个人信息保护--企业数据合规的核心挑战与应对策略

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个人信息保护

企业数据合规的核心挑战与应对策略

作者：金晓萍 李恒

上一期文章探讨了数据合规的重点领域之数据安全（数据安全与企业数据合规：新时代的挑战与应对），介绍了数据安全的法律框架,分析了企业在数据合规方面的风险与责任,并提供了企业在新时代的数据安全挑战下的应对建议。一以贯之，接下来本文将详细介绍数据合规的另一重点领域之个人信息保护。

随着数字经济的蓬勃发展,涉及个人信息的保护已成为企业数据合规工作中至关重要的一环。2021年11月1日正式实施的《个人信息保护法》(以下简称“个保法”)为个人信息保护提供了全面的法律框架支持,也对企业提出了更高的合规要求。本文将从企业视角出发,详细探讨个人信息保护领域的主要合规要求、企业面临的挑战以及应对策略。

一、高度

个保法将个人信息保护上升至基本权利

（一）全面的个人信息保护法律体系

个人信息保护已成为我国数据合规制度建设的核心内容。自2012年以来,我国通过一系列立法和规范性文件,逐步建立了全面的个人信息保护法律体系:

这一系列法律法规的陆续出台,标志着我国个人信息保护制度的不断完善和法律保护力度的持续加强。其中，个保法不仅对以往法律规定进行了系统整合，同时也将个人信息保护上升至基本权利高度。

（二）个保法为个人信息保护提供了全面的法律框架

1. 个保法确立了个人信息处理的基本原则

Ⅰ 合法、正当、必要和诚信原则：个保法第５条规定，“处理个人信息应当遵循合法、正当、必要和诚信原则，不得通过误导、欺诈、胁迫等方式处理个人信息”。

Ⅱ 目的明确、最小必要原则：个保法第６条规定，处理个人信息应当具有明确、合理的目的，并应当与处理目的直接相关，采取对个人权益影响最小的方式。收集个人信息，应当限于实现处理目的的最小范围，不得过度收集个人信息。

Ⅲ 公开透明原则：个保法第７条规定，处理个人信息应当遵循公开、透明原则，公开个人信息处理规则，明示处理的目的、方式和范围。

Ⅳ 确保信息质量原则：个保法第８条规定，处理个人信息应当保证个人信息的质量，避免因个人信息不准确、不完整对个人权益造成不利影响。

Ⅴ 安全保障原则：个保法第９条规定，个人信息处理者应当对其个人信息处理活动负责，并采取必要措施保障所处理的个人信息的安全。

这些原则为个人信息处理者提供了基本的行为指引,要求其在收集、使用、存储、传输、提供、公开、删除等全生命周期中严格遵守。

2. 个保法规定了个人信息处理的合法性基础

个保法第13条规定了个人信息处理的合法性基础，归纳起来包括两层含义：其一，知情同意即取得用户个人的同意是处理个人信息的一般性合法基础；其二，知情同意的例外情形。知情同意，或者称为“告知—同意”，即取得用户个人的同意，是个人信息处理首要的合法性基础。知情同意原则也赋予了用户个人对其个人信息的主导支配地位。知情同意的例外情形包括：为订立、履行个人作为一方当事人的合同所必需，或者按照依法制定的劳动规章制度和依法签订的集体合同实施人力资源管理所必需；为履行法定职责或者法定义务所必需；为应对突发公共卫生事件，或者紧急情况下为保护自然人的生命健康和财产安全所必需；为公共利益实施新闻报道、舆论监督等行为，在合理的范围内处理个人信息；依照本法规定在合理的范围内处理个人自行公开或者其他已经合法公开的个人信息；法律、行政法规规定的其他情形。

3. 敏感个人信息的特殊保护

个保法对敏感个人信息提出了更严格的保护要求。个保法第２８条规定敏感个人信息是一旦泄露或者非法使用，容易导致自然人的人格尊严受到侵害或者人身、财产安全受到危害的个人信息，包括生物识别、宗教信仰、特定身份、医疗健康、金融账户、行踪轨迹等信息，以及不满十四周岁未成年人的个人信息。只有在具有特定的目的和充分的必要性，并采取严格保护措施的情形下，个人信息处理者方可处理敏感个人信息。个保法第２９条还规定处理敏感个人信息应当取得个人的单独同意；法律、行政法规规定处理敏感个人信息应当取得书面同意的，从其规定。个保法还规定了未成年人个人信息的特殊同意规则，其第３１条规定不满１４周岁未成年人的个人信息属于敏感个人信息，个人信息处理者处理时，应当取得未成年人的父母或者其他监护人的同意。个人信息处理者处理不满１４周岁未成年人个人信息的，应当制定专门的个人信息处理规则。另外，涉及敏感个人信息的，应建立数据保护影响评估制度。个人信息处理者应当在处理敏感个人信息前进行个人信息保护影响评估，并对处理情况进行记录。最后，针对处理敏感个人信息的行为，法律、行政法规可以设置专门的行政许可或者其他限制[1]。

