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目标已偏离!!这个项目还有得救吗?

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在项目管理过程中,项目总是做到一半发现与实际目标有所偏离,或无法在规定时间内达成目标,这是目标不明确或执行过程中失误等原因造成的吗?总结来说,是前期项目目标制定的不合理造成(都有可能执行偏离或者目标定的不合理),目标的制定应遵循SMART原则,是目标全面高效达成的前提。

1.项目目标制定不合理,应符合SMART原则

目标设立的SMART原则是由管理大师彼得·德鲁克在《管理实践》一书中提出,用于指导科学、合理的制定目标计划。有五大基本原则:Specific具体的、Measurable可衡量的、Attainable可实现的、Relevant相关的,、Time-based有时限的。(详见图1)

(图1:SMART原则)

1.1具体(Specific)——明确性

项目目标一定要清晰、明确,能用具体的语言说明要达到的行为标准,如果目标太大,可以将目标分解成多个小目标。很多项目不成功的原因,即因项目目标不明确或没将目标有效地传达给团队成员。

1.2可衡量(Measurable)——衡量性

项目指标可以量化或行为化,使目标考核具有一个统一的、标准的、清晰的、可度量的标尺。对于目标的可衡量性可以从:数量、质量、成本、时间、上级或客户的满意程度五个方面来进行。在目标的实现过程中,也需要对进度使用关键事件点来衡量目标的实现进度。

1.3可以达到 (Attainable)——可实现性

制定的目标通过努力可以实现,不能过低或过高,应该让团队成员一起参与目标,使团队目标和个人目标的实现趋于一致。

1.4相关的(Relevant)——相关性

项目目标的制定需从项目全局考虑,把握各阶段目标的相关性与工作任务的关联,起到互补的效益。

1.5有截止期限(Time-based)——时限性

项目目标的设置需要设定时限,如果没有时间限制,就无法跟进项目,项目的交付容易陷入无限延期的窘境中。根据工作任务的权重大小,制定项目的时间,定期检查项目的进度。

2.搭配科学的项目管理方法,保障目标实现

2.1进行团队目标和个人目标分解制定

项目目标在符合SMART原则的前提下,还需从团队目标和个人目标两个层次着手,分层级进行制定。两方管控,保障个人与团队目标的始终统一。

团队目标的制定,即给团队指引方向,将项目的总目标清晰的传达给团队成员,让成员对目标认可。团队目标明确后,项目经理可根据具体的工作任务,结合项目成员情况,进行目标分解,给每位成员形成个人目标。

目标的合理制定是达成的前提,还需通过全面的项目计划进行实施。复杂的项目计划制定以及跟进,依靠项目经理个人能力以及团队成员的日常进度汇报较困难,借助成熟的项目管理工具,带来的效果更好。

2.2易趋系统助力团队和个人目标达成

易趋系统为确保项目目标的达成,可以进行两级计划(即里程碑计划、WBS计划)的制定、实施、检查以及处理四个阶段的全部活动管理,可通过项目成员的工时填报、任务进度汇报全面跟踪。项目流程也符合SMART原则:有明确的目标、对阶段评审以及交付物检查衡量目标是否达成,各项目任务具有合理的依赖性以及确切的计划完成时间。

2.2.1里程碑计划保障团队目标达成

里程碑计划根据项目目标自上而下地进行阶段分解制定,通过对各阶段的评审,检验完成情况,保障项目目标始终保持正确的方向。系统支持项目进度的可视化管控,进行延误预警,便于项目经理以及团队成员明确团队目标的达成情况,并及时进行调整。 当出现变更, 进行计划调整后,新的基线会自动生成, 支持计划版本对比 ,确保项目保持良性发展的状态。(详见图2、3)

(图2:里程碑计划视图)

(图3:里程碑计划阶段评审视图)

2.2.2 WBS计划保障个人目标达成

项目经理作为项目的负责人,根据里程碑计划进行项目任务的拆分,制定WBS计划。将阶段任务拆分为一个个容易实现的任务,各个任务之间设置合理的依赖关系,符合相关性原则;确定每个任务的开始、结束时间,符合时限性原则;将任务分配给项目成员并指定唯一负责人,形成个人目标。且可对项目任务关键交付物进行评审,衡量目标是否达成,保障个人目标达标。(详见图4、5)

(图4:WBS计划视图)

(图5:WBS计划交付物评审视图)

2.2.3 任务进度和工时闭环反馈控制,保障目标执行无偏差

项目经理进行计划的制定下达后,项目成员要及时进行任务的进度反馈,便于项目经理对项目管控,形成闭环管理。在易趋系统上,项目成员接收到任务后,可对项目任务进行工时的填报,便于个人工作的计划安排以及后续的进度汇报。在工时填报后领导即时收到并进行审批,项目成员在我的任务列表查看各项任务的详细情况,可实时拖动滑块进行进度的汇报。项目经理通过成员的工时填报及进度汇报反馈,实时掌握项目的进度,保障项目目标的执行无偏差。(详见图6、7)

(图6:个人工时填报视图)

(图7:个人任务列表视图)

总结

目标管理即指围绕目标和实现目标而开展的一系列项目管理活动。而目标制定符合SMART原则是目标达成的必要前提条件;将目标分解成团队目标以及个人目标进行管理跟踪,是目标达成的具体措施;基于目标的项目管理解决方案,借助项目管理工具帮助目标落地、是目标达成的有效利器。

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