香港公司条例规定,香港有限公司必须有一名香港法定秘书,该法定秘书必须由香港本地自然人或法人担任,负责对接政府相关部门,协助企业进行年审,审计、报税等公司维护事项。
香港公司秘书是法定职位,其职务包括向公司注册处申报有关公司的结构、任何主要人事的变动;亦需为董事局拟备公司的会议议程、筹备周年股东大会及对相关的法定条例提供专业咨询。
香港公司秘书的主要职责作用如下:
1、建立存档香港公司递交至香港相关政府部门的文件档案;
2、建立并且完善香港公司有关股份买卖和持股情况的登记档案和程序;
3、办理香港公司的相关维护事项,如公司年审事项等;
香港公司的年审事项是需要至香港公司注册处以及香港税务局办理相关事项,包括:
(1)填写完整周年申报表NAR1表格并递交至香港公司注册处,申报公司相关信息
(2)至香港税务局续期换领新一年度的商业登记证。
4、安排和参加董事/股东会议,准备和维护公司的法定会议记录;
5、代香港公司保持与政府之间的联络、并且处理政府往来信件;
6、协助香港公司起草、审阅及修改相关报告(包括中期报告及年度报告),并就相应问题提供咨询意见和协助(不含财务报告);
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