二、广度

企业需履行的六大合规义务与监督管理体系

（一）企业的六大合规义务

1. 告知义务和同意原则

企业必须以清晰、易懂的方式告知个人信息的处理目的、方式、范围等事项。除法律规定的特殊情况外,处理个人信息应当取得个人的同意,处理敏感个人信息应当取得个人的单独同意。

2. 个人信息安全保护

企业需采取必要措施确保个人信息的安全,包括:制定内部管理制度和操作规程；对个人信息实行分类管理；采取加密、去标识化等安全技术措施；合理确定个人信息处理的操作权限；定期开展安全教育和培训；制定并实施个人信息安全事件应急预案。

3. 个人权利保障

企业需保障个人行使查阅、复制、更正、补充、删除等权利的途径。

4. 委托处理和第三方管理

委托他人处理个人信息时,企业应当与受托人约定委托处理的目的、期限、处理方式等,并对受托人进行监督。

5. 跨境数据传输

向境外提供个人信息应当告知相关事项并取得个人的单独同意,并满足国家网信部门安全评估等要求，对于重要数据，还应遵守国家处境管理相关规定。

6. 定期合规审计

企业需定期对个人信息处理活动是否符合法律、行政法规的规定进行合规审计。或应监管要求委托第三方机构进行合规审计。

（二）监督管理体系

个人信息保护的监管体系构建了从中央到地方、跨部门协作的全面监管网络,赋予了监管部门广泛的监管职责和手段,以确保个人信息得到有效保护。

三、深度

构建数据合规体系与面临的挑战以及应对策略

（一）企业需构建的数据合规体系

制度建设层面、机制建设层面与能力建设方面相互支撑,共同构成了企业数据合规体系的基本框架,涵盖了制度、机制和人员能力等关键要素,有助于企业全面提升个人信息保护水平。

（二）企业面临的主要挑战

1. 合规成本高昂：建立完善的个人信息保护体系需要大量人力、物力投入。企业需要制定内部管理制度、操作规程,实施分类管理,采取安全技术措施等,这些都需要大量资源。

2. 技术实现难度大：实现数据分类、加密、去标识化等安全措施存在技术挑战。企业需要采用先进的数据安全技术,如边界保护、访问控制、入侵防范等,这些都有较高的技术门槛。

3. 业务创新受限：严格的个人信息保护要求可能影响数据驱动的业务创新。企业在使用个人信息进行产品开发、服务优化时受到更多限制。

4. 跨境数据流通障碍：向境外提供个人信息面临严格限制。跨国企业在数据跨境传输方面面临更多合规要求。

5. 用户体验与合规平衡：频繁的告知同意可能影响用户体验。企业需要在充分告知用户和保持良好用户体验之间寻求平衡。

6. 合规审计压力：企业需要定期开展自主合规审计,还可能被要求委托第三方机构进行审计,这增加了企业的合规成本负担。

7. 人员设置要求：需要指定个人信息保护负责人,境外企业还需在境内设置专门机构或指定代表,这增加了企业的人力成本。

8. 敏感信息处理难度：对敏感个人信息的处理有更严格的要求,增加了企业在某些业务场景下的合规难度。

以上这些困境反映了企业在个人信息保护合规方面面临的多重挑战,需要在法律遵从、技术应用、业务创新等多个方面寻求平衡。

（三）应对策略与建议

1. 建立健全的合规管理体系：为此需成立专门的数据合规团队、制定全面的个人信息保护政策和流程以及定期开展内部审计和风险评估。

2. 加强技术投入：采用先进的数据安全技术,如加密、脱敏、访问控制等；开发自动化的合规管理工具,提高效率。

3. 培养合规文化：定期对员工进行个人信息保护培训以及将合规要求融入业务流程。

4. 优化用户体验：设计清晰、简洁的隐私政策和用户协议；采用分层通知、可视化等方式提高用户理解度。

5. 积极与监管机构沟通：及时了解最新的监管要求；在遇到合规难题时主动寻求指导。

6. 重视数据最小化原则：只收集必要的个人信息；及时删除不再需要的数据。

7. 建立应急响应机制：制定详细的数据泄露应对预案以及定期进行应急演练。

8. 开展个人信息保护影响评估：在处理敏感信息、利用个人信息进行自动化决策等情况下进行事前评估。

9. 设置专门的个人信息保护负责人：负责监督企业的个人信息处理活动及所采取的保护措施。

通过采取上述这些措施,企业可以在遵守法律要求的同时,有效管理个人信息保护风险,平衡合规义务与业务发展需求。

四、结语

个人信息保护是企业数据合规工作的核心领域。面对日益严格的法律要求和复杂的技术环境,企业需要立足本企业实际，建立全面的个人信息保护体系,平衡合规义务与业务发展需求。通过采取本文提出的应对策略,企业可以有效管理个人信息保护风险,提升合规水平,同时促进个人信息的合理使用,为数字经济的健康发展做出贡献。企业亦应当持续关注法律法规的更新,及时调整合规策略,以适应不断变化的监管环境,在保护个人信息权益的同时,实现自身的可持续发展。

参考文献：

[1] 张宾：《企业数据合规：基础实务与专题指南》，法律出版社2023年版，第62页

[2] 裴炜、陈鹏：《数据合规实务全指引：关键场景与典型行业》，法律出版社2023年版，第27页

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