NO.261 Windows 中的文件批量处理 效率思维

作者：沨沄极客

在前段时间的 Power+ 需求定制中，有一位读者（@zhangallen）向我们提出了这样一个需求：「希望在 Windows 中实现批量筛选和打印图纸」。

这种对大量文件进行筛选和批处理的需求，在不少工作中都很常见。今天就以「批量处理」为主题，讲一讲如何对文件进行批量处理。

批量处理文件的方式无外乎三种：批量筛选、批量归类、批量修改。

三种批量处理方式相互组合，就可以实现许多功能。我们先拿批量打印图纸来举个例子。

批量打印图纸，实际上是要做什么

这位读者提出的需求是这样的：「公司的服务器内存有上万份的图纸，可以随时调用。每次需要打印图纸时，员工会根据客户需求制作一个所需图纸的 Excel 表格。但是如何才能仅凭这份表格，快速筛选出所有指定的图纸，并按照图纸的纸张大小进行批量打印呢？」

概括一下就是——

手工操作方案

如果纯手工操作，需要员工在 Excel 中一条一条地复制表格图纸图号，再到 Windows 的文件资源管理器中一项一项地进行搜索，搜索完毕后复制出来再一张一张打印图纸。这么做不仅劳民伤财，而且一旦需要打印的图纸变多，效率就变得非常低下。

批量处理方案

那么，能否提高一下效率呢？最理想的方案自然是「批量处理」。

最初的需求是对于人而言的，目前的机器还不能直接理解这么复杂的需求。要实现批量处理，我们首先要做的是让机器明白我们想做什么。

所以第一步是分析这件事需要用到的功能，如果超出机器的能力范围，自然是无法实现的。如果可以实现，那第二步就是把这个需求拆分成多个步骤，并具体到每一步。

让我们先看看这个需求中的细节和难点，其实这个需求可以大致分为两步：

• 根据 Excel 的内容，来筛选对应名称的文件。

• 根据图纸中显示的纸张大小，一次性打印在不同尺寸的纸张上（A3、A4）。

明确了需求，就可以试着实现它们了。

1. 根据 Excel 内容，筛选所需图纸

先来看看第一步：「根据 Excel 的内容，来筛选对应名称的文件。」

Excel 是一个功能强大的表格工具。要实现筛选，完全不需要一行一行地复制粘贴。我们利用 Excel 本身提供的丰富公式来实现批量操作。

筛选操作实际上就是查找和提取，为了实现全盘快速搜索，系统自带的搜索显然是不够看的。我们需要一个名为 Everything 的小工具。

Everything 是一个用于搜索本地文件的小工具。如果要和 Excel 配合使用，建议优先使用这类支持公式的工具，因为通常要用到一些简单的语法。

比如在 Everything 的语法里，竖线符 | 代表「或」的意思。当需要查询多个文件时，可以用竖线符 | 来实现批量搜索。

具体操作

第一步：在 Excel 里，将需要用到的列复制到一个新的工作表中。这个例子中是「图号」和「格式」两列。

第二步：用合并符号 & 连接多段文字内容，用或符号 | 来检索所有文字，用英文双引号 "" 表示普通文字，把需要的内容组合生成出一个公式。

例如 =A2&"."&B2&"|"，生成形如 图号.格式| 的一列，最后生成的是：TZ2018.07.07-(233).tif|。往下拖动小十字，生成所有公式。

将「图号」与「格式」组合成公式

第三步：选中生成出来的一列非常长的公式，将它复制出来，直接粘贴到 Everything 里。这一长串公式的意思是「筛选出所有的图号」，可以检索出所有需要的图片，完成对表格内容的筛选。

将组合出来的公式粘贴到 Everything 里

第四步：如果电脑中的其他位置还存在同名文件混淆。Everything 里还有一个技巧，在搜索框里加入 "搜索路径"，可以仅搜索图纸库中的图纸。就像图中所显示的"E:\临时\图纸测试\图纸库\"。这样不会与外部文件搞混。

在搜索框里加入搜索路径

第五步：全选所有筛选出的文件，复制到新的位置进行下一步的纸张大小的筛选。

这样一来，不仅解决了子文件夹的问题，可以把这些图纸一次性复制出来。大大简化了工作步骤。

2. 如何判断图纸大小，实现批量打印

判断文件的特定信息也是一项实用的技能。

如果不考虑效率，可以一张一张打开图片，查看纸张大小，然后再打印……

如果是几张图纸还好，要是重复几十上百次就会令人感到厌烦了。其实根本无需打开文件，一样可以通过其他方法判断图纸的纸张大小。

确定文件类型

在这次例子中，图纸文件采用的是 tif 格式，这是一种图片格式，压缩率低，会保存分层和透明信息。印刷品通常会采用这种格式保存。由于是图片格式，虽然没有直接告诉我们是 A3 还是 A4，但可以从它的元数据中判断出来。

查看图纸文件的属性

右键 tif 查看属性 → 详细信息，就可以看到图片的分辨率、宽高信息。这就可以成为我们判断纸张大小的依据。

对文件批量操作

在文件资源管理器中选用详细信息视图，所有文件的具体属性一览无余。但是默认情况下是找不到分辨率信息的，所以需要先启用这一项。

要开启「分辨率」这一栏，首先在顶部「每列名称」上右键，可以看到当前启用的详细信息，然后选择「其他」→ 勾选「分辨率」，这样就能看到当前文件夹中所有文件的分辨率数据了。

