公益慈善往前跑，档案资料要管好

“不需要它时看不出来有什么用，需要时就万分重要。”对于很多公益组织来说，档案就扮演着这样的角色。

包括基金会在内的公益慈善组织在解决社会问题、推动社会发展的过程中，创造了丰富多样的行动记录，这都是公益慈善珍贵的档案，它们是行业历史中至关重要的集体记忆。档案的保存和管理成为公益慈善组织重要而艰巨的任务之一。然而，由专业知识、技能、资金、物理空间等多种因素，公益慈善档案的保存面临着巨大的挑战。

据统计，在英格兰和威尔士大约有35万个注册的慈善机构，747家慈善机构的年收入超过1000万英镑，占484亿英镑年度慈善收入总额的53%。

慈善机构经常在涉及政治、文化和社会利益的领域展开工作，包括债务和贫困、饥荒、战争、环境、人类和动物权利，到教育、卫生、社会关怀、宗教和艺术。他们引进或参与技术和社会创新，有时成功，有时失败，但往往具有重大意义和历史意义。因此，慈善机构的档案是历史学家和学者的丰富资源，同时为慈善机构本身提供了对自己和其他组织的过去的有益了解。

慈善组织的档案管理对于行业、国家等方面都具有重要意义。慈善档案管理对于提高业界对档案及档案管理的重要性及商业价值的认识，并在业界推广最佳实务标准具有引导意义。

通过档案管理能够提高业界整体意识，并为慈善部门建立相关系统和服务提供建议，推动整体行业发展。同时，慈善档案作为国家发展历史和国家遗产的重要组成部分，对其进行保存和管理有利于公众了解国家历史，保护国家珍贵遗产。

通过慈善档案管理，可以有效的将慈善机构和志愿组织、政府、档案馆、遗产和学术利益相关聚集在一起，建立伙伴关系，保护、探索、研究并向国家揭示慈善领域的文化、历史和社会价值，为社会服务。

因此，慈善档案管理已成为慈善机构的重要工作内容之一。

*英国皇家志愿服务会（Royal Voluntary Service）撰写的CHARITY ARCHIVES IN THE 21ST CENTURY报告封面，展示了档案堆放的杂乱一角。

然而，目前慈善机构的档案管理状态不容乐观。20世界90年代，志愿行动历史学会（The Voluntary Action History Society）对大型的志愿组织进行了一项调查，揭示了慈善机构在保存档案和向研究人员提供材料方面面临的广泛问题。

1997年志愿行动历史学会与北伦敦大学合作，试图建立“国家社会行动档案”，但该计划最终未能实现。在过去，主要是由志愿行动历史协会和慈善档案工作者小组（The Charity Archivist and Records Managers Group）这样的独立志愿机构来尽其所能帮助维护慈善行业档案的事业，并试图做出改变，但这一任务由于缺乏档案和更重要的资源而变得困难。

为了引起人们对慈善档案管理的关注，各个机构做出了许多的尝试，但所有的尝试都接近失败。为了改变慈善档案管理的现状，许多学者对于对部分慈善机构进行研究，从多个方面总结了当前行业面临的挑战，为各机构的工作提供理论支持。

收入和工作人员

表1：10家参与调查的慈善机构的收入及人员配备数据

通过上表对10家慈善机构的收入和人员配备的数据的分析，不难看出慈善行业的巨大的多样性。不同机构的收入、人员规模有着很大的差异，这也会直接影响到各机构对于项目的资金和人员支出水平。

表2：10家参与调查的慈善机构的支出情况

表3：10家参与调查的慈善机构在档案管理方面的支出占比

表2和表3展示了10家慈善机构的支出情况以及它们用于提供档案服务的支出占其收入的百分比，从中可以得出大多数机构将不到收入的0.25%用于档案的保留以及获取和维护档案的服务。

此外，通过研究发现在许多机构中，档案由名义上负责收集资料的非合格员工负责，例如行政总裁的私人助理。虽然这些人在大多数情况下尽了最大的努力，但是他们缺乏专业的档案管理知识和技能，这会导致管理不善，甚至对馆藏造成物质上的损害。

