流程自动化机器人（RPA）在财务共享组织的应用探究

文/马晓辉 周志敏 王科

中铁二十局集团有限公司

建筑企业因行业特点提升财务管理困难较多，近年通过建立财务共享中心加强了财务管理，然而建筑企业财务共享中心建设仍处于起步阶段，不能适应企业快速发展的需求。通过行之有效的技术手段提高工作的效率和准确率、降低人力成本，成为财务共享中心及企业财务管理关注的重点。流程自动化机器人技术（RPA）的应用已被证实能够有效改进企业财务的组织方式、资源利用、工作流程和价值产出，可以有效促进企业财务管理能力的提升，成为企业财务转型和发展的稳固奠基。人机协作已成为共识，本文就此课题进行探究。

01

建筑企业财务共享中心建设现状

（一）建筑企业财务共享中心的设立背景

近年来，在国家基础设施建设政策的支持和推动下，建筑企业的业务不断扩展、规模不断扩大，子分公司遍布全国各省市及海外众多国家。施工企业在做大做强的过程中，财务管理的困难也逐步显现。

1．管理层级多，管理难度大

建筑企业板块众多，工程项目分布范围广、数量多、管理链条长，政令传递和信息反馈流程不畅，导致集团整体战略执行存在偏差，传统财务管理手段难以进行有效管控。

2．资源配置不佳，协同效果差

工程项目分散且环境复杂、管理跨度大，人员分散、素质参差不齐，资金分散且投入较大，致使集团总部对下级单位的监管形成弱化趋势，造成了困局：部分单位人员、资金、物资、设备等资源闲置浪费，部分单位又极度短缺，整体的平衡协调效果不佳。

3．“信息孤岛”问题凸显

由于业财系统间存在壁垒，主数据标准不统一，财务系统与业务系统难以实现互联互通，信息碎片化严重，存在重复上报、信息不对称、相互矛盾的问题。

可以明显看出，传统的企业财务管理运作模式已经不再满足当前形势下大中型企业发展壮大的市场需求，探索新的管理模式，成为建筑企业财务管理工作的重要课题。

财政部2013年12月发布的《企业会计信息化工作规范》以及2014年10月发布的《关于全面推进管理会计体系建设的指导意见》都已经明确指出“大型企业以及集团内部应逐步推动建立企业共享数据中心，用信息化的手段解决财务管理问题”，为建筑企业的财务管理问题提供了解决途径。

（二）建筑企业财务共享中心建设情况

在国家政策的积极引导下，大型建筑企业陆续建立起财务共享中心，对于强化财务基础管控、理顺内部管理链条、提高战略执行力起到了重要作用，初步改变了以往松散的管理状况。

1．提高会计信息质量

通过建立规范会计业务流程，统一会计核算处理办法、明确定期业务处理时限，规定期末业务关账时点，不断完善相关业务会计处理的标准化程度，提高会计信息质量，客观及时准确地反映所属单位的财务状况和企业经营成果。

2．提高财务管控水平

加强资金集中管理，通过集中开通网上银行，收缴网银U盾，确保资金先审批后支付，规避资金支付风险，强化资金统筹规划能力；加强商业银行沉淀资金集中管理，通过设立资金结算管理中心，盘活银行沉淀资金，降低财务费用，提升银行资金集中使用管理效率。通过财务共享平台植入业务标准、管控要点，同时辅以人工审核等手段，确保各项管理制度的落实，同时对业务审核过程中发现的问题，及时发送预警信息，督促各单位防范风险，强化风险管控能力。

3．实现业财融合

通过内部财务共享中心的建立，逐步实现与内部人力资源管理系统、合同管理等业务系统，外部银行支付系统、税务系统、工商系统等系统的互联互通，进而推动不同系统业务流程的相互融合，构筑多层面一体化平台，即初步实现数据的直接交互、流程的完整闭合，赋能财务部门全面掌握企业经济运行数据。

4．推动财务管理体系重构

通过企业财务共享数据中心的建设，促使财务人员从传统的会计基础核算业务工作中逐步解放出来，致力于提供业务数据执行、过程数据管理、经济运行数据分析、财务管理战略决策等业务内容，进而推动财务管理整体职能的重新规划，推动传统财务体系向新型财务体系转型，提升企业财务管理价值。

（三）目前建筑企业财务共享中心存在的问题

财务共享中心的建设在上述领域中发挥了重要作用，但由于建筑企业本身的复杂性、特殊性，以及信息化建设的步伐落后，财务共享中心在流程规范化、业务高效化、资源有效性、价值持续性上仍然存在不足，主要体现在如下方面。

