【内控案例】虚构业务里应外合，套取资金2500万余元

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前情提要

2015年，东风本田汽车零部件有限公司（以下简称“东风本田”）引进了一套QAD企业管理系统，该系统对采购、销售、库存等流程进行整合管理，用以节省人力、提高效率。对业务流程十分熟悉的财务会计科成本核算员韩某很快发现，刚上线的系统存在漏洞，但他没有第一时间向公司上报，而是密谋筹划利用这一漏洞窃取企业资金。

他瞄准的第一个“结盟”对象就是方某，其于2008年加入东风本田，担任采购科稽核管理员。在韩某的极力鼓动下，方某也觉得有机可乘。于是，两人多次密谋商议，设计出了一个虚构采购业务套取企业货款的“方案”。

“方案”仅靠两人配合还无法实施，需要找到愿意配合的供应商。不久，韩某、方某二人锁定了一家供应商的实际控股人周某。二人判断周某可以信赖，便把计划和盘托出，并约定事成之后三方均分非法所得。面对唾手可得的意外之财，正身陷资金链困境的周某喜不自禁，便欣然同意。

于是三人开始按计划内外勾结。方某（采购人员）负责将生成的虚拟采购入库清单提供给周某（供应商），周某根据清单虚开增值税专用发票交给方某。方某则利用QAD系统进行虚拟挂账，然后由韩某（财务人员）操作“审核通过”，确认虚拟存货生成采购应付账款。之后，方某通过“复制”之前的审批签字字迹，伪造虚假付款审批单据，并与入库清单等资料一起交由韩某处理，进入财务审批付款环节。最后，收到“货款”的供应商周某扣除税点后以现金或转账方式将非法所得分发给韩某、方某二人，完成计划。

为了获取更大的利益，韩某与方某二人迅速扩大“结盟”供应商范围。2015年7月至2019年3月，韩某和方某伙同7家供应商，在没有实际供货的情况下，骗取公司资金2500余万元，两人各自分得740余万元。

2020年8月，经广东省惠州市大亚湾经济技术开发区人民法院审理，判处韩某有期徒刑十一年六个月，方某有期徒刑十一年，包括周某在内的其他涉案老板均被判处三至六年有期徒刑。

新闻来源：中央纪委国家监委网站

问题分析

东风本田会计人员、采购人员与供应商利用企业信息系统漏洞里应外合套取资金的行为，反映出企业内部管理本身存在问题：

一、不相容职务未分离

一般而言，企业正常的采购流程包括采购申请、供应商选择、下单、验收、入库、付款等一系列环节。在办理入库手续前，应有不同岗位人员参与各环节工作，相互牵制制衡，确保采购物资的必要性与合理性，以及验收入库物资的真实性与符合性后生成入库清单，但是案例中的采购人员方某按莫须有的需求独立办理存货虚拟入库，生成入库清单，采购业务存在不相容职务未分离的情况，为虚构采购业务提供了机会。

二、缺乏关键岗位轮岗机制

采购类岗位往往是企业的关键岗位，方某从2008年入职到案发，在采购科稽核管理员岗位上一干就是11年，对公司采购方面的显性流程与隐性流程都十分熟悉，也了解公司内部管理薄弱环节。如果公司能够对此类岗位采取定期轮岗机制，也能在最大程度上减少这种舞弊事情发生。

三、供应商评估不到位

2015年韩某、方某找到第一位“合作”供应商周某时，其正处于资金流转困难时期，但是公司在对合格供应商管理过程中并未识别出周某的资金窘境，更未提出预警重点关注或采取防护措施，这也促使韩某、方某的方案得以顺利实施。

四、未实施有效的对账、盘点机制

公司会计人员韩某、采购人员方某与外部供应商勾结，虚构采购业务，从而将公司资金以支付虚假采购款的方式转移出去，但是在其作案的3年多时间里，公司并未通过有效的往来款对账机制发现问题，也未能识别出虚拟采购业务虚增库存的问题，最终导致涉案金额达到2500余万元，给公司造成巨大损失。

改进建议

针对上述问题，笔者建议可以采取以下措施进行改进：

1.完善岗位牵制制度，落实关键岗位轮岗

建议企业全面梳理现有采购相关业务流程，识别关键、高风险岗位，按照岗位制衡机制，合理、科学设置岗位，保证不得由同一部门或个人办理存货、固定资产、服务采购业务的全过程，不得由一人办理货币资金业务的全过程等。

在此基础上，为了更好的防范舞弊行为发生，综合考虑岗位的特殊性等因素，企业应制定轮岗计划，明确轮换岗位范围、轮岗人员名单、轮换方式、轮换时间等。公司还可以要求轮岗工作交接时需在相关负责人监督下办理具体手续，从而起到突击检查的作用。

2.强化供应商定期评估，分类应对识别的供应商风险

公司定期组织供应商评估时，除了关注供应商价格、品质、交货期和服务水平等几方面核心指标外，还应关注供应商的财务、经营情况以及负面信息与舆情，从而预防供应商履约、舞弊以及其他供应商风险。

对于企业在定期评估中识别的供应商风险，应采取相应的应对措施：若评估认定会直接影响供应商履约情况的，应该立即考虑确定候选供应商并与原供应商终止合作；若可能会影响正常履约，则需进一步了解沟通后确定后续应对措施；若评估后认为识别的风险不足以影响履约，也应按程序将相关情况及时上报，并慎重考虑后续的续约事宜，防止可能的风险与不正当利益输送。

3.完善企业资产负债清查，定期盘点资产、核实负债

公司发现存货账实不符最有效的方式就是进行存货盘点，为了提高盘点的效率与效果，建议企业在盘点前制定盘点计划，确定盘点范围、人员、程序等，保证盘点存货无遗漏、无重复，确保盘点结果的准确、可靠。

企业还应定期发起对采购应付账款的对账，根据采购单据、应付明细账等信息与供应商逐项核对，确保余额一致、发生额清晰，重点识别虚拟挂账等情况，发现异常及时查明原因，落实责任与整改措施。

4.加强企业文化建设，构建廉洁诚信的道德约束

为防范舞弊事件的发生，公司应加强企业文化建设，培育向上的价值观，引导规范的行为，将廉洁诚信理念纳入公司的核心价值观加以倡导与鼓励，让公司员工在意识中产生一道道德红线，形成自我约束。公司还可以通过开展一系列的讲座培训活动，使员工对违法违规行为有一个清晰的认识，及时打消错误念想，将舞弊扼杀在萌芽状态。

总结

东风本田员工里外串通、虚构业务套取公司资金，反映出公司采购管理存在相关岗位设置、供应商评估、应付款对账与存货盘点领域的问题。对此，公司应梳理相关业务流程，确保不相容职务分离与关键岗位规范轮岗。在此基础上，充分利用供应商定期评估机制识别风险，及时采取应对措施；并强化存货盘点清查与采购应付账款对账工作，保证相关信息记录的准确性。此外，公司还可以加强企业文化建设与宣贯，使员工形成廉洁诚信的道德约束。

作者： 毛睿杰