理想的办公空间：它认识每一位访客

相关行业调查数据则表明，美国作为数字化智能办公的先行者已发展得较为成熟，数字化办公设备的普及化率已达到 90% 以上，日韩、西欧等国家与地区也达到了 80% 以上，中国企业数字化办公的普及化率虽然略低于日韩（74.6%），但却是数字化办公提升速度最快的国家。在艾瑞咨询的《2021 年中国协同办公市场研究报告》中，2020 年中国协同办公市场规模达到 440 亿元，同比增长率为 43.5%，2021 年市场规模预计将突破 500 亿元。

在这一场数字化办公革命中，我们将面临哪些变化呢？

本次 IT 桔子邀请到「梦想加」智能业务总经理 史硕以及英伟达初创加速计划经理毛萃，一起探讨数字化办公的未来：

这张图片来自于 1930 年德国柏林的办公展，主要为了办公效率的提升。随着美国的经济复苏，1950 年，开放式办公成为主流，其可以容纳更多的人以及方便沟通协作。再到后来，当公司组织细分的萌芽产生之后，对于办公私密性有了新的要求，于是出现了格子间。90 年代，随着技术发展，办公设备从纸和笔变成电脑等。2010 年，移动互联网的元年，手机、平板以及移动电脑的普及更加迅速，产生了移动办公的场景。物理空间方面从开放式的办公再到格子间，这些年变化非常小。办公的变化更多来自于办公设备的改变。

办公中的数字化和智能化如何运用和体现呢？首先有这样的一个时代背景：

首先，近二十年最飞速发展的是新经济公司，比如互联网金融、社交、游戏、视频等等，这些公司对人才的诉求非常高，所有的成本基本都来自于人才，所有的产出也来自于人才，如何去激发员工们工作的创造力变得更为重要。

其次，随着组织不断变革，办公方式也会更多样，从以前区域性办公到全国性协作或者国际化协作，办公方式变得非常敏捷灵活。

再加上办公场景更具有移动性，比如疫情期间很多公司选择居家办公或者是远程办公。

最后，整个时代的竞争加剧，迫切的需要去提升人的效率——拼人效。

智慧办公的第一步要先从了解人开始

每人每天有近一半的时间处在办公室中。在办公室场景中，所有智能化和数字化都应该从人开始。

当去一家公司拜访，走进写字楼，会发现保安、前台沟通最多的问题是你是谁、去哪儿、干什么。虽然礼仪礼节到位，但缺少被了解、被感知的体验。在这个场景中，缺乏了解访客的背景信息以及意图。理想的情况是这个办公空间从一开始就认识每一位访客。比如梦想加空间，客户发出一个会议邀请，受邀人可以在微信或小程序上快速的收到邀请并且进行确认，根据导航来到拜访目的地的线路，通过人脸或者说微信扫码进行 check in，系统可以确认受邀人过来拜访谁、约定时间，系统就会自动推送欢迎语、谁邀请的您来参加什么会议等信息。邀请者也会收到推送：邀请的哪位贵宾已经从哪个地方进入，请前去接待。完成一个自助式的访客邀请，整个的流程非常智能化。

梦想加从 2015 年成立，在研发上的投入是最大的。梦想加立志于成为智慧化的办公服务商。当我们对一个人进行一个立体描述的时候，第一我们通过基础信息知道他是谁。第二我们通过行为记录来知道他的行为感知：这个人是访客还是员工，是来参加会议还是来参加面试，是第一次来到这里还是来了多次等。第三是一些互动，根据不同的诉求和不同的场景来去配智能的引导，实现连接空间用户，实现服务到人。

通常大家解的门禁就是一个刷卡刷脸工具。但我们理解的门禁是一个核心场地和场景的切入点，是一个智能的服务的一个窗口。在空间里面有非常多的位置信息，比如会议室、大堂的一楼的水吧、入口、停车场等等。用户行为可能是第一次来访，也可能是参加活动，根据这些排列组合就会有非常多的智能推荐场景。比如当一名访客第一次来到一家公司参观，进入门禁以后为其推送这家公司的介绍信息；如果是一名每天来上班的企业员工，当其进入公司为他推送结合着地理位置的当天日程；当进入会议室的时候，提前为参会人员分享会议资料等等，基于场地场景进行匹配的内容推送。

智慧办公第二步是让人从繁杂的流程中解放

日常办公会用到非常多的协同软件，如企业微信、钉钉、飞书等等，解决了线上沟通问题。但每天在办公室中依然有非常复杂的问题需要处理，非常浪费时间。

首先，所有体验场景的数字化，第一步都是要做数据整合。梦想加是通过一个 ID 去打通所有的办公资源，从 to C 的体验再到后台的管理者，来提升效率和体验。比如，开门用门禁系统 A，订会议室又用 B 系统，打印用 C 系统登录等等，办公场景中会接触非常多的系统。梦想加把这些所有的数据进行集成，通过一个 ID 让用户能够享受办公室的所有资源。

