实务 | 外国商会在中国设立代表处流程

一、 申请条件：

（一）在境外合法成立；
　　（二）能够独立承担民事责任；
　　（三）章程规定的宗旨和业务范围有利于公益事业发展；
　　（四）在境外存续二年以上并实质性开展活动；
　　（五）法律、行政法规规定的其他条件；

（六）经业务主管部门同意。

二、 申请材料目录：

序号

材料名称

1

基本情况表（中文）

2

机构简介（中文）

3

中文版机构章程（篇幅较长可翻译主要部分）

4

机构近两年主要活动情况

5

《境外非政府组织代表机构设立申请书》

6

《境外非政府组织代表机构登记事项表》

7

《境外非政府组织代表机构首席代表登记表》

8

《境外非政府组织代表机构代表登记表》

9

境外非政府组织办理设立代表机构登记授权书

10

境外非政府组织在境外合法成立的证明文件、材料

11

境外非政府组织章程

12

境外非政府组织在境外存续二年以上并实质性开展活动的证明材料

13

拟设代表机构首席代表身份证明及简历

14

首席代表无犯罪记录证明材料或者声明

15

拟设代表机构的住所证明材料

16

资金来源证明材料

17

业务主管单位的同意文件

三、 申请流程：

（一）流程图解

（二）详细流程

1、向商务部或者省级部门商务委员会外事管理处提出初步申请，申请材料为材料目录中1-4项。

2、经商务部或省级部门商务委员会初审同意后，根据本组织业务范围、活动地域和开展活动的需要，向商务部或省级部门商务委员会提出担任该组织设立代表机构业务主管单位的申请。申请材料为材料目录中5-15项。

3、登录境外非政府组织办事服务平台，进行网上填报，生成5张表格（材料目录中5-8项及第14项（若该商会仅有首席代表而没有代表，《境外非政府组织代表机构代表登记表》可以不填，也不用上传提交）。

4、将材料目录中5-17项材料扫描为PDF电子文件，在境外非政府组织办事服务平台上传，上传后点击“提交初审”。

5、通过初审后，在办事服务平台选择预约办理时间，系统生成业务编码和二维码（需拍照留存）。在预约时间，携带全部纸质材料、两寸首席代表照片（必须提供）和两寸代表照片（如有代表需要提供）到服务窗口递交纸质材料后领取回执。

6、收到终审结果的短信通知后，在网上预约现场取证时间，生成业务编码和二维码（拍照留存）。在预约时间，到办事大厅窗口取得以下证件：《境外非政府组织代表机构登记证书》、《首席代表证》、《代表证》（若该组织有代表），并签署“证书领取登记表”。

7、凭登记证书依法办理税务登记、刻制印章，在中国境内的银行开立银行账户，登录办事服务平台，点击“材料报备”，按要求填写信息后生成《境外非政府组织代表机构有关事项备案表》，打印后盖章并附上税务登记证复印件上传至系统。在网上预约现场报备材料的时间，生成业务编码和二维码（拍照留存）。

8、在预约时间，至办事大厅窗口提供纸质报备材料，并领取回执，完成整个设立登记业务流程。

四、 办理 过程 注意事项 （一）外国商会 设立代表 代表处 需要公证、认证的文件及办理程序

外国商会提交的证明材料及章程等，以及拟担任外国商会代表处首席代表的外国人以及香港、澳门、台湾居民的身份证明等，按照下列程序确认：

1、外国人身份证明、在外国合法成立的非政府组织证明文件、材料及其章程、在外国存续二年以上并实质性开展活动的证明材料等，应当经其本国公证机构或者公证人公证（但外国本国法律有特殊规定的除外）和有关机构认证，并经中国驻该国使（领）馆认证；

2、香港居民的身份证明、在香港合法成立的非政府组织的证明材料及其章程、在香港存续二年以上并实质性开展活动的证明材料等，应当经内地认可的公证人公证；

3、澳门居民的身份证明、在澳门合法成立的非政府组织的证明材料及其章程、在澳门存续二年以上并实质性开展活动的证明材料等，应当经澳门特别行政区政府公证部门或者内地认可的公证人公证；

4、台湾居民应当提交《台湾居民来往大陆通行证》证明其身份，在台湾地区合法成立的非政府组织的证明材料及其章程、在台湾存续二年以上并实质性开展活动的证明材料等，应当经当地公证人公证。

（二）外国商会 代表 处 名称的确定

外国商会代表处的名称应当依次由“境外非政府组织名称”、“驻在地名称”、“代表处（或办事处、联络处等）”组成。

“驻在地名称”是指境外非政府组织代表机构驻在地的县级以上行政区划名称。

境外非政府组织名称中未表明其原始登记地（国家或地区）的，应注明原始登记地（国家或地区）的名称。具体为：“境外非政府组织名称”、“加括号的形式表明其原始登记地”、“驻在地名称”、“代表处（或办事处、联络处等）”。

（三）外国商会代表处 活动地域的确定

外国商会代表处设立登记应当确定在中国境内的活动地域，活动地域可以选择在本省级行政区划以内，也可以选择在一个省级行政区划以上，但选择活动地域要与代表机构业务范围和开展活动的实际情况相符。对一个境外非政府组织设立两个以上代表机构的，每个代表机构确定的活动地域之间不得相互重叠交叉。