采购中最常见的5个问题及解决方法

由采购引发的问题可能是代价昂贵的。员工可能会重复下订单，库存可能会损坏，而供应商可能会错过最后期限。为了减少和缓解你的企业今后出现采购问题，本文列出了5个最常见的问题，以及如何避免它们的发生。

1. 误购重复或多余的物品
据研究调查，企业收到的发票中高达8.5%是重复的。
如果没有一个有效的采购审批工作流程，员工可能会为已经购买的产品或服务付款，或者他们可能会订购超过他们需要的东西。当这种情况发生时，为了追回这笔钱，会浪费大量的时间和精力。
如何解决：
为了避免这些错误，请采用一种需要多人审批的采购协议。
你还应该在你的电子采购软件中设置审批顺序，以便更好地了解和洞察采购流程。先进的采购管理软件8Manage SRM支持按部门、费用等级等设置审批流程，自动校验采购预算并审核。你可以跟踪现有的支出或预算使用，更明智地采购，减少浪费。
如果你已经进行了一次重复采购，你可以通过立即联系供应商来纠正这一错误。如果你与相关的供应商有良好的关系，这通常会更有效。
2. 员工不从首选或认可的供应商处采购
这在大型和快速发展的企业中很常见，因为它们没有一个集中的供应商信息数据库。
没有集中的数据库，员工会从任意供应商那里购买，这样可能会花费更多，并可能危及与现有的已审批供应商的关系。
从已审批的供应商处采购可以通过多种方式帮助企业。企业可以与他们的供应商建立关系，因此可以向长期合作的供应商提出更多要求。已审批的供应商更有可能满足企业的需求，提供更好的条款和价格，并在长期内成为重要的合作伙伴。
如何解决：
为了防止这种情况，使用一个集中的、易于访问的供应商管理目录。8Manage SRM的供应商目录可见且易于访问，允许统一采购，帮助你节省时间和谈判能力。
3. 采购超出预算（没有人意识到这一点）
如果你的采购交易一直超出企业的支出预算，那可能不是因为乱花钱。预算的剩余情况与员工看到的内容之间可能存在沟通和可见性差距。
当员工看不到包含已批准（但尚未采购或支付）订单的实时预算时，他们可能会进行不必要的采购。
如何解决：
通过使用采购管理软件，让你的团队对预算有实时的可见性，并使企业的支出得到控制。这将使你的团队能够看到已支付的项目、已采购的、已批准的和待定的支出请求，以及这些项目将如何影响预算。
4. 欺诈性的交易
欺诈可能是由员工单独或与外部人员联合进行的。例如，员工可能在要采购的物品上标高价格，或制造假发票。他们甚至可能从供应商那里收取回扣，或将合同授予空壳公司。
无论欺诈采取何种形式，你都需要迅速阻止它，以防止对企业利润产生严重影响。
如何解决：
训练员工在采购过程中发现并指出危险信号。例如，收到同一物品的几张发票或采购订单中包括价格高于市场价格的物品，可能表明有问题。
使用三方匹配来验证付款并确保发票有效。在支付任何款项之前，确保供应商的发票与采购订单和交易的收据相符。
使用集中的8Manage SRM采购管理系统实现采购自动化。有了各个层面的检查，员工会发现更难利用漏洞谋取私利。 在欺诈行为确实发生的情况下，可以帮助你追踪欺诈性交易并采取行动。
5. 供应商表现不佳
即使价格合适，供应商也可能无法按时交付或交付不合标准的库存。几次延迟发货可能意味着生产暂停，这将使你的客户感到不满意。使用劣质商品会降低你制造的产品或提供的服务的质量。无论哪种方式，与表现不佳的供应商合作对企业来说都不是好事。
如何解决：
使用该采购管理软件的供应商管理功能定期审查供应商的绩效指标，如及时性、完整性、质量等。如果供应商不符合你的标准，可能是时候考虑更换新的供应商了。
使用8Manage SRM解决采购问题
无论多么小心，采购问题都会出现。做好应对意外的准备，尽可能地减轻与采购问题相关的风险。
想要更主动、更能预测采购，其中一种有效方法是使用采购管理软件。它可定制的审批能帮助你防止重复采购、检测欺诈并防止异常支出。借助采购管理软件的供应商和目录管理功能，你可以通过单一视图查看供应商绩效并存储重要的供应商信息。实时可定制的预算可确保你随时跟踪支出，在需要时调整预测。