第二会议室是办公场景中最重要的。会议是占用时间最长或者贡献值最高的场景。在会议前需要进行非常多的准备，从会议资料、到预定会议室、到通知参加者、参会者签到等等，很多时间精力都会被浪费。梦想加用一套场景把所有的流程都串联起来。当用户一键预约会议室空间，会议室的灯光会提前 15 分钟由节能模式变为智能模式；会议开始时，新风、空调、玻璃隐私膜自动打开；参会者 check in 的时候自动进行会议签到；预约会议室空间的时候，视频会议同步预约，用户不需要再登录第三方的 ID、发送邀请开启视频会议；以及会后分发会议资料、上传会议纪要等。梦想加把整个的会议室场景转通，让所有流程变成一个数字化、人性化的体验。

智慧办公第三步如何关注人到人群的变化

在做公司经营或办公场地经营会需要掌握宏观方向。第一，通过门禁数据和物联网数据，快速提炼出平面空间的所有动线。员工每天去哪、动线是否设计的合理、各部门之间的隐私和交流是否 OK 等等。第二，他们都做了什么，每天有多少时间在工位上，多少时间在会议室，这些行为跟业务之间又有什么样的挂钩？第三，人群之间的关系。当数据沉淀，可以通过数据发现哪些部门开会最多，哪些部门之间的会议非常少，及时发现组织沟通协调上可能出现的潜在问题。

这些宏观数据，指引企业内部的文化和工作协同外，还可以去指导空间优化，会议室数量，会议室的大小等。梦想加空间分布在全国，成都有两个非常有代表的空间，一块是在太古里 FS，另一块是高新区，我们发现这两者之间的办公行为数据截然不同。FS 地区场地基本六点多都下班了，但灵活办公和会议的需求非常旺盛。高新区这边更多的是加班，晚上需要开空调到九、十点。宏观上能看到更多人群和人群之间的行为差异。

梦想加 2015 年 5 月成立于北京，可为不同阶段、不同需求的客户提供 1 人到 10000 人的数字化办公空间服务。目前梦想加在北京、成都、上海、杭州、西安、南京等城市运营超 50 个空间，管理面积超 35 万平米，自主研发的智能系统管理面积超 110 万平米。在智能管理系统的帮助下，梦想加拥有「1 人管理 10000㎡」的运营能力，已累计服务腾讯、字节跳动、美团、快手、顺丰、滴滴、雀巢等 3600 多家企业及团队。梦想加把从空间、智能、设计、服务融合，给客户提供一个整体的办公解决方案。

疫情催化智慧办公，尤其是视频会议的新潮流

谈到疫情为数字化办公行业带来的变化，梦想加智能业务总经理史硕表示：疫情初期，梦想加的整个办公场地服务受到了一些影响。经过一年的卓越的抗疫防控发展，目前梦想加近 40 万平米场地出租率到达近 96%。疫情为行业也带来了一些新的变化，一些大客户从前是传统的整租、粗话式管理，疫情后更愿意尝试灵活办公的方式。从办公行为上说，梦想加的视频会议的服务增长了九倍。灵活办公的业务也增长了 6 倍，非常多用户选择周末通过购买积分来自助进入到梦想加办公，而不是像以前走复杂的合同流程。数字化一方面是办公数字化，包括线上的协同软件以及线下办公空间的体验，线上和线下同样值得关注。一方面是公司自身业务的数字化，当疫情来临需要远程办公，沟通和协作变得更加复杂，要通过系统的指标和发出的任务对工作和业务有一个具体的规划和预警。

英伟达初创加速计划经理毛萃表示：受疫情影响，远程办公尤其是视频会议成为新的潮流。对于视频会议的功能效果也会有更高的要求。英伟达推出 AI 视频会议服务 Maxine，使用 AI 来提升分辨率、降低背景噪音、压缩视频，以及提供人脸对齐、实时翻译转录等功能，来提升视频会议的体验。

此外，英伟达初创加速计划面向还未上市的人工智能创业企业，比如使用深度学习、机器学习、数据科学、DPU 等技术的公司，提供市场推广、技术赋能、产品折扣、业务协同、投融资对接等一些列服务。这些企业在疫情期间积极的发掘市场机会，以其中一个明星会员企业为例。对于房屋售卖、租赁人员而言，日常办公非常依赖于线下见面带看，疫情对于这类人的办公带来非常大的影响。英伟达初创加速计划会员企业之一「指挥家」，运用英伟达 RTX2080Ti 的产品进行实时渲染，在疫情期间开放远程看房的功能，在看房的过程当中运用 AI 的算法收集用户的注意力信息，创建用户画像，开发智能推荐系统和客服系统，来发掘新的产业机会。