1．工作效率提升缓慢

近年来随着科学技术的发展，信息化技术应用领域不断扩大，大数据、云技术、人工智能、区块链、物联网、5G等技术被广泛应用于各行各业，包括财务领域，但建筑企业的财务共享并没有将新兴的数字化技术与共享中心日常作业恰当结合，仍处于按照统一的规则进行集中人工处理的阶段，存在着大量重复性高的工作，如银企对账、开具发票、添加客商、税务申报等，完全依赖人工执行。这对共享中心本身的价值提升、激励财务人员的工作积极性以及推动职业发展前景的合理规划等，都存在不利的影响。

2．管控不够精细

由于建筑企业存在大量分散的业务场景，参与人员众多、流程的标准化程度不高，对于细节的管控相当乏力。尤其是项目数量快速增长期间，对于项目过程中财务相关的数据、工作流程、操作规范性、时效性的管理缺乏有效的着力点。这使得诸多流程仅能从总体层面上进行把控，而内在细节无法透视。以资金管理为例，大多数财务共享中心通过银行账户的余额与财务核算的余额进行比对以验证数据一致性的做法其实存在极大的风险，可能潜藏假账、舞弊等问题。但如果尝试深入账户明细，则人力的投入无疑将成倍增加。

3．数据资源利用不足

建筑企业在日常经营过程中会产生大量的经济管理数据，虽然这些数据可以通过财务共享中心系统进行初步的整合，但是难以从管理的各个关键环节出发，筛选提炼出帮助管理者进行决策的直接有效信息。借助财务系统中已有数据，大量通过人工操作收集统计数据、手动操作完成一些基础性的统计数据分析，不仅大大增加了企业财务人员的工作量，难以有效保证数据的应用质量，还使得已有数据很难完全转变为财务的真正资产，数据的应用价值难以得到充分体现。企业不能高效地正确使用大数据做出效益最大化的经济决策，就很难有效控制好企业发展壮大过程中可能出现的各种风险、支撑企业长远的经济可持续发展。

4．流程链条断点频现

财务共享中心在信息系统、操作流程、人员互动等诸多领域都存在与其他业务部门系统融合度不高的情况，流程连续性差，凭借人工关联系统、传递信息，一方面效率低下、实时性无法保证，另一方面会造成数据口径不一致、质量不高的问题。以单据审核为例，从费用管理制度的实施细则制定到单据审核标准的执行，大多企业都完全依赖财务共享中心审核人员的大量记忆和主观判断完成，效率和准确率都不尽如人意。

02

流程自动化机器人（RPA）应用现状

（一）机器人概念

本文所提及的“机器人”软件是一个在视觉感知、思维、效应等多方面基于模拟机器人的新型计算机自动应用程序，能够自动代替模拟机器人执行基于一定操作规则的各种具有一定重复性操作指令的应用程序，跨平台软件，跨应用平台，可多窗口实时地自动完成各种操作，按照规则明确的内置程序机械性地完成既定逻辑的指令而无须人工介入，一般称之为“流程自动化机器人”，也即RPA（Robotic Process Automation）。在充分结合各种智能化控制技术之后，机器人还能够同时配备获取室内外部环境动态信息的各种智能传感器，赋予其信息记忆分析能力、语言表达理解能力、图像识别分析能力、推断力和判断能力等多种人工智能，此时我们会称之为“认知自动化机器人”，也即RCA（Robotic Cognitive Automation），是RPA的2.0阶段。如今，机器人技术事实上已经迈入3.0阶段，即通过计算机应用程序关联外部的机械设备，实现物理世界和数字世界的联动，这使得机器人技术的应用范围进一步扩大。本文中，探索并成功实践的是1.0版本的RPA技术。

（二）自动化、智能化的广泛应用

随着科技的发展和进步，近年来流程自动化机器人以及其升级版的智能机器人被广泛应用于不同的企业管理场景。知名会计师事务所对企业高管的调查显示，市场对于自动化技术认可度极高，提高自动化技术是企业的战略要点之一。信息技术部门高频度地从事数据资源搜索与信息检索、数据图像映射和信息验证、错误数据分析与准确识别、有一定规律的非结构化信息数据收集整理和信息分析，财务部门频繁地登录、查询、复制、粘贴，业务人员持续的信息录入、分析人员周期性的数据整理与报告生成，乃至更高级的文字识别和分析、语义识别、语音撰写等，都有“机器人”的身影。

透过现象分析本质，是由于机器人技术具有实施便捷、效益明显、启发性强等多种特性，这使得“部署几个机器人”成为诸多企业、组织探索数字化转型的试水举措。当其与共享中心高度集中化、流程化和标准化作业相结合，则相得益彰，在业务实施的稳定性、高效性和连续性上发挥着巨大的作用。

