项目管理软件：盘点项目失败的“七宗罪”（附上解决方案）

项目失败时有发生，但往往是可以避免的。虽然 100% 的成功率并不现实，然而了解常见的项目陷阱还是很有必要的。
本文将列举项目失败的七种常见原因，并提供一些有用的工具，让你的项目管理工作步入正轨。

1. 目标不明确
问题：团队在项目目标上不一致，无法衡量成功与否。
项目目标是计划在项目结束时实现的目标。它们应该是具体的、有时间限制的目标，可以在项目结束时对其进行衡量。如果没有明确的目标（比如：时间缩短 30%），就很难让团队保持一致，甚至无法知道项目是成功还是失败。
解决方案： 在规划过程中设定明确的目标。
有效的项目目标能使团队保持一致，并提供衡量成功与否的基准。在项目开始前设定目标，让团队也参与到目标设定过程中，确保大家都达成一致。
最好将目标设定为总体项目计划的一部分，该计划还列出了项目利益相关者、可交付成果、时间表等。
2. 范围蔓延
问题：随着工作的进展，项目可交付成果会发生变化。
范围蔓延很难发现，因为它往往来得很慢，甚至可以说是悄无声息。当项目可交付成果超出项目范围时，就会出现这种情况，最终导致工作量超出预期。
解决方案： 在项目开始前确定并分发项目范围。
提前确定项目范围，就更容易在预算范围内按时交付成果。记录的项目范围也是推迟利益相关者额外请求的好工具。
你可以通过范围说明书来记录项目范围，然后与利益相关者分享。当他们清楚地了解项目中包含和不包含哪些内容时，就不太可能提出额外的要求。如果确实收到了额外的要求，可以使用变更控制流程来确定它是否重要到足以添加到项目范围中。
3. 不切实际的期望
问题：成功无法实现。
鼓舞人心的目标有助于激发前进的动力，但这些目标仍应是可以实现的。如果项目目标过于远大，很容易给团队成员带来压力并错过最后期限。
解决方案： 制定 SMART 项目目标。
提前规划，可以制定出鼓舞人心的目标，而不需要加班加点。要制定雄心勃勃（但可以实现）的目标，就要确保这些目标是具体、可衡量、可实现、现实、有时限。SMART 目标方法明确了成功的样子，同时也为项目提供了清晰的路线图和终点线。
4. 资源有限
问题：没有完成工作所需的资源。
资源是指完成项目所需的一切，如预算、人员、时间、空间或工具。缺乏资源会延误项目，甚至停止项目。
解决方案： 提前制定资源管理计划。
资源管理计划需要列出项目所需的资源数量和类型，让你在开始之前就清楚地知道需要什么。然后，使用资源分配最佳实践来确定每种资源应在何时分配给每个项目。例如，这可以包括员工带宽、预算、技术设备等。
5. 沟通不畅
问题：团队成员不了解如何以及何时交流最新信息。
如果项目团队成员在使用什么交流渠道、何时使用或谁应该交流什么等问题上意见不一致，工作可能会面临风险。
解决方案： 制定并分享沟通计划。
明确的沟通计划规定了如何传递重要的、持续的项目信息。它能让你的团队明确使用哪些工具来做什么，规定分享更新信息的频率（以及谁应该分享这些信息），并确定何时与关键利益相关者进行沟通。有了可靠的沟通计划，团队可以减少寻找信息的时间，而将更多时间用于实现项目目标。
6. 进度延误
问题：错过截止日期会导致工作仓促和项目严重延误。
这边错过了截止日期，那边推迟了会议，这些在当下看来可能无关紧要，但最终会像滚雪球一样越滚越大，导致工作仓促、团队压力过大、项目严重延误。
解决方案： 将项目进度表作为项目计划的一部分。
项目计划通常包括一份详细的项目进度表。项目进度表列出了你需要完成的每个步骤、谁负责这项工作以及每项任务的截止时间。
一份有效的项目进度表能让团队明确各项工作是如何联系在一起的。这样，你就可以轻松确定哪些关键里程碑依赖于其他里程碑，从到期日期倒推，确保有足够的时间完成每个步骤。你还可以让团队参与日程安排过程，兼顾每个人的时间表和责任。
7. 缺乏透明度
问题：团队成员找不到重要的项目文档。
精心制定了项目计划，包括项目进度表、沟通计划、资源管理计划和 SMART 目标，但如果这些文件是静态的，团队成员不容易找到，那么就很难及时传达更新信息。即便如此，信息也可能在混杂中丢失。
解决方案： 使用项目管理软件，将项目信息集中在一处。

专业可靠的项目管理软件可以作为项目信息、文档和状态的单一来源。比如8MSaaS PM，它为团队提供了端到端的工作流程，使团队能够实时规划、管理和跟踪项目，每个人都能以最适合自己的方式工作。
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