罗塞塔档案信息化问题汇编（第九期·下篇）

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○ 精选问题你问我答

问

1、请问专家，电子档案一定要做离线备份吗？有什么依据吗？

答

是的。《档案法实施条例》和《“十四五”全国档案事业发展规划》中都有相应要求。

《档案法实施条例》：

《“十四五”全国档案事业发展规划》中明确指出：“扎实做好档案数字资源备份工作，完善备份机制，实现馆（室）藏全部档案数字资源完整备份，重要电子档案异地异质备份，积极探索备份新途径，加强备份工作全过程安全监控，切实保障档案数字资源安全。”

这其中的“异地备份”就是通过离线备份载体异地保管的方式实现的。

问

2、咨询各位大咖一个实操方面的问题，在内部科研项目档案验收时遇到：单套管理的电子文件，与纸质文件档号在卷内是否应该混排？

答

是的。具体讨论可参见热点讨论问题（一）。妥善起见，建议在卷内目录中备注电子和纸质。

问

3、请教各位老师，归档范围表中的内容如有是不是一定要归？因为现在有很多文件都在业务系统中，这些业务系统没有归档功能，我们的档案管理系统也比较落后，也没有对接，那么这些在业务系统中的电子文件该怎么归？

答

列入归档范围的电子文件肯定是需要归档的。如果系统能升级改造的话，那就推进通过接口来归档；如果受限于条件不能改造的话，业务系统形成的电子文件可以下载之后再上传到档案系统，当然档案系统也需要适配。关于档案系统和业务系统之间的接口方式无外乎三种，可根据实际情况选择使用。具体可参见本号文章《电子文件归档接口方式分析及应用实例》。

问

4、关于华录光存储的6TB（500GB/盘，共12张）蓝光光盘匣，有人问：价格是多少？普通蓝光光驱是否可读？500GB全盘刻录需要多长时间？

答

以下来自官方的答复：

1)一个盘匣单卖（6TB）在2000元之内，具体要看项目总容量情况；

2)蓝光光盘和光驱向下兼容，所以普通蓝光光驱读不了500GB光盘，反向可以。目前标准版光驱不支持读取单个BD盘，经过定制之后的光驱可以读单盘；

3、500GB光驱刻录速率约62.5MBps，具体取决于文件大小，服务器配置等相关因素。

问

5、请问专家，在财务电子档案中一个电子原件，要归到多个档案分类中，比如一张发票，在收入凭证后面要附上，在收款凭证也要附上，这个在档案管理中是否有规定如何处理？

答

在会计档案中一般以凭证为维度，将相关附件关联到凭证上，电子原件可以多次引用。但在实践中确实存在问题，比如上传发票、关联凭证、归档，按控制逻辑这张发票就是已归档状态了，不能再被使用了，就无法再关联到其他凭证了。实际上，电子档案单套管理没有限制得这么死，这种问题的出现，主要还是软件功能的设置是按照纸质档案管理来的，建议进行相应的调整，使软件功能更加灵活。

问

6、请教一个文件页数的问题，有一个印发制度的文件，文书归档时，只归档了文件正文，因制度附件页数太多，未打印归档，只归档电子文件，这样在系统录入和盖档号章时，文件页数是按照实体页数，还是按照本件电子文件的总页数来填写？

答

纸质文件盖的档号章里面应该填写纸质文件页数，系统中录入条目信息中的页数应该填写总页数。由于附件中的很多电子文件，如音频、视频、网页等根本无法统计页数，如果一定要区分清楚纸质和电子各多少页，可以考虑在备注中说明，如“总页数其中包含纸质文件XX页，但不包含XXX电子文件的页数”。

问

7、请问下各位老师，文件归档的时候需要审核吗？一般是按件审核还是按卷审核？

答

需要审核，比如GB/T 18894-2016附录A《电子文件归档登记表》中就需要形成或办理部门以及档案部门分别签章。

但是按件审核还是按卷审核则根据档案类型的不同有所不同，一般来说，文书档案按件，科技档案和会计档案按卷。

问

8、请问大家有了解档案归档不跨年相关政策的吗？

答

根据国家档案局13号令《机关档案管理规定》，是在第二年6月底之前完成上一年度的归档，如果业务系统已经和档案系统完成对接，建议随办随归。

问

9、请教各位专家，成本的会计凭证，不考虑拆开的话，如何数字化（扫描）、用什么设备数字化最合适？

答

不进馆用高拍仪，进馆的建议用零边距平板扫描仪，否则可能会返工。

问

10、各位老师，咨询一个业务问题，现在电子文件归档，国家要求版式文件格式为OFD了吗，历史归档文件需要不需要全部转换为OFD格式？还是继续保持PDF格式？

答

电子公文归档已经要求OFD格式，具体参见GB/T 39362《党政机关电子公文归档规范》，其他行业大都处于并行状态，鼓励采用OFD格式，但历史文件格式没有强制要求转换，可以继续保持PDF格式。

