我相信许多人都曾遇到这种情况，会议原本是工作中不可欠缺的一种沟通手段，但最终因为种种原因，比如会议缺乏准备，目标不明确; 会议流程不清晰，会议中时常跑题; 本来和你工作没有太大关系，但是组织者搞不清楚情况，硬拉你参加; 流于形式，为了开会而开会，没有讨论实际议题等等，虽然这些会议貌似都开完了，但却属于「鸡肋」行为，同时又需要参加者投入一定的时间和精力，导致大家感到非常疲倦甚至反感会议，也降低了工作效率。
而对于管理者，会议更是占据我们大部分的时间，所以，如果无法在会议上高效沟通，除了浪费大家精力之外，也无法形成具体决策，推进项目，导致我们看似「很忙」，最后却没有实际产出，搞得很尴尬。
那要怎么提高会议的沟通效率呢？我认为必须包含以下四点：
1. 会议前充分准备
记得刚升上主管的那阵子，我感觉特别忙碌，每天几乎都是在会议室里度过的，常常突然收到各种会议邀请，例如「本周四召开市场推广沟通会，敬请参加。」虽然不太明白为什么要开这场会，但心想：「既然邀请我了，就代表一定需要我参加，如果不参加，我可能会遗漏重要讯息。」
所以只好放下手边工作去开会，召集人开头时说了一句：「市场部今年想要加大品牌宣传力度，各事业部有任何意见欢迎提出。」只见大家七嘴八舌、天马行空的发表言论，最终也没有形成决议，眼看会议已进行了三小时，看来晚上又得加班赶工了！
为了避免上述的惨况，我们必须养成团队良好的开会习惯，任何一次的会议，不管会议主题是什么，不管规模的大小，都必须要做好充分的准备，明确会议目的、会议议程等，并留给参会人足够的准备时间，在召开会议前积极主动搜集各方意见和建议，提前将会议资料整理后发出，会上鼓励大家进行沟通交流，促使达成决策，从而缩短会议时长，提高会议质量。
2. 参会人员角色明确
你在会议中，是否曾感到疑惑，不确定自己是纯粹旁听，还是需要发表意见？或是参加某场重大会议，会上都是各部门的执行团队，但却没有主管级的人员，最终当然任何方案都拍不了板。
当出现这些情况时，就代表参会人的角色不清晰，或是有关键角色的缺失，都会造成会议让人摸不着头绪。
因此，在会议开始之前，要明确会议中各人员的角色定位，比如根据会议内容，谁必须要提供想法或方案？谁是重要决策人？谁来主持会议流程？谁负责会议记录？等等，这些都要梳理清楚，在邀请人员上也要遵守少而精的原则，「一个萝卜一个坑」，并且尽量确保一个小时内结束，否则越拖越长，人的注意力也会变得不集中，当你注意到有人开始打开电脑或手机，沉浸在自己的世界时，就是一个警示讯号了，此时可以适时点名对方或是调整会议节奏，确保会议处于高效状态。
3. 以找到问题最优解为共同目的
曾经公司有个项目，客户要求必须在一个月内完成，销售因为业绩压力，没多做谨慎评估就签单了，在启动会议上，销售部门和研发部门吵得不可开交，销售部门认为不能违约，否则就拿不到订单的回款，因此需要研发部门积极配合，但是研发部门认为这个项目未经过专业人士评估，贸然给出一个月的开发工期，实在是不公平，因此也不愿意承接，认为销售要自己去和客户解释，双方僵持不下，第一次的会议不欢而散，客户项目的问题还是没有得到解决。
第二次召开会议前，我请各方写下自己部门还有哪些弹性，或者可行的手段来解决眼前问题，另外，也尝试跳脱出自己的职能，站在别人的角度来思考，会议上每个人聚焦在共同目标：「尽量满足客户预期，完成项目」，最后，销售团队愿意和客户多争取半个月的时间，而研发团队也提出可以通过加班的方式来解决时间不够的问题，总算圆满落幕。
其实，当某个业务出现问题，需要多个部门协调时，常会遇到相互推诿的状况，这时我们就必须要专注在找到问题的最优解，想办法齐力解决，通过换位思考的方式，沟通自然就会顺畅许多。
4. 流程科学化
会议的目的往往都是为了多方在充分讨论后，形成共识，避免将时间浪费在互相争执上，所以，我们更应该关注「能够做成什么样子」，而非「当前是什么样子」，共同寻求一条向前发展的路，可是，说得简单做起来却很难，因为每个人会根据自身的个性、经验、利益出发，思考的角度便会受局限。
那么，有什么方法可以解决吗？有的！这里介绍「六顶思考帽」，是法国学者爱德华·德博诺(Edward de Bono)博士开发的一种全面思考问题的模型，这六顶帽子分别代表六种思维方式，团队按照每一种思维模式对同一事物进行思考，可以更全方位、多角度的分析问题，给予充分的考虑，以科学有效的形式让混乱的思考变得清晰，达到集思广益的作用，以下是六顶帽子代表的思维：
- 蓝色思考帽：
代表对思维过程的控制，在会议上担任主持人的角色，在大家开始讨论前，由「蓝帽子」说明会议记绿和规则，例如会议讨论的内容、目的和流程等，在讨论过程中，会由他来控场，并决定参加会议的人员佩戴什么帽子，最后结束时，他来做总结，简单来说，就是整场会议的指挥官。
- 白色思考帽：
代表中立客观的思考，所以当大家戴上白帽子时，要理性的提出事实和数据，例如我们打算开一家餐厅，那么会上要讨论的是店开在哪里、各地点的客流量是多少、租金是多少、面积多大等等，因为是客观的事实和数据，所以不会出现谁对谁错的争论。
- 黄色思考帽：
黄色给我们的印象是什么呢？是阳光、耀眼的感觉，所以黄帽子代表的是乐观、正面的思考，当会议上大家戴上黄帽子时，表示要讨论事情的积极面，提出做这件事有价值、有优势的观点。
- 黑色思考帽：
凡事有好的一面，也会有坏的一面，所以黑帽子就是要考虑事物的负面因素，代表否定、怀疑和批判，说出做某件事的风险、失败的概率、最惨的情况等等，这可以防止我们过度美化事情，鲁莽行事。
- 红色思考帽：
红色会让人感觉到冲动，尤其是直接的情感，所以戴上红帽子时，我们鼓励会议上每个人真实地说出感受和情绪，例如在某项合作中，觉得客户不可以信任等等，当然，在这期间大家不针对感觉做批判和进一步的讨论，只要说出自己直觉的即可。
- 绿色思考帽：
绿色是草地的颜色，让人联想到万物生机盎然的样子，所以绿色帽子代表的是无限的创意，在会议上可以尽情地发挥每个人的想像力和创造力，只要有助于问题的解决，任何点子都欢迎提出。
运用六顶帽子思考法，我们可以通过多角度的平行思维来讨论事情，能使会议进行更加聚焦和有效，也有助于降低决策风险。
这次的分享就到这里，这些高效开会的原则和方法你学会了吗？
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