03

机器人在财务共享场景下的价值分析

机器人本身具有实施便捷、部署方便、迁移灵活、复制性强的特点，在企业内部，尤其是流程较为集中、人力投入较为庞大的财务共享中心，有着极高的应用价值。

（一）提升效率

在规则明确的情况下，机器人能够取代人工完成高度重复、时间连续的机械性操作，出错率极低。这使得以机器人替代人工成为可能，并且由于机器人能够7×24小时无间断运行，在效率上能够得到可观的提升。实践证明，引入机器人的财务流程普遍能够得到80%以上的效率提升。

（二）强化管控

以超高的效率为基础，机器人能够完成有限人力几乎不可能完成的工作，这就使得管理的触角能够向下、向里、向底层延伸，去获取和探知各种风险萌发的态势。仍然以对账流程为例，在账目繁多、规则复杂的情况下，企业难以投入巨大的人力专注于收支数据的获取及核对。这一工作枯燥乏味、持续时间长，并且误差率高。通过自动化机器人，则能够实现连续的数据获取与核对，强化企业资金的风险管控力度。

（三）积累数据

财务共享中心往往有着繁多的信息系统，机器人能够解决系统之间由于历史原因等造成的信息孤岛问题。以机器人作为外部辅助力量，从各个不同的系统中批量、标准、高效地获取数据，为财务共享中心完成分析与报告提供了良好的数据来源。

（四）促进转型

自动化的引入往往是企业迈向数字化转型的试水动作，实践证明行之有效。财务共享中心大胆引入自动化机器人，能够快速看见成效，启发财务人员使用全新的思维方式看待业务问题，并积极寻找全新的解决方案，进而能够减轻新技术本身的不确定性带来的应用阻力，这是企业平稳推进转型时重要的保证。

04

机器人应用的实践探索

在财务管理共享模式下，财务共享中心可以作为实体企业财务管理核算、内部集中管控的平台，具有业务高度标准、高度重复的特点，为机器人应用提供了广阔的空间。通过笔者的实践论证，机器人在典型场景有其无可替代的优越性，下文对实践总结进行分享。

（一）机器人自动对账

财务共享中心实行资金集中支付，涉及工、农、中、建等众多家商业银行的数千个银行账户，资金结算人员每天手动登录各个银行的网银、下载大量银行流水账单，花费大量时间。周期性的银企对账工作，通常需要对数千个银行账号和财务账面银行明细进行核对校验和差异识别，工作机械重复且繁琐乏味，并且还存在疏漏风险。

RPA机器人系统部署工作完成并成功得到网银平台授权之后，能够在无人实时值守的工作环境下按照既定的操作频率和工作时间自动打开相关银行账户网址，输入相关银行账号、密码，点击银行网络界面操作区域，自动进行筛选账户查询期间及日期，下载相关银行存款流水和对账单。在这之后，再登录财务共享系统账套下载企业银行明细账。数据下载完成后对银行流水数据与企业账面余额和明细数据进行对比，分类生成对账结果，并通过邮件、企业微信、钉钉等多个信息渠道发送给指定的接收人员。

在机器人研发部署期间，共享中心需要对流程痛点和细节逻辑进行深度梳理，并配合技术人员完成必要的环境准备。基本原理是借助机器人严格执行预定流程、跨系统无间断重复操作，实现网银流水按账号与企业银行收支的核对，详细步骤如下所述。

第一步：梳理企业对账数据需求，银行种类、账户种类、对账明细层级、对账结果反馈信息、对账整改跟进方案等事项。

第二步：账户归集，联系各商业银行授权开通超级查询盾，要求对账范围内的账户对银行超级盾进行集中授权，数据的集中度对于整个流程的执行效率有着重要的影响，这是整个流程前期准备的最关键步骤。

第三步：梳理取数操作步骤，整理各网银系统、财务系统操作方式及步骤，根据企业的定制化需求，设计自动导出方案，为机器人自动登录各系统及取数提供指令输入。

第四步：数据核对逻辑，依据企业自身业务现状分类分析梳理核对方案，向机器人预置计算过程指令，对网银和财务数据进行全量核对，将结果分类输出。

第五步：自动分发结果，全部账户的对账操作执行完毕之后，封装结果数据，将对账结果反馈各级账户管理员及财务部门管理层。

第六步：分析报告及整改，这是自动化流程后的人工闭环环节，需要跟踪对账结果分析报告发送至各级管理人员之后的行动，支持管理层风险防范、决策分析、跟进整改。同时根据对账效果完善方案，提升对账效率。

