职场写作：申请书、请示和报告的写作技巧

申请书、请示和报告都属于上行文，都有着一定的结构和特点，在写作方法上也比较类似。

一、写作要点

申请书、请示和报告的写作格式基本相同，都包括标题、称呼、开关、正文、结尾和落款等。

1.标题

申请书、请示、报告的标题一般由事由和文种构成。申请（请示、报告）事项应直接写入标题，如“关于××（事项）的申请（请示、报告）”。申请书还可直接用“××（事项）申请书”的标题格式。

在正式公文中，标题字体一般用方正小标宋体，在非正式场合有的也用黑体或者做加粗处理，以与正文区别开来。

正式的申请书（请示、报告），应使用文件红头或单位函头纸打印，标题下方应编发文件号，以示郑重。

2.称呼

称呼应严谨规范，写在标题下方，正文上方，顶格书写。

申请书（请示、报告）的主送对象是上级单位（部门），称呼应写上级单位（部门）的全称，全称过长时可写规范性简称。主送对象是个人时，应写“尊敬的XX（领导）”。

3.开头

开头可以平铺直叙，直接进入正文，如“为了更好地……现就……提出如下申请（请示如下）”“根据……现就……事项报告如下”。

4.正文

申请书、请示、报告正文各有侧重点。

申请书正文，重在写明申请事项的理由和依据，篇幅不宜太长，写作的关键在于申请事项明确、理由充分、依据充足。

请示的正文，重在写明请示的缘由和请示事项，请示缘由要简单明了，具有说服力；请示事项要具体明确，不易产生歧义。

报告的正文，重在陈述工作情况，其主体部分应分层次、分段落，有时会使用二级标题甚至是三级标题。正文应有主次、分轻重，篇幅可长可短。正文内容根据工作的重要程度进行排序，主要工作、重点内容放在前面，重点写，不太重要的工作放在后面，可以简单写或者略写。

5.结尾和落款

申请书、请示、报告的结尾，根据正文内容，可以使用“特此申请，望批准”“特此请示，盼复”“特此报告”等表述方式。

申请书、请示需要上级回复，在末尾应留下联系人信息（姓名、部门、职务等）及联系方式（手机、座机、传真、电子邮箱等）。

以单位名义提交的申请书（请示、报告），署名应为单位全名或规范简称，一般还应加盖公章。

以个人名义提交的申请书（请示、报告），署名应为个人全名，一般还应手写签名。

署名下方应注明成文日期。

6.附件

申请书可以使用附件，有的在正文中因篇幅限制说不清楚的地方，也可以用附件的形式一起呈上，如相关的计划、方案、清单等。

请示相对简单，一般不用附件，但有的请示也需要附件，比如一些需要上级部门确定方案的请示，要附上相关的方案。

报告在特殊情况下也可以使用附件，如附上图表、数据等材料，作为正文的补充。

7.送达

申请书、请示、报告的送达工作相当重要，应慎重对待。

呈报给上级的申请书、请示和报告，大部分都有时限要求，因此要注意跟进送达时间。文件送达后，应和接收方或联系人确认对方是否收到文件，并着重提示对方关注相关事项，如内容的重要性、应报送的领导、回复时间要求等。

8.语言风格

申请书（请示、报告）的遣词造句应当规范、严谨、平实，能体现出申请（请示、报告）人谦恭、平和、恳切的态度。千万不要虚头巴脑、花里胡哨。

二、注意事项

写申请书和请示，应避免使用命令式、指令式的词句。语言要真诚，真实，真切，不能言过其实、弄虚作假、混淆视听，影响上级单位（部门）的决策和判断。

申请书和请示不能一文提出多个申请（请示）事项，应一事一文。不能多头申请（请示），应遵循“谁主管、谁负责”的原则，将申请书（请示）呈送给一个上级单位（部门）。不能“先斩后奏”，事后再提交申请书和请示。

写报告要有主有次，不要面面俱到、事无巨细、主次不分。报告内容要经过提炼，有一定的总结性和概括性，不能记流水账。

报告不能夹带申请（请示）事项，不能要求上级作出指示或回复，在报告中不能出现“妥否，请指示”“当否，请回复”等错误表达。

在工作中，经常会出现“××的统计报告”“××的调查报告”“××的审计报告”，这都属于错误的文种表述，“××的”后面只能接“报告”两个字。