上，相关要求在档办函〔2020〕55号《关于档案部门使用政务云平台过程中加强档案信息安全管理的意见》中已经明确提出：

• 第二十六条

第二十六条第一款明确要求加强电子档案备份工作，并且除了要求对电子档案本身进行完整备份之外，还要求对电子档案管理信息系统进行完整备份。需要说明的是，这里的“电子档案”实际指的是范围更广的“档案数字资源”。另外，关于对电子档案管理信息系统进行备份的要求在DA/T 99-2024《档案数字资源备份实施规范》中也有提及，5.4.3中指出：“应对档案管理信息系统及其配置数据、日志数据等重要数据进行备份”。

第二十六条第二款首先明确提出了档案数字资源长期保存的“3-2-1”备份策略，并且要求采用磁、光、胶融合存储方案。

所谓“3-2-1”备份策略是指“同时保存三套完整数据，采用两种不同备份载体，至少一套数据离线保存”，有关“3-2-1”备份策略的详细介绍参见本号文章《备份策略从“3-2-1”到“4-3-2-1”》。至于磁、光、胶融合存储方案本号也已经多次介绍，相关介绍参见本号文章《档案数字资源存储载体特性比较及备份策略分析》。

第二十六条第二款同时也提到了“定期对电子档案可读状况、所处软硬件环境、存储介质完好程度等保管情况进行检测”，这实际上属于长期保存环节四性检测中的“可用性”检测要求，以确保电子档案的长期可读可用。这其中，“存储介质完好程度”的检测要求较高，需要配备各类存储介质的专业检测仪器设备，而且难以实现全自动检测，需要一定程度的人工辅助。

• 第二十七条

第二十七条第一款延续了《实施办法》第四十一条第二款的要求：“实现重要电子档案及其管理系统的灾难备份与恢复”。关于这一点，笔者的态度是相对谨慎的，一方面是由于灾备系统的建设成本很高，特别是系统级的灾备，对于档案系统这一类实时性要求不是特别高的信息系统一般没有必要建设；另一方面，档案系统中最重要是数据，确保档案数据安全是第一位的，这可以通过制作多套备份异地保管的方式来实现，不一定需要建设灾备系统。

第二十七条第二款指出：“国家档案馆可以建设电子档案备份中心，提供电子档案备份服务。”关于这一点，笔者完全赞同并竭力推动，特别是对于副省级以上国家档案馆而言，建设区域性电子档案备份中心，为区域内的档案保管机构提供集约化的电子档案备份服务绝对是一件大好事。

• 第二十八条

第二十八条主要强调了电子档案长期保存过程中的“转换与迁移”要求，不但针对电子档案本身，而且也针对电子档案管理信息系统。另外还要求进行四性检测并留存操作过程记录。

转换与迁移确实是迄今为止最有效的电子档案长期保存技术措施，这也是国际公认的，ISO 13008:2012《数字档案转换和迁移过程》就对转换与迁移的相关要求专门进行了阐述。更多有关长期保存技术措施的介绍参见本号文章《数字资源长期保存技术概览（上）》和《数字资源长期保存技术概览（下）》。

• 第二十九条

第二十九条无需多言，一看就明白。符合要求的电子档案管理信息系统中都有鉴定管理功能模块，可对即将到期的电子档案进行鉴定提醒，并发起鉴定方案、启动鉴定流程。

• 第三十条

第三十条第一款亦无需多言，只要记住销毁操作一定要谨慎就行，切忌随意行事。

第三十条第二款是对销毁操作的具体要求。这里需要特别注意一点，电子档案和纸质档案不一样，由于其内容和载体的可分离特性，只删除数据还不够，还涉及存储介质的彻底销毁。

这其中还需要区分在线存储和离线存储采用存储介质的不同特性，在线存储一般都采用可反复读写的存储介质，比如硬磁盘（磁盘阵列），删除了其中的电子档案数据，实际上并没有彻底删除，使用一定的数据恢复手段还是可以还原部分数据的，只有将存储电子档案数据的存储介质低级格式化甚至物理毁坏才算真正完成了“销毁”操作。离线存储一般采用WORM（Write Once Read Many，一次写入多次读）介质，比如DVD-R光盘、BD-R光盘等，其中的数据无法通过软件系统删除，只能档案数据连同存储介质一起物理销毁。

数字罗塞塔计划公众号致力于作为中立的第三方客观公正地表达自己对于档案信息化领域的看法和观点。真理越辩越明，我们也衷心欢迎越来越多的人投身到档案数字资源管理和保存这一领域的研究中来并发表真知灼见，共同为人类文明的传承而努力奋斗！

关注我们 - 数字罗塞塔计划 -