陶泽昱Excel应用技巧大全第30期：处理文本型数字

“文本型数字”是Excel中的一种比较特殊的数据类型，它的数据内容是数值，但作为文本类型进行存储，具有和文本类型数据相同的特征。前面已经介绍过如何输入文本型数字，其方法之一是先将单元格的数字格式设置为“文本”，再输入数值。

一、“文本”数字格式

“文本”格式是比较特殊的数字格式，它的作用是设置单元格数据为“文本”。在实际应用中，这一数字格式并不总是会如字面含义那样可以让数据在“文本”和“数值”之间进行转换。

如果先将空白单元格设置为文本格式，然后输入数值，Excel会将其存储为“文本型数字”。“文本型数字”自动左对齐显示，在单元格的左上角显示绿色的三角形符号。

如果先在空白单元格中输入数值，然后再设置为文本格式，数值虽然也自动左对齐显示，但Excel仍将其视作数值型数据。

对于单元格中的“文本型数字”，无论修改其数字格式为“文本”之外的哪一种格式，Excel仍然视其为“文本”类型的数据，直到重新输入数据才会变为数值型数据。

深入了解：使用快捷统计功能判断数据类型

要判别单元格中的数据是否为数值类型，除了查看单元格左上角是否出现绿色的“错误检查”标识符以外，还可以通过检验这些数据是否参与数值运算来判断。

在工作表中选中两个或更多个数据，如果状态栏中的求和显示计算结果，且计算结果与当前选中单元格的数字和相符，则说明目标单元格中的数据全部为数值类型。

如果状态栏中的求和项没有显示计算结果或者计算结果不符，则说明目标单元包含了文本类型的数值，如图1所示。

二、将文本型数字转换为数值型数据

“文本型数字”所在单元格的左上角显示绿色三角形符号，此符号为Excel“错误检查”功能的标识符，它用于标识单元格可能存在某些错误或需要注意的特点。选中此类单元格，会在单元格一侧出现【错误检查】按钮，单击按钮右侧的下拉箭头会显示选项菜单，如图2所示。

在下拉菜单中，第一行“以文本形式存储的数字”显示了当前单元格的数据状态。此时如果单击【转换为数字】项，单元格中的数据将会转换为数值型。

如果用户有意保留这些数据为“文本型数字”类型，而又不喜欢绿色三角形符号的显示，则可以在下拉菜单中单击【忽略错误】项，关闭此单元格的“错误检查”功能。

深入了解：取消“错误检查”表示的显示

因为在Excel的默认设置中，“以文本形式存储的数字”被认为是一种可能的错误，所以错误检查功能会在发生这种情况的单元格中进行提示。在【错误检查选项】按钮的下拉菜单中选择“忽略错误”虽然可以取消当前单元格的绿色三角形标记显示，但如果要将工作簿中的所有类似单元格中的 “错误检查”表示符取消显示，需要通过Excel选项进行相关设置。

【允许后台错误检查】复选框是控制Excel错误检查功能的全局开关，如果取消勾选则会关闭错误检查功能，所有的“错误检查”标识符将不再显示。

在“错误检查规则”区域中可以单独设置某项用于错误检查的规则是否生效。如果取消勾选“文本格式的数字或者前面有撇号的数字”的复选框，则Excel不再对此类情况再进行检查。

如果要将“文本型数字”转换为数值，对于单个单元格，可以借助错误检查功能提供的菜单项。而对于多个单元格，可以按下面的方法来进行转换。

例1 将文本型数字转换为数值

步骤1 选中工作表中的一个空白单元格，例如B1单元格，按Ctrl+C组合键；

步骤2 选中A1:A8单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“选择性粘贴”，在弹出的【选择性粘贴】对话框中的【运算】区域选择【加】，最后单击【确定】按钮。

三、将数值型数据转换为文本型数字

如果要将工作表中的数值型数据转换为文本型数字，可先将单元格设置为“文本”格式，然后双击单元格或按F2键激活单元格的编辑模式，最后按Enter键即可。但是此方法只对单个单元格起作用。如果要同时将多个单元格的数值转换为文本类型，且这些单元格在同一列，可以按如下方法操作。

步骤1 选中位于同一列的包含数值型数据的单元格或区域；

步骤2 单击【数据】选项卡中的【分列】按钮，在弹出的【文本分列向导】对话框中，两次单击【下一步】按钮；

至此，该区域中的数值型数据将被转换为文本型数据。