上海
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公司基于各项规章制度对员工进行管理，如员工手册、奖惩条例等，当员工的行为违反制度时，公司可以依据该制度的处罚方式做出处理，但是有的公司规章制度并未经过民主程序，即未向员工征求意见也未向员工公示该制度，员工不知晓该制度的存在，那么公司是否可以依据该制度对员工做出处罚或者解除合同呢？
经典案例
甲2020年4月入职A公司，双方签订合同期限自2020年4月6日起至2023年4月5日止，2020年10月9日，A公司向王甲作出《解除劳动合同通知书》，其中载明了甲违反《员工手册》，对同事使用不文明用语，干扰公司正常工作秩序等原因，依据员工手册A公司于2020年10月15日解除与甲的劳动合同。
甲称其未扰乱工作秩序，以及对同事有不文明用语的行为。另外，甲对员工手册并不知情，员工手册是公司为了将其解除而制定的，公司员工均对员工手册不知情，公司的解除行为是无依据的、违法的。于是甲提起仲裁，要求A公司支付违法解除赔偿金，仲裁委支持了甲，A公司不服提起诉讼。
法院认为，A公司主张甲违反《员工手册》而解除与甲的劳动合同。但A公司未提供证据证明该《员工手册》经过民主程序制定，也未提供有效证据证明甲的行为足以导致解除劳动合同，所以A公司解除与甲的劳动合同不符合法律规定，A公司应支付甲赔偿金。
风险提示
对于涉及员工切身利益的劳动报酬、工作时间、休息休假等事项，公司在制定规章制度时需要通过民主程序制定，并向劳动者公示，才可以作为公司做出处罚解除员工的依据，以及人民法院审理公司与员工争议的依据，如未经过民主公示程序的，公司则不能依据此制度对员工处罚或解除，否则是违法的。
公司治理建议
公司在制定涉及员工切身利益的规章制度时，应如何正确履行民主公示程序呢？我们建议：
1、就拟颁布制度意见稿征求全体员工意见
向员工征求意见这一步骤可以表明公司在制定制度时履行了民主程序。如公司在制定员工手册时，先将员工手册的初稿或者意见稿发送给员工，向员工征求意见，告知员工对初稿有意见或建议的可以向公司反馈。公司可通过向全体员工发邮件、在OA系统上进行公示、召开职工代表大会等方式，并保留上述证据，以便在发生争议时举证公司进行了民主程序。
2、向全体员工进行公示告知
制度确定后公司需要将制度向全体员工进行公示，目的是让员工知道并了解制度的内容。公示的方式如上述民主程序一样，可通过OA系统、全员邮件等方式，公司可以根据自身的实际情况选择一种公示方式即可。但是，为了最大限度地减少法律风险，无论是通过何种方式向员工公示，均需要保存向员工公示的相关证据。
3、要求员工签署确认单
公司将规章制度公示后，为保障全体员工均知晓并知悉制度内容，可以将制度如员工手册发放给员工，并要求其签署确认单，确认单中可以明确员工已收到该手册，理解并认可员工手册规定的内容并有义务遵守手册；另外，还可以组织员工学习制度内容，在学习后对员工进行考试，从而使员工进一步了解制度内容。公司制度方面，还可阅读往期文章《》【劳动法研265】
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作者介绍
李 慧
股权高级合伙人
北京盈科（上海）律师事务所
盈科管理委员会 委员
盈科业务指导委员会 委员
盈科公司法律事务部 副主任
上市公司商学院《法律风险》主讲导师
工信部中小企业志愿服务专家律师
中级并购交易师、碳排放交易师、上市公司独立董事资格、上市公司董事会秘书资格
业务领域：公司设立与投资、公司合规体系建设、股权激励、股权架构设计、并购与重组、破产清算、商事诉讼等法律事务。
李慧律师，专注于企业法律顾问服务，长期致力于公司法与合规研究，熟悉公司治理结构、内部运营和HR管理事务。
担任多家教育培训业、口腔医疗业、物流业、制造业、传媒业、租赁服务业、住宿餐饮业、软件与信息技术业、珠宝首饰业……等行业企业常年法律顾问。
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