在部分慈善机构中档案也会由志愿者进行管理。从许多较大的组织都有相当数量的志愿者帮助机构从事慈善工作，包括在档案管理工作中不同程度的参与。

表4：10家参与调查的慈善机构中志愿者每年的工作时间

表4展示了10家慈善机构工作的志愿者数量以及他们每年的工作时间，可以看出一些慈善机构在很大程度上依赖于少数志愿者的技能，因此他们的技能和能力在决定他们对项目的价值方面扮演着重要的角色。

此外，依赖志愿者产生的另一个问题是当他们离开后的工作如何处理。虽然为一些慈善机构招募有技能的志愿者似乎不是太大的问题，但是为其他机构保留和替换有技能的志愿者则是一个重大问题。

资金

虽然慈善档案管理的大部分资金来自慈善机构本身，但来自外部资助者的资金也越来越多，包括遗产彩票基金、国家编录资助计划等。

然而事实证明，由于各种原因，许多慈善机构很难获得这笔资助资金。其中最主要的原因之一是没有足够的时间和支持来撰写申请。由于机构的工作人员数量较少而日常工作繁多，没有专职的档案管理员可以进行申请撰写的工作。而获得外部资助资金的机构也将资助用于项目工作、编目、保存和推广工作，而不是用于藏品和档案的核心运营成本，这意味着慈善机构很难有系统的、有战略的开发馆藏。

馆藏内容

慈善档案和藏品的范围和内容决定了保存它们所需的资源水平。一些慈善机构将部分或全部藏品交给第三方保管，因为办公室缩小了规模以节省工作场地成本。

慈善机构所拥有的收藏是多样化的，不仅包括广泛的纸质收藏中的文件，如会议记录、组织出版物等，还包括大量的信件和报告、日记簿、海报、案件档案等，以及一些体积较大的物品，例如大量的纺织品和服装。

在进行保护工作时，藏品的体积会增加，这将导致慈善机构的工作场所需求增加，成本提升。

存储和环境

慈善机构用于维护档案的资源及其有限，因此没有一个拥有藏品的慈善机构能够提供符合国家要求的存储空间和环境条件。为了保证档案的完整度，慈善机构不得不为其提供适宜的存储环境，而这将耗费大量的资金和人力。

此外，一些慈善机构遇到了每日温度波动的问题，因为他们存放档案的办公楼里的空调由于档案保存需要达到较低的温度而在晚上被关闭，这引起了工作人员的不满。除了环境条件之外，其他问题还包括火灾风险和防火性能，尤其是在多人居住和劣质建筑中。为了考虑这些因素，慈善机构不得不花费高昂的租金寻找合适的场地。

记录管理和数字记录

档案里包含了关于每个组织的历史及其工作领域独特的材料，但是通过研究发现，参与研究的十家慈善机构中只有一家机构拥有档案记录管理项目，以一种结构化的方式将新材料纳入档案管理中。大多数机构都只能通过来自组织外部的捐赠来积累材料。

而档案管理项目也遇到了一些问题，因为有太多的材料需要转移，刚刚开始整理的资料是一项巨大的工程，他们几乎没有被普遍销毁的可能性，每一个系列都包含了有价值的材料。这将给慈善机构增加巨大的工作量。

数字材料的转移和保留也是慈善机构面临的挑战之一。大多数慈善机构甚至还无法开始解决数字档案的保存问题，因为他们认为“这是未来在他们将实体档案馆整理完成后要面对的问题”。

一家慈善机构在进行管理数字档案的工作，但由于在建立系统时没有与档案馆进行协商，这些记录无法转移到档案馆内。数字化过程本身也产生了一个问题。通常数字档案的规模庞大，如果将产生的大规模信息存储在慈善机构的第三方服务器上，这将会是一笔很大的支出。

使用和访问

机构的实用性是任何专业收藏的关键。收藏机构使用任何收藏品的水平在大多数情况下与该机构对其赋予的价值有直接关系。从对十家慈善机构所接获的查询总数中可以看出，在有访问权限的情况下，查询的用户更多的是外部用户而不是机构内部用户。如果说机构的实用性是慈善机构档案成功保存的一个重要因素，那么不使用自己的收藏档案是机构不重视它们的一个原因。

