当心，你的公司规章制度可能只是一纸空文！

丨前言

严某于2011年入职永乐公司，于2013年10月至2014年6月期间在永乐公司中山公园店担任配件超市主任。双方签订的劳动合同约定乙方(严某)认可并承诺遵守甲方(永乐公司)的规章制度，甲方通过互联网、公司OA办公系统、邮件、纸质版等但不限于以上形式，向乙方公示甲方的公司规章制度，均视为有效。

2015年7月，永乐公司经调查，核实了严某在中山公园店担任配件超市主任期间私自收受了配件厂商给付的促销费。2015年7月14日，永乐公司按照公司《奖惩条例细则》的规定解除双方的劳动合同。

严某随时起诉要求永乐公司支付违法解除劳动合同赔偿金。

【争议焦点】

《奖惩条例细则》是否对严某具有约束效力？而严某也对《奖惩条例细则》提出了在民主程序、公示、制定主体三方面的异议。

【法院观点】

一、对于《奖惩条例细则》的制定主体是否合法，是否已经经过民主程序制定。

《劳动合同法》第四条第二款规定，用人单位在制定、修改或者决定涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。

本案中，永乐公司在2013年3月26日就《奖惩条例细则》、《考勤管理规定》等议题召开职工大会，在参会职工人数超过职工总数三分之二的情况下，讨论通过了上述规章制度，并于同月29日通过上海永乐行政[2013]第070号文件进行公告，正式公布执行。

依据公告内容以及工会委员会在发文公告上加盖印章的事实，表明包括《奖惩条例细则》在内的规章制度系在职工参与下讨论通过的，体现了法律强调职工民主参与制定用人单位规章制度的程序性要求。

二、对于案涉《奖惩条例细则》是否已经向严某明确告知。

首先，严某已在《奖惩条例细则》上进行了签名；

其次，永乐公司已通过上海永乐行政[2013]第070号文件正式公布了《奖惩条例细则》，且严某在《确认表》上进行了签名。

最后，结合双方劳动合同中约定严某可通过公司OA首页、员工自助平台等途径查阅、学习公司规章制度，进一步证明了严某已知晓上述规章制度。

综上，法院认为永乐公司的《奖惩条例细则》制定主体及程序均为合法，并进行了公示，也已向严某明确告知，依法对严某发生效力。严某的行为违反了《奖惩条例细则》第四章第七节第五条“营私舞弊、收受不正当钱财”的规定，对其要求永乐公司支付违法解除劳动合同赔偿金的主张不予支持。

【实务分析】

规章制度几乎是每个公司都会制定和实施的制度，而《劳动合同法》第四条第一款也规定：“用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。”

规章制度如此普遍，不少公司认为，规章制度只要由行政部门制定出来之后发给员工或挂在墙上，就生效并对所有员工产生约束力了。然而，《劳动合同法第四条》第二款至第四款规定：“用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。”

通过分析《劳动合同法第四条》第二款至第四款的内容，可以看出，公司的规章制度对员工产生约束力，需要满足以下三个条件：

第一，规章制度的制定应当经过民主程序，特别是直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当按照“职工代表大会或者全体职工讨论→提出方案和意见→与工会或者职工代表平等协商确定”的流程来制定。

由此可见，建立规章制度第一步是选举职工代表，现行的法律法规对职工代表的选举暂时没有规定，只要依照合理的方式进行即可。而规章制度的表决要求也暂时没有具体的法律规定，一般来说，应当取得三分之二以上多数人同意并通过。

另外，在实践中，经常出现一些公司制定规章制度的过程虽然已经经过民主程序，但由于未保留任何书面记录作证据，导致在劳动争议纠纷中处于不利地位，所以，保留相关履行民主程序的证据十分关键。

第二，规章制度的内容应当合法合理。合法是指规章制度的内容不能与现行的法律法规、社会公德等相违背，否则该规章制度将为无效。举个例子，薪酬保密制度为大多数公司都实施的一项制度，但是在司法实践中，不少法院认为薪酬保密制度与《劳动合同法》同工同酬的基本要求相违背，不能作为法院审理的依据。

合理是指规章制度的内容应当具有适当性和必要性，不得违背诚实信用及公序良俗等。工会或者劳动者认为规章制度不适当的，也有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。在实践中常见的不合理的规章制度如禁止女职工怀孕、禁止办公室恋情、限定上洗手间时间等等。

第三，规章制度应当进行公示或者告知劳动者。公示的方式可以是公告栏张贴、公司网站公布、会议宣传等。公示的目的是让所有劳动者都能知晓规章制度的内容，所以公示应当特别注意其告知效果。不过，对比公示，更好的方式是直接告知劳动者，告知方式有电子邮件通知、规章制度手册发放、规章制度培训等。

另外，由于公示或者告知劳动者是影响规章制度是否产生约束力的重要因素，所以公司在特别注意保留已公示或告知的书面证据，最好是有劳动者签名的书面证据。

总而言之，规章制度制定并非是单纯的文件编写，其在文字内容、制定程序及公示告知方面都必须符合《劳动合同法》第四条的规定，否则将不发生约束力，无异于一纸空文。