（二）机器人自动审核

财务共享中心实行集中会计核算，审核人员对业务单据按照一定的工作流程和业务标准进行人工审核，包括会计科目的准确性、凭证附件的完整性和有效性、金额的准确性以及业务的合规性等。人工审核时业务熟悉度不一，容易造成审核标准不统一，审核质量无法保证，尤其是在月末、季末、年末业务高峰期，单量急剧增加，审核人员资源有限的情况下，审单率明显降低，长时间的疲劳工作无法保证工作质量。

将财务机器人技术应用于公司审核业务流程后，财务共享中心通过对一些重复性较高、易于进行标准化的审核业务流程进行综合梳理，将单据的属性植入财务共享系统，先行完成单据信息的结构化，如人员职别、费用类别、发票品类等，由机器人按照预定的自动化程序进行自动识别、对比、校验，让符合审核标准的单据自动通过，让不符合业务标准的单据按照指定路径逐级返回相应的人员进行资料的修改和完善。机器人对财务风险进行自动识别，并按风险等级向指定的人员发送预警提醒。对于无法实现自动审核的单据，机器人自动推送给审核人员进行人工职业判断后审核，基本原理是借助机器人开发平台本身自带的OCR组件实现扫描件的信息识别，利用其灵活的集成能力将线上线下的处理流程连通成线，具体实现路径如下所述。

第一步：确认范围、规则，机器人处理重复、标准、规范的业务操作，由此确认可纳入智能审核的单据业务范围、审核标准等内容，这是整个流程前期准备工作中最关键的步骤。

第二步：信息获取，会计人员审核的是纸质单据，机器人应用OCR识别技术将图像信息转换为结构化的数据进行存储。

第三步：批量审核，通过预置的业务分类、审核规则，自动判断系统中流转的单据是否符合规定，并对单据做出通过、驳回或转移的判断。

单据财务审核管理机器人可以24小时365天不间断进行工作，不仅大大优化了企业财务单据操作管理流程，提高了财务工作效率和数据准确率，降低了人员沟通时间成本，还能安全有效率地规避人为失误，避免未来业务流程中大量数据被企业人为恶意篡改的巨大风险。

（三）机器人分析报告

财务共享中心通过与企业业务信息系统的互联互通，实现了企业数据资源共享，也让财务共享平台成为企业的“大数据中心”。对内连接了人力资源系统、项目工程结算等系统，对外连接了商旅平台、银行系统、税务管理等系统。拥有数据不等于数据有价值，财务人员在挖掘数据价值方面，数据的查询、采集、分析等还过多依靠传统的手工操作，耗时耗力，数据的准确性也无法保证。

数据采集分析处理机器人不仅可以直接实现各种财务信息自动化的录取、合并、计算、判断、识别，使得企业财务人员们在进行财务数据采集分析时不仅可以直接掌握更加全面的财务数据，分析机器人可以通过构建企业财务管理数据指标分析框架，设置数据分析模型，在企业完成财务数据的自动采集、加工、分析之后还可进行财务图表自动展示与财务报告自动处理分发，帮助企业共享数据中心人员实现企业数据分析价值的有效综合利用，为推进企业财务决策工作提供数据分析支撑，不仅能提升整个财经运作管理的数字化水平，也能将相关的数据及时传递给业务平台进行应用，助力企业的经营决策。

05

展望与结语

财务机器人在共享模式中的应用可以显著提高财务业务处理的标准化程度，兼顾质量和效率，使共享中心乃至企业财务人员从重复性的工作中逐步解脱出来，促进财务管理部门专注于企业财务战略的规划、落地，支撑基层项目财务人员进一步融入项目生产经营前端，促进项目经济运营及财务目标实现，优化企业财务人员结构，推动企业财务管理的转型升级。

机器人自动化技术的引入是企业数字化转型征程的开端，合理的布局、深入的研究、大胆的实践与前瞻的思考必不可少。通过自动化机器人的实践探索，对其发展现状、适用场景、应用价值能够有一个更为全面的了解，也能够对数字化转型本身有更为深刻的认知。通过机器人健全管理机制、获取并积累数据源、识别管理风险、填平管理洼地之后，更应以发展的眼光看问题。以自动化机器人为基础，引入光学字符识别、自然语言处理、数据分析以及机械手臂等更为先进的技术，逐步提升财务共享中心的数字化能力，推动企业财务管理不断现代化。

参考文献：

[1]范辉．建筑施工企业财务共享模式的现状及改进探析[J]．中国总会计师，2021（05）：81-83．

[2]陈红智．财务共享中心模式下的风险与控制[J]．中国总会计师，2020（06）：64-65．

[3]解宏学，范春红，李健．财务共享“服务+质量”管理体系的实践与应用[J]．中国总会计师，2020（06）：68-70．

来源：《中国总会计师》杂志

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