对于在办理退休时档案存在的问题，我是亲身经历过的。由档案带来的问题，对于参保人自身的权益将产生比较大的影响。所以档案问题，放在平时看似是小事，但对于退休时的作用来说，就是大事，而且是非常大的事情。
办理退休手续时，档案之所以重要，主要是档案涉及到个连续工龄的认定，工作年限的认定，工作年限是以前为国家做贡献的象征，也是决定自己养老金高低的重要依据，档案出问题，档案资料不全面或是出现缺失，将给自己利益带来一定的损失。
对于现在的在职人员来讲，由于各个单位都比较重视职工个人人事档案的建设和完善，每年组织人事部门都要组织专人对职工个人人事档案进行核查，有问题的都会及时通知职工，由职工和单位共同想办法弥补，有缺项的都会想办法查找，补齐，所以在职职工退休，档案有问题，用人单位肯定是要负责的，而且用人单位也会积极协助职工本人解决个人档案存在的问题，积极协调社保部门帮助解决。
档案最容易出问题的主要是两类人员。
一是过去在国有企业工作的职工，或是下岗失业人员。由于他们下岗失业之前，原单位还存在，但后来有的单位破产了，有的单位改制了，档案不知道放到哪里了。负责任一点的单位，会将个人人事档案移交到当地人社部门档案中心进行管理，但由于长期缺乏对个人档案进行整理，核查，导致档案资料不全，不完善的地方非常多；不负责任的单位，树倒猢狲散，职工个人档案不知去向，导致很多职工由于找不到个人档案，个人利益受到非常大的影响。
二是部分从机关事业单位或是国有企业离职的人员。由于在离职时不重视自己的个人档案，或是用人单位在职工离职时，也没有提醒要将自己的个人档案转走，导致在办理退休时找不到个人档案，或是个人档案不完整。有的职工由于是在异地办理退休，由于各地对于工龄的认定方式不统一，对政策的理解不同，同样会导致职工在办理退休时利益受到损害。
凡是下岗失业人员、以前从机关事业单位、国有企业离职的人员，在办理退休时，除了实际缴费年限比较好认定以外，凡是有视同缴费年限的，都必须要依靠个人人事档案才能认定自己的视同缴费年限。但由于个人档案不完善，或是有问题，无法认定自己的视同缴费年限。
在办理退休时，社保部门只负责个人提供人事档案，对视同缴费年限进行审核，不负责帮助退休人员查找个人档案，完善个人人事档案。查找和补充个人人事档案的事情，就只能自己来承担，能找到相关的资料，视同缴费年限就能认定，找不到相关的资料，个人视同缴费年限就无法认定，有时真的可以用叫天不应叫地地不灵来形容。
视同缴费年限的认定是一个历史遗留问题，是改革过程中出现的新问题，新问题的解决要用改革的思维来解决。作为社保部门要多为职工着想，要从维护职工合法权益的思路帮助职工想办法解决问题，决不能把问题全部推给职工；作为职工当个人档案出问题以后，要积极向社保部门咨询，从什么渠道去找资料，需要找哪些资料，什么样的资料才能被认定，被采用。只有弄清了这些问题，才不会去做无用功。
综上所述，办理退休时职工个人档案存在的问题，用人单位是要负责的，这种负责的举措就是积极完善职工的个人档案，帮助协调办理退休时和社保部门的关系，提前做好职工视同缴费年限的初步认定工作；对于下岗失业人员，辞职离职的的职工，原来的用人单位还存在的，也有义务帮助原来的职工解决档案遗留问题；找不到负责单位的，个人要通过查找原来单位的档案，通过原来单位的主管部门来帮助解决问题。
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