问

11、各位老师，关于GB/T 39362表A.1中的“审计”功能如何理解？

答

这里所说的“审计”主要针对操作日志的审计。

问

12、各位大佬，咨询个问题：DA/T 54、DA/T 63元数据规范中要求的内容，因不同的厂商设备（照相机、摄像机等）拍摄导致参数名称不相同（不同时期出厂的设备的EXIF版本、不同厂商的EXIF版本都不尽相同），那么这块的元数据获取、管理如何处理？比如：

答

对应提取，写到相应的元数据里面即可。但需要针对不同厂商的设备去开发提取，元数据提取程序设计需要灵活一些，以适应设备变化带来的元数据变化。

可以掌握两个原则：

1、重点针对必选和条件选元数据，可选的只能尽量做；2、参数方面的元数据设置，主要为了长期保存期间数字文件的恢复。

问

13、请问业务系统想和档案系统做归档对接，作为档案方如何评估业务系统是否达到归档条件，有相关规范/制度文件作为评估参考吗？

答

可以参考一下DA/T 92-2022《电子档案单套管理一般要求》附录B中的“电子档案单套管理可行性评估指标”。

问

14、政务服务类电子文件类别很多（许可，处罚，强制事项 ，征收，给付，检查，确认，奖励，裁决等），每个类别下又有不同数量的文件材料，这些文件材料在归档时应该怎么命名？

答

GB/T 39362-2020《党政机关电子公文归档规范》中推荐是用“档号+顺序号”进行命名：

但专业档案的情况比较复杂，不管是会计档案、科技档案还是政务服务类档案、学籍档案、诉讼档案，以“档号+顺序号”的方式命名归档电子文件不便于区分，也不利于检索，所以项目实践中确实有不同的做法，有“档号+后缀”区分不同稿本的，也有采用“档号+题名”组合方式的。

问

15、我们是社保机构，想出一个前台经办业务时扫描纸质档案的操作规范（涉及到诸如证件怎么扫描，纸张如何摆正等等操作细节），请问有没有参考规范或者做法推荐？

答

通用的数字化规范参考行标要求即可，具体业务场景需要结合实际情况，特别是前后端数据接口问题。

建议：一，常规扫描要求参考DA/T 31-2017《纸质档案数字化规范》；二，对业务软件数据采集提出归档规范化要求；三对采集数据的元数据提出标准化要求；四，对数字化设备进行定制化处理；五，对接收数据按照规范进行检测。

问

16、咨询下，档案分类树能不能这么维护啊？

答

这种档案分类树在技术上是可以实现的，对于一棵树来说，同一级下面既可以包含树枝节点，也可以包含叶子节点（最低一级档案类目）；但是业务上具体如何分类需要参考相关规范、文件要求并结合自身单位的业务实际情况。关于档案分类方案最新的文件是 档函【2022】58号，具体可参考本号文章《分类方案、归档范围和档案保管期限表“三合一”制度》。

问

17、请教下，民生档案是否需要做开放审核工作？

答

需要依法做开放审核。由于民生档案（如婚姻登记档案、收养档案等）涉及大量个人敏感信息，封闭期满之前都要延期开放，但这个结论应该是经过开放审核得出，才有说服力。

问

18、咨询一下，电子文件脱章后，在元数据中记录签名人，签名时间。这个“签名人”指的是签章单位，还是签章人？

答

根据DA/T 46-2009《文书类电子文件元数据方案》5.9.3中定义，应该是“对电子签名负责的组织或个人”：

问

19、各位老师，如果集团公司制定档案制度，有档案外借这条款，我该如何写才能规避掉最大风险？

答

可参考国家档案局令第21号《企业档案管理规定》第四十七条中的说法：“企业档案一般不得对外借出，确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。利用者应当妥善保管和利用借阅的档案，严禁篡改和损坏，确保档案的安全完整，并在规定时间内归还。”

问

20、请教同行们一个问题，目前做政务服务事项电子文件归档的，有通过按卷的方式来整理的吗？如果按卷的方式来整理，有对每个卷内文件按照分类方案编制档号的吗？

答

政务服务事项电子文件归档一般情况下按件整理。国办发〔2023〕26号《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》第八条明确指出：“政务服务电子文件一般以办件为基本单位进行归档整理，政务服务电子文件元数据和以数据共享形式调用的电子证照等电子文件及其元数据应当与该办件办理材料一并归档”。具体要求可以参见GB/T 42727-2023《政务服务事项电子文件归档规范》。

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