《电子劳动合同指引》发布，企业如何选择电子签约平台？

电子劳动合同日益普及，订立电子劳动合同亟需规范指引。

7月1日，人力资源社会保障部办公厅发布《电子劳动合同订立指引》（以下简称“指引”），指导用人单位和劳动者依法规范订立电子劳动合同，特别对用人单位与电子合同订立平台的义务做了详细规定。

合同订立、调用需合法合规

指引在“电子合同的订立”一章中基本完整描述了电子劳动合同签订的步骤，因此企业要确保合同签署完全满足这些步骤。

确保签订前有告知；签订中需要使用电子认证服务机构颁发的数字证书和密钥，确保身份识别，反映真实意愿，包含时间戳；签订后有通知，避免篡改。

有了以上这些步骤的控制，将来电子劳动合同就完全具备法律效力。然而指引中有几处值得注意：

首先，由于电子劳动合同尚且属于新事物，在全国推行时可能会有一些劳动者不知情、不知如何操作，因此指引多次提及用人单位需要尽到告知与通知义务。

一方面是签署前的告知义务。这一条款不仅是因为指引要求，也是企业需求。因为企业会担心员工对电子合同这样的新兴签署方式无法准确理解或重视而增加沟通成本。

对此，企业在发送电子劳动合同时可以附上“签约须知”。签署人收到合同时可以第一眼看到弹窗提示中的这些重点内容，帮助他们了解电子合同、熟悉操作方式。

图片来源：上上签电子签约平台页面签约须知示例

另一方面是签署后的告知义务。指引规定，合同签署后，用人单位需要告知劳动者合同已经签署成功。不过上上签电子签约专家指出，若劳动者尚未签署合同，企业也需要查看合同状态及时提醒，避免合同超时未签的法律风险。

已拒签的合同可通过合同详情查看拒签理由，帮助HR及时把控业务状态；但若对方由于某些原因未收到通知短信没有完成签署，此时需要通知签署者尽快完成签署，保证合同的签署时效。

其次，指引要求对于电子合同的调取、存储和应用，能够做到随时获取。例如，用人单位需要告知劳动者电子合同下载途径，劳动者如需要电子劳动合同纸质文本，用人单位要至少免费提供一份，并通过盖章等方式证明与数据电文原件一致。

图片中签署页面来自上上签电子签约，劳动者签署后即可下载电子合同，方便保存和打印。

电子劳动合同需通过平台订立

明确了合同订立流程，那么企业与劳动者需要通过何种渠道订立呢？

根据指引，用人单位与劳动者要通过电子劳动合同订立平台订立合同。专家指出，订立平台可分为三大类：企业自建平台、政府平台、电子签约厂商平台。

如果企业自建电子劳动合同订立平台，那么企业需要注意的是，企业一方作为合同当事人却单方面保存合同数据，法理上具有进行任何修改的能力和潜在动机，在诉讼过程中可能会难以自证。

第二种则是政府平台。目前，杭州、青岛、上海等地政府都已经着手建立政府平台。杭州市人社局牵头的“杭云签”平台，电子劳动合同量已经超过百万份，其中也包含了与上上签电子签约等厂商的合同汇聚数据。

第三种是专业电子签约平台，这也是目前主流的电子劳动合同订立平台。国内电子签约厂商技术和服务已经相当成熟，拿上上签电子签约来说，平台以ISO27001国际安全认证、ISO27018隐私数据保护认证、公安部等保三级等7大全球安全资质领先行业，截至2021年6月底服务企业客户已经突破一千万家，其中有超过100家500强企业是上上签电子签约SaaS付费客户。

电子签约平台相比企业自建投入更低，相比政府平台场景更多元，如果企业将来有更多签约场景需要，如采购合同、销售合同，通过电子签约平台可以轻松打造多签约场景并行的智能合同协同网络。

当然，无论采用哪种平台，在数据的调取、存储、利用和信息安全保护方面，都需要合法合规。指引要求对于电子劳动合同，需要有严格的保护措施，防止信息泄漏、篡改和丢失。

专家认为，电子劳动合同相对于纸质合同，无论是签署还是管理上都更加高效，电子劳动合同因此得以快速渗透到各行各业的劳动合同签署场景。指引的发布，既让电子劳动合同的订立更加合规，更为电子签约平台提供了规范化的政策环境，利好电子签约行业发展。