与此同时，访问权限也对慈善机构进行档案收藏产生了限制。大部分机构都至少提供了一些访问档案的权限，但是提供现场访问档案的权限受到了严重的限制。慈善机构无法在没有预约的情况下提供访问权限，而公共档案中可用的那些记录需要获得慈善机构的许可才能查看，原因是因为慈善机构无法为到访的读者提供合适的空间。

档案编目

在获取档案后，在这些档案中找到材料和有效地使用整个档案的能力是有限的。部分慈善机构已经开始创建ISAD-G标准目录，并在不同范围内进行了展示。经有专门的工作人员负责一些编目项目，但由于档案的规模庞大，项目进展缓慢。

一家慈善机构花了18个月的时间创建了17000个目录条目，但这仍然只占其档案的大约5%。且这种编目项目均是独立的项目，除非能找到额外的资金，否则无法完成全部档案的编目。

由此可见，慈善机构在进行对档案的保留和管理过程中面临着巨大的挑战。为了提升慈善行业对于档案管理的意识和行动力，许多慈善机构已经开始进行新的尝试，同时部分专家学者也对档案管理的发展提出了建议。

对档案管理的几点建议

01 建立慈善行业档案管理的统一标准

行业内对于档案管理和保留的意识提高有利于这种意识在大众之间的传播和推广。因此要创建、培养和维持慈善机构记录管理档案的统一的专业标准，开发和推广关于记录管理和档案时间的商业需求的公开信息，并将其纳入问责和检查流程，推动工作的规范化实行。

02 拓宽慈善档案的获取渠道

宣传慈善机构档案管理的重要性的方法之一是让公众更多的了解慈善档案的重要性，因此资源的数量要满足公众的需求。拓宽慈善档案的获取渠道，确保为档案提供足够的资源以进行编目，并向公众开放，让公众有更多的机会了解档案。同时开发创新项目，鼓励多元社区和普通公众参与和融入慈善档案的使用和互动。此外，可以为档案、档案管理、慈善、学术和公共部门安排会议、研讨会、政策辩论等活动，推动各业界及各方面工作的进展。

03 确保慈善机构拥有长期生存能力

慈善机构进行档案保存和管理需要大量的资金支持，因此要确保慈善机构能从母机构和外部来源吸引有效和可持续的资金。可以鼓励慈善机构的档案管理项目参与战略档案、博物馆和图书馆机构以及遗产资助提供者组织或资助的战略项目，并与国家档案馆和国家委员会发展合作伙伴关系，以获取多渠道的捐赠资金及赞助，为档案管理提供足够的资金支持。

04 为慈善机构提供持续的指导

慈善机构内缺乏具备档案管理专业知识的人员，因此需要得到专业的指导。慈善委员会、志愿组织国家委员会和其他组织可以为慈善机构创建具体的档案和记录管理指南，涉及记录的处理和找到合适的存储库、信息审计、记录的保留、评估、存储、访问以及《数据保护法》和其他立法的影响。同时开发并发布行业内成功的档案和记录管理案例研究，为慈善机构提供案例参考。

慈善机构内部可以邀请专业人员前来进行信息交换、非正式咨询以及对感兴趣的问题提供指导的活动，以此提高工作人员的专业技能和素质。

另外，支持专业机构之间的联络，如国家咨询服务和英国记录协会，以确保可以高效的进行信息互通及专业建议。

05 做好风险档案保障工作

为了全面的记录和保存档案，要确保帮助慈善机构降低档案保存风险。为任何需要帮助的组织或个人提供“联络点”， 能够评估每个个案的性质和状态，并提供适当的建议和选择，以确保重要记录不会因为专业机构的缺乏行动而丢失或销毁。考虑到档案中包含部分数字档案，所以慈善机构要确保拥有潜在的储存库，特别是风险收集的储存库，以确保未来的保存和获取仍能得到保证，即使原始组织已不存在。

归根结底，慈善机构的档案管理工作的最佳状态必须是保持自己的收藏，保持足够好的状态，使它们在机构中发挥作用，使它们受益于组织所能提供的丰富环境，并希望它们继续作为活的档案被添加到其中。尽管在工作过程中面临着许多的问题和挑战，但是凭借机构自身的能力提升以及行业和国家提供的支持与指导，慈善档案管理的工作将进一步规范化，让更多的慈善档案得以保存和使用。

转载自长青文献图书馆

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