如何把你的单位加入SCI期刊投稿系统的“机构数据库”？

目前许多SCI期刊使用的投稿系统要求作者填写他们的单位（institution）和科室（department），并且为单位名称提供自动填充功能。

对于在国内的非顶级医院和应用型高校工作和学习的研究者，他们在投稿系统中填写作者的单位时可能会发现，下拉列表中没有正确的选项。

尽管系统允许手动输入单位名称，但在被不同出版商的期刊广泛使用的Editorial Manager投稿系统（下文简称EM系统）中，系统不允许对作者单位这个文本框使用粘贴功能。也就是说，如果投稿的人无法通过输入关键字在下拉列表中找出正确的选项，就需要手动、逐个字母输入所有单词，相当不便（图1）。

图1. EM系统：如果在下拉列表中找不到你的单位，Enter theFULLname

投稿系统“不认识”单位的名字，除了让作者在投稿时不便，还会导致不同的人使用不同版本（以及包含错别字的）的单位名称，为统计科研成果带来不便。如果可以在所有期刊投稿系统的“机构数据库”都加入我们单位的信息，问题就可以被很好地解决。而为单位申请ROR ID和Ringgold ID，可以近似实现这个效果。

图2. ScholarOne、EM系统、EJPress和Taylor & Francis Submission Portal四种投稿系统的作者单位下拉列表

在投稿系统中填写作者单位，输入关键字后，我们会看到图2那样的文本供作者选择。在一些投稿系统，这些文本其实是通过API（应用程序接口）查询ROR ID或者Ringgold ID返回的结果。可以看到作者不需要知道自己的单位的ID是什么，只需要知道应该用什么关键字搜索单位名称即可。

不同的投稿系统供作者查询的“机构数据库”不一定相同，例如ScholarOne使用Ringgold ID查询机构名称（图3），但SNAPP（Springer Nature文章处理平台）则似乎未使用ROR ID或Ringgold ID。考虑目前几种使用ROR ID或Ringgold ID的投稿系统被广泛使用，可以说同时注册ROR ID和Ringgold ID就能覆盖大部分期刊。

图3. ScholarOne的提示表明其使用Ringgold ID查询机构名称

如果想了解ROR ID和Ringgold ID，可以阅读本文结尾的“补充阅读”，这里先介绍如何为单位申请ROR ID和Ringgold ID。科研管理部门应该为单位申请ROR ID和Ringgold ID，研究者也可以帮单位申请。需要强调的是，申请之前应该通过在ROR ID（https://ror.org/search）和Ringgold ID（https://ido.ringgold.com/search ）的查询网站确定单位目前没有ID，避免重复注册；这两种ID适用于机构而不是科室，不要为科室申请ID。

申请ROR ID

在ROR官网（https://ror.org/registry/）打开在线表单（需要可以打开这个表单的网络环境）发起申请（图4）。

图4. 点击“Request a change to the registry”

申请表单有多页，需要逐页填写。特别地，如果申请者能提供单位的网址、能尽可能多地列出这个单位的研究者已经发表的论文的DOI，会方便ROR审查（图5）。

图5. 填写表单

提交表单之后，申请者的电子邮箱会收到申请者填写的表单的副本和ROR发送的回执，回执包含一个GitHub线程的网址（图6）。此后ROR会在GitHub线程全程公开后续的流程，不会特别地向申请者通知结果。浏览现有的GitHub线程可以发现，申请资料较为完整的申请会被快速处理，资料不全的申请常需要工作人员协作“会审”，延长处理的时间。

图6. ROR的电子邮件通知与GitHub线程

申请Ringgold ID

在CCC（Copyright Clearance Center，美国版权结算中心）官网（https://www.copyright.com/solutions-ringgold/get-id/）打开提交申请的页面（图7）。

图7. 点击“Request New Ringgold ID or New ISNI ID”

申请表单的第一项询问申请者希望申请Ringgold ID和/或ISNI ID，对于大多数没有Ringgold ID的国内机构，应该同时申请Ringgold ID和ISNI ID。

图8. 按住Ctrl键以复选Ringgold ID和ISNI ID

需要注意的是，申请者需要通过人机身份验证（需要可以加载reCAPTCHA验证服务的网络环境）才能提交（图9）。

图9. 提交前需要进行人机身份验证

申请者会通过电子邮箱收到回执，并在一周内收到申请的结果（图10）。CCC不会像ROR一样公开审查的细节。

补充阅读

ROR ID和Ringgold ID都是为组织机构分配的唯一标识符，是为学术出版行业服务的基础设施。在各个ID系统中，每个进行研究、发表论文的组织获得唯一的ID。投稿系统可以通过API调取分配了某种ID的机构的列表，帮助作者填写他们的单位。

如果出版商与高校达成了开放获取转换协议（即高校订阅期刊的费用可以部分用于抵扣该校作者 发表开放获取论文时需要支付的费用），作者可以通过让自己的账户关联特定的机构ID来获得费用减免资格。

ROR是The Research Organization Registry（研究组织注册中心）的简称，在学术出版行业多方的支持下由社区运营，成立于2019年。一个ROR ID记录可以包含机构在英语和其他语言中的名称、机构类型、网址和地址，不同ROR ID之间、例如高校和其各个附属医院之间可以被登记为关联机构。为了推广ROR ID，在2021年，更早成立的GRID（Global Research Identifier Database，全球研究标识符数据库）宣布停止维护并将其为研究组织提供ID的使命传递给ROR ID（https://www.digital-science.com/news/grid-passes-torch-to-ror/）。目前大多数在线出版的论文都被分配了DOI（数字对象唯一标识符），ROR ID得到了主要DOI注册机构Crossref和DataCite的支持，论文中包含的作者单位的ROR ID会被添加到这篇论文的DOI记录中。

ISNI（International Standard Name Identifier，国际标准名称标识符）是一种更底层的基础设施，它既可以分配给机构、也可以分配给作者个人。Ringgold ID由CCC运营，可以被视为一种向机构分配的特殊的ISNI，新建Ringgold ID时需要关联已经存在的ISNI、或者同时创建一个ISNI。Ringgold ID记录包含和ROR ID类似的内容。

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