规章制度公示方法指引！用人单位制定的制度可以哪些有效方式公示

关键词：规章制度 民主程序 公示知晓 法律效力

根据《劳动合同法》的规定，用人单位制定的涉及员工切身利益的规章制度能否对员工产生法律约束力，决定于该规章制度的制定和实施程序是否具备两个要件：民主程序制定和向员工公示。只有在同时具备上述两个要件后，规章制度才能对员工产生法律约束力。当双方发生争议纠纷时，也才可以适用该规章制度中的内容作为解决双方争议的依据。

规章制度如何有效向员工公示？公示，顾名思义就是以公开的方式将规章制度的内容展示和呈现。那么一般可建议HR采用的公示方式包括哪些呢？

第一种：将规章制度制定成册后发放给员工，实现人手一册。采用此种方式时，HR或部门主管在发放规章制度时应制作《规章制度领取签收表》，要求获得规章制度的员工在表格中签字并填写日期，以证明其已经获得了用人单位交付的规章制度，具备自我学习和翻阅了解的权利。

第二种：将规章制度以通知形式张贴公示。此种方式实践中仍有不少用人单位在采用，但我们并不建议如此。张贴规章制度的方式虽然从效果上也能达到使员工知晓规章制度内容的目的，但日后发生争议纠纷后，如员工对于规章制度的公示与否坚持否认态度的，用人单位将在举证责任上陷入被动。用人单位提供照片举证已张贴规章制度的，照片的效力（现有科技对照片的法律效力影响极大）无法得到员工律师、仲裁员和法官的充分信任。用人单位安排员工以证人身份提供证言证明已公示规章制度的，证人的身份又具有特定的利害关系。所以，采用此种方式公示规章制度的用人单位，我们建议可在张贴规章制度后安排员工在张贴的规章制度上签字确认。这样操作，更能确保公示行为的法律效力。

第三种：直接安排员工在规章制度中签字。意为用人单位将规章制度定稿后仅在最后一页安排员工签字，签字内容大多为：“确认用人单位已向员工公示本制度，自己对本制度的内容已充分知晓，没有异议并自愿遵守执行。”此种公示做法的效力在实践中会存在一定的风险，因为仲裁和法院会发现所有员工的签名就只存在规章制度的最后一页，很明显是人为安排的“任务式签名”。加上该制度的文本仅保留在用人单位处，使得仲裁员和法官会对用人单位是否实际公示规章制度的做法产生质疑。因此，本种做法我们并不推荐。

第四种：通过电子文档形式公示。随着互联网科技和信息技术的高速发展，越来越多的科技技术和应用程序被使用到了用工管理活动中，确实有效地协助用人单位提升了用工管理的效率和层次，例如钉钉等。HR通过电子邮件将规章制度电子文档发送给员工，或通过微信将规章制度电子文档发送给员工，或在公司QQ群或微信群中发送规章制度电子文档并让员工查阅执行的做法，是符合法律上对于规章制度公示效力的要求的。只是基于固定证据的考虑，HR需要特别注意保留和保存公示的记录和内容，以防止因软件更新、手机更换等原因导致公示的记录消除。

第五种：在官方网站或OA系统中公示。这也是我们非常推荐的一种做法，讲究用工管理的新颖性和与时俱进。在用人单位官网公示员工手册的做法，除了可以实现规章制度公示的目标外，还可以有效提升用人单位的形象和档次。为了确保公示行为的法律效力得以落实，HR应在劳动合同工中或通过其他显明的方式告知员工其可以登录企业官网或OA系统查阅规章制度的内容。至于员工是否实际查看和阅读，不影响公示行为的法律效力。

第六种：在官方微博或官方公众号中公示。鉴于官方微博和公众号的空间有限，此种做法虽然也可以确保公示行为的法律效力，但在具体操作中存在技术障碍。HR可以考虑将某一规章制度中的核心内容在上述自媒体平台公示，也可以间接实现对核心内容公示效力的保障。

第七种：考试测评。具体操作方法为：用人单位将规章制度向员工公示后专门组织和安排一次规章制度的考试和测评，将规章制度中的核心内容以题干的形式列出并要求员工作答。为应对考试，员工必然需要阅读规章制度的内容并作答，这样考卷中就有员工按照规章制度内容书写的答案文字。如此操作，确实也可以间接证明规章制度的内容已向员工公示。

以上是我们概要介绍的几种常见的规章制度公示方法，我们相信在实践中还会有其他许多更为有效，更为科学，更为实用的公示方法。随着人工智能、AI技术、物联网、大数据等信息技术的不断成熟和应用实践，相信这些实用技术日后均可以有效协助用人单位解决用工管理中客观存在的技术问题和沟通障碍。（完）