顶尖活动操盘者，必备预算管理及分配思路详解

对于活动人来说，一场活动是否能顺利开始，决定因素并不是活动目标的制定和拆解——而是活动预算。

活动的预算多少，往往需要自己申请，预算多，则意味着可以为活动多投放一些渠道、多购买一些奖品、多邀请几个大V、多做一些SEM。预算充足，大家就能打胜仗；预算不足，大家好像就只能垂头丧气打败仗。但更多时候，大家似乎对自己手中有多少弹药，该如何合理使用它们感到一头雾水。钱也只能在活动中边做边用，最后往往超支或根本用不完。

预算该如何管理制定？活动预算表怎么做？具体如何使用？下面我们详细说一下，为大家深入解析。

第一：必须明确活动的目标

预算的制定是由不同的目标决定的。根据目标不同，可以分成三种类型的制定方法：

1

纯粹花钱的

预算制定以投入预算为核心

2

盈利的活动

预算制定以获客与销售额为核心

03

盈亏平衡的

预算制定以成本控制为核心

纯粹花钱的，预算制定以投入预算为核心
如果是纯粹花钱的活动，通常是企业或政府的市场营销、公关、答谢、回馈类的活动。那么一场活动的核心为成本投入，即在做预算方案时，重点考虑公司可以给到多少钱。
在这个阶段，预算的制定思路为“公司可以给到的钱-如何分配-制定方案”，依靠公司给到钱需要量控制预算，对整个活动的所有支出进行规划。
此时资金通常不足，需要考虑免费渠道或内部资源，对活动开展进行规划。
盈利的活动，预算制定以获客与销售额为核心
盈利的活动通常是商业会议和协会会议，通过会议能产生盈利能力，且收入大于支出。资金不再是掣肘活动开展的因素，此时的预算制定需要以市场为标准，基于往期活动结果来预测估算本次费用。一般情况下，预算制定的目标为销售额与利润的提升，或用户的增长。
在活动预算制定中，会出现牺牲利润以换取市场份额或用户的情况。例如前几年滴滴对司机及乘客的补贴预算，外卖与电影订票软件对用户的优惠券补贴预算等。
盈亏平衡的，预算制定以成本控制为核心。
盈亏平衡通常也是非盈利组织，比如协会或NGO主办的活动，目的是不要亏就行，只要收支平衡就行。市场、价格、现金流比较稳定，活动预算转变为以成本控制为核心。往往公司会给出基本的费用预算，规定好可以在各方面使用的金额。
那么在这种情况，活动人面对的就是一道命题作文，即“在规定且充裕的金额下，如何完成任务”。

第二：活动预算包含哪些内容

了解完活动基本信息后，我们就来将一场活动中需要考虑的内容以及每项内容大概的花费来做一下详细的分析

第一、场地的费用

首先要考虑场地的租赁。活动场地租赁费用中，有时候不包括一些特殊的设备，比如音响设备往往需要单独租赁。在考虑活动场地费用的时候，要注意哪些东西要单独租赁，哪些东西包含在场地租赁里面。另外，某些时候也要考虑场地布置得费用，当然，这种情况比较特殊。
活动行百宝箱目前集场地、策划、餐饮、物料、各种配套一站式采购服务。拥有全国多家场地资源，适合开培训会，总结会，年会，招商会，行业论坛，企业拓展，宴会，聚会，或其他活动，场地类型包括酒店，会所，度假村，会议中心，展馆，特色场地，社会场地等。

第二、交通费用　
参加活动到所在地的交通费用(往返)、所产生的会务费用(进行会议期间所产生的交通费用)、其他临时产生的交通费用。
第三、参加就餐的费用
这一部分包括参加活动以及工作人员的就餐费用，包括餐费以及酒水服务费用。还要考虑到在会议开展过程中的各项资料的制作费用，包括印刷、复印或者制作等的费用。
第四、会议的各项杂费
比如临时产生的运输、纪念品、或者临时用车等费用，这部分预算比较杂，因由也可能多种多样。
准备了一场活动中，可能需要花费的项目，以及每类项目各个档次的费用情况。（仅供参考，具体按照所在城市市场价而定）

第三：制定活动预算

一个活动的详细预算，一般会在一整套活动方案的偏后部分附上，作为对前部分活动内容的费用补充说明。那么这张预算表应该如何编写呢？我们按照线上线下两种活动方式，下面将举例说明。

线上活动可按时间进度
线上活动按照时间节点来制定预算表，可根据活动节奏确定每个阶段要确定的预算事项，可以提前知道大约成本，可及时评估带来的效果，这样活动执行时不会手忙脚乱，及时优化后续的预算支出，获取最大的活动效果。
在下图中，为推广方案做预算时，每个推广周期涉及到的推广细项都可以提前确定并定好金额，项目则是越精细越好，可控性更强。

线下活动通常按分类制定
分类制定，即按照活动中需要投入的成本按照其本身类别分类，这种预算制定方法的优点在于，其能够非常精准地把握每个环节的资金花费。如在一场线下活动中，预算内容则可分为以下几个大类：
1，活动场地（含餐饮）
2，活动中所涉及到的舞美设备
欢迎、互动、展示为主的区域
活动中的灯光规划
活动中的音响规划
3，活动中的专业活动服务人员
4，活动中的印刷物
5，活动中的礼品
6，活动中的媒体
7，活动中的多媒体制作
8，活动中的策划及设计
9，交通费用等
这种按照分类制定活动预算表的方法，呈现出的精确预算控制效果也非常明显，如下图：

第四：高效分配活动预算

预算清单制定的方式确定了，但如何高效使用这些预算，还是个大问题。
活动的预算费用一般主要是包括固定预算费用和不确定预算费用。固定预算费用一般不会产生很大的变动，它不是随着活动规模大小或活动参与人数的多少而变动就算活动带来的实际收益比预期少也不会改动，包括场地，设备，办公费用等。针对这部分费用，我们的目标是在不影响活动的质量下减少固定策划费用。
活动策划不确定预算费用是直接决定活动规模和参与人员数量的费用。例如活动推广，活动嘉宾，活动礼品，活动饮料，食品等，不确定预算费用可能会多且杂，我们针对这部分预算目的是为了更好的控制这些费用，做到对预算“低投入高回报”。
虽然在这部分资金的使用方面，我们无法针对所有案例给出一个标准答案，但可以提供一个大体高效使用预算的基本法则——计算活动投资回报率（ROI）

计算投资回报率的关键步骤。根据定义，活动预算中花费的所有资金都是一项投资，我们希望这些投资可以带来有利的业务成果，例如增加销售机会，提升品牌影响力等。

价值

活动门票，产品宣传，销售订单，品牌宣传，潜在客户......

成本

演讲嘉宾，物料采购，营销费用，技术费用，交通费用......

估算某项预算是否有利业务成果，通过上面的公式就可以计算出活动投资回报率。而计算活动的投资回报率，可以更好地平衡活动预算，也可以让活动目标的实施变成可衡量的行为。
做活动预算是一项复杂的工作，其涉及的内容非常广泛，需要考虑和衡量的因素也非常多，希望以上的技巧和知识，可以帮你更有成效地完成预算工作。