电子会计档案怎么管？电子凭证怎么入账归档？泛微文书定帮您解决

随着数字经济的发展，会计档案领域关键政策不断推进，逐渐向数字化发展。

2015年12月，财政部、国家档案局令第79号《会计档案管理办法》：确定电子会计档案的概念和管理要求，明确会计档案可仅以电子形式归档保存。

2020年3月，财会[2020]6号《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》：明确电子发票等电子会计凭证电子会计凭证可以不打印；电子化归档，效力等同于纸质凭证。

2022年7月，《电子会计档案管理规范》：规定电子会计资料形成、收集、整理、归档和电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等要求，强化电子会计档案行业标准。

今年5月，财政部会计司公布了《电子凭证会计数据标准》的通知，进一步明确了数电票报销归档的保存方式。

近年来，全电票、数电票等为代表的“新变量”的出现，更加速了会计凭证的数字化。今后组织将会面临更多的”电子类凭证“的入账归档、电子会计档案管理的新挑战。

同时组织不同岗位的人员，对会计档案管理有着新的需求，会计档案数字化已成为组织刚需：

• 档案管理人员：减少机械化重复工作，自动统计；

• 财务人员：合规移交、调阅关联的所有会计档案；

• 业务人员：能高效地检索海量的档案，一键借阅；

• 外部审计人员：数据全面、账目完整且便于审计。

结合国家政策、标准规范以及组织的需求，泛微文书定-档案管理系统提出了业务、档案一体化方案，实现“票据”、“单据”、“凭证”、“账簿”、“报表”等全量会计资料的应归尽归和全生命周期闭环管理，包括电子会计资料形成、收集、整理、归档和电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等。

灵活集成其他业务系统，自动采集散落在前端信息化系统内的会计类资料，经过质检、编目等多个作业环节之后，实现全量会计资料的最终归档，无需打印，为组织降本增效。

电子会计档案将为组织：减少80%纸张耗用；减少90%以上的凭证匹配、装订工作；节约库房60%面积及80%的硬件设施投入……

方案看点

全生命周期的电子会计档案

01.电子会计资料形成

覆盖多种业务场景

泛微通过集成能力+流程引擎+低代码平台，让各类业务中产生的会计资料统一管理。

报销场景下，从报销系统、银企直连系统、财务核算系统等多套业务系统中抽取记账凭证、与该凭证相关的报销单、数电票原件、银行回单等会计资料的电子文件、元数据和结构化数据，进行统一打包归档，并在电子会计档案系统根据其关联关系进行自动化关联和成册。

采购业务中，泛微智能从采购管理系统、财务应付系统、资金系统、核算系统等多套系统中抽取记账凭证、相关采购合同和采购订单、采购发票、银行回单等会计资料的电子文件、元数据及结构化数据，进行统一打包归档。

销售业务中，相关的销售订单、销售出库单、销售发票，与财务会计相关的记账凭证、银行回单、总分账、明细账等都可以全量归档进入电子会计档案系统。

02.电子会计资料收集

自动化采集

1、采集自动化

泛微文书定协助组织，参照《会计档案管理办法》第六条中划定企业会计资料归档范围，确认各类会计资料的来源系统，圈定会计档案系统采集会计资料的来源。

基于会计档案的归档范围、保管期限及相关的元数据策略，文书定通过无缝集成OA、会计核算系统、银企互联系统、供应链管理系统等前端业务系统，实现业务端产生的全部业务档案数据自动化采集、全量归档。

文书定档案系统根据会计资料间的关联关系，进行自动组件、立卷成册、装盒上架，实现会计档案的应归尽归。

2、归档转化方式多维度

泛微文书定为不同类型、不同形态的会计资料提供差异化的处理原则。

企业内部业务系统产生的“原生电子”记账凭证、会计账簿、会计报告、各类业务单据等，通过“生成板式文件”归档。

企业外部接收的电子会计资料，比如电子增值税普通发票、电子银行回单等，通过“传递原板式文件”归档。

企业从外部接收的“原生纸质化的”原始凭证，比如纸质增值税专用发票、纸质出货单等，在前端业务处理流程中实现“拍照或扫描进行纸质原始凭证电子化”后归档。

3、会计资料元数据管理

元数据中描述了档案的内容、结构、背景及其整个管理过程。

泛微文书定与前端业务系统无缝集成，通过接口同时实现元数据的自动捕捉、自动著录。例如，自动捕捉记账凭证元数据项，凭证字、凭证号、科目、会计属期等。

4、会计资料预归档

每一个归档的会计资料都是电子原文+元数据的组合，文书定提供预归档平台进行接收；通过标准化的接口，对接前端会计核算系统、报销系统等多个业务系统，实现不同类型会计资料的前置化收集。

预归档库可以预设“记账凭证”“单据”“发票”“银行回单”等会计资料间的关联匹配规则，由系统完成自动关联、自动组件，快速生成合规的、待整理档案。

支持电子会计资料批量组件和合并组件，组件后正式推送“档案接收库”进行归档作业流程。

03.电子会计资料整理

智能关联、立卷成册

1、智能关联，自动成册

泛微文书定内置了自动化“匹配规则引擎”，将从前端业务系统接收的电子会计资料按照业务流转规则及有机关联关系，实现在档案系统内智能关联，自动成册。

2、会计业务逻辑关系完整保存

泛微文书定可以帮助组织实现记账凭证到原始凭证的“一页式调阅”、“层层穿透”。

可以通过一张记账凭证，一键联查与该凭证具有强关联关系的单据、发票、附件等原始资料。实现了财务与业务逻辑完整可追溯，还原真实业务全貌。

04.电子会计资料归档

四性检测、防伪防篡改

泛微文书定满足国家政策标准，对移交进入电子会计档案系统的会计资料进行“真实性、完整性、可用性、安全性检测”，检测完成后会自动生成检测报告，反馈质检结果，同时检测报告也支持下载和打印。

归档的过程中，自动设定相关权限以及电子会计档案的重要性、保管时间等。与电子签名技术融合，所有这些财务电子会计档案都实现防篡改、可验证。

05.电子会计档案利用管理

纸电一体、全生命周期

1、档案检索

海量档案数据的3秒检索。可以通过全文检索、条件检索等方式进行跨全宗、跨门类、跨条目检索，快速定位目标档案，并且可进行二次筛选。

2、档案借阅

实现申请、审批、赋权/出库、收权全流程管控。在线预览及下载的档案支持动态水印加注，防止档案内容外泄。同时系统能够按照借阅期限，对借阅查看的电子档案进行自动赋权与自动收权。

3、档案鉴定

泛微文书定通过流程，建立电子会计档案的鉴定机制：为超过“保密期限”的会计档案提供开放鉴定服务，为超过“保管期限”的会计档案，提供价值鉴定服务。

4、库房管理

针对少量纸质保管的会计档案，泛微文书定帮助组织实现纸质档案与电子档案同步管理。

首先，档案系统提供“可视化、虚拟电子库房”，电子库房内可以维护“库房-区域-密级架-档案盒”的物理位置、面积、容量、编号等信息；并提供档案盒条码、档案盒封面、备考表、盒脊背等报表样式的自定义配置及打印服务。

其次，运用条码技术，以码定位。密集架、档案盒等支持批量生成条形码、批量打印。通过扫码枪或手机端即可扫描“条形码”完成具有“纸质实体”档案的装盒、上架、入库，并线上记录纸质档案物理位置存址。

最后，实现线上电子版完整管理、线下纸质版少量留存备查，兼容企业单双套档案管理模式，将电子档案与纸质档案同步管理。

5、档案数据驾驶舱

档案系统提供多维度的智能动态数据看板、数据报表，用于展示系统内档案管理全貌。

对档案接收、管理、利用、保存等情况进行全方位数据统计，便于档案管理员实时、全面掌握档案系统当前的使用状况。

6、电子辅助审计

档案系统可以协助或辅助企业进行便捷的“电子审计”。

档案系统可以为审计人员开通预制账号，通过档案借阅或可控查看权限，系统可以提供完整且具有业务逻辑关系的、用于审计的记账凭证、原始凭证、会计账簿及财务报告等电子会计档案，满足在线审计时“审计抽凭”场景需求。

价值总结

满足合规风控要求，规避风险：满足了档案管理国家标准、会计档案管理行业标准及规范要求，助力企业合法合规开展电子会计档案管理。满足全电票、数电票等电子会计凭证归档，减少管理风险。

满足档案长期保管及防篡改要求：通过数据备份、容灾技术以及扩展存储技术，让数据长久有效效存储。利用电子签名技术实现防篡改，对接第三方公证处进行存证，形成完整证据链，包括全数据存证、文件真实性存证等。

档案数据资产共享：3秒搜索到所需的电子会计档案，针对不同档案使用人员，量身定制查询、借阅需求，全面提升档案共享效率和利用便捷性，让组织数据资产发挥出价值。

为组织降低管理和人力成本：降低耗材及存储成本，节能环保；减少档案保管的硬件设备支出；减少重复机械化的工作，释放人力。