开启「分辨率」显示

然后右键空白处，分组依据 → 分辨率，就可以将两种大小的图纸区分开了。

在上一步中我们已经把需要的文件筛选出来了，现在只要选中同种分辨率的图纸，直接打印在不同大小的纸张上。

至此，批量打印的问题已经被简化为两个步骤：筛选所需图纸、区分纸张大小。大大缩短了重复劳动的时间，在需要反复打印时，两步就可以完成工作。

扩展思维，解决更多问题

看到这里，可能会有读者表示：「我的工作流程和他的不太一样，怎么办呢？」

当然，每个人都有自己的工作流程，但是万变不离其宗，在上面的例子中已经提到了不少解决问题的思路。下面来具体讲一讲解决文件批量处理问题的思路。

我认为，与文件有关的批量操作都可以化简为三种基本操作：筛选、归类、修改。

批量筛选

筛选，就是从大量文件中提取需要的一部分文件。

最常见的筛选操作就是「单一搜索」，人们总是习惯用精准的关键字去寻找文件，因此在工作中对文件合理命名就显得尤为重要。对少量的文件一一搜索，并不比批量操作慢多少。

第二个常见的筛选操作是「批量选择」，按住 Ctrl 和 Shift 来选取多个文件也是常见的筛选操作，经常被用于选取连续的文件和少量文件。

以上两种方式都是手工完成的，效率并不高。

更高效的批量筛选则是「按需搜索」，根据需求批量生成代码，从而实现大量文件的检索。工作中最常用的 Excel 表格就内置了很多公式，可以生成搜索所需的代码。按需搜索听上去复杂，但在实际操作时有很多工具供我们使用，Everything 就是我最常用的工具，搜索速度快，泛用性强，系统占用低都是它的优点。上面的例子中就结合了两者，完成了按需搜索操作。

批量归类

归类，就是将同类型的文件放在一起，便于进一步处理。

批量归类可以用文件的自带信息归类。除了文件名、修改日期、扩展名等，在图片、视频、音频等文件中，都会包含丰富的元数据，像是图片的拍摄时间、分辨率、拍摄设备等。

例子中讲到的「把文件分为 A3、A4」根据图片的分辨率来进行的分类就属于比较常用的分类方法了。

其他常见的归类方法有「按不同文件类型分类」「按不同日期分类」……如果你愿意，还可以用「按照视频长度分类」这种方式，只是一般人不会这么做。

在归类时常见的阻碍是不确定的归类标准和只能人工进行的归类。像是「我喜欢的照片」，这就属于无法批量处理的类型，感性的归类标准会让机器无从下手。再比如「按不同项目分类」，如果文件名称、类型上都没有相似之处，也很难进行批量处理。这就是之前说的「超出了机器的能力范围」，只能手动完成。

批量修改

修改，就是对文件内容进行处理。

而批量处理，就是在一个统一的标准下对文件进行修改。常见的操作是批量修改文件名，有时候也会需要批量修改图片大小、批量添加水印……这些都属于批量修改操作。

批量修改通常需要用到特定软件，在 Windows 中，文件资源管理器提供了最基础的批量改名功能。选中一批文件，右键重命名，就能按照「文件名 (1)、(2)、(3)……」的形式自动重命名。如果要对文件内容进行修改，可以用其他软件修改，这里就不再展开了。

更多批量操作的实现思路

在这些基础操作之外的其他操作，比如删除重复的文件，批量生成文件夹等，实际上是这些操作的组合。

这些特定需求的操作，手动操作固然可以完成，但既然可以批量实现，何乐而不为呢？

这些批量操作的思路大同小异：先分解动作，再实现操作。如果现有工具无法满足需求，寻找更专业的工具。

实现删除重复的 Word 文件

比如我想实现「删除重复的 Word 文件」这个操作。我先思考如何将它变成可执行的步骤，拆分一下就变成了：筛选同名文件 → 删除，也就是筛选和修改。

首先要「筛选同名文件」，此时，我并不确定 Everything 里有没有筛选同名文件这个功能。我在 Everything 的帮助 → 搜索语法中找了一下，发现 dupe: 这个指令是用来搜索重复的文件名的（当然你也可以去 Google 一下 Everything 筛选重复文件）。

然后输入 "D:\文档" dupe: *.doc 就可以找到这个目录中所有重复的 Word 文档了。

搜索重复文件名的 Word 文档

接下来要实现「批量删除」，此时默认排序是按照文件名称排序，两个同名的文件都是相邻的，难道要按住 Ctrl 一个隔一个地选中删除吗？显然不必这样做，因为同一个目录中不可能存在同名文件，只要点一下「按路径排序」，就可以很轻松地选中一批文件，一次性删除了。

批量生成文件夹

有时候我们需要「批量生成文件夹」，用于实现比较详细的分类。这个操作的步骤是：生成文件夹名称 → 批量建立文件夹。

如果手动创建多层嵌套的文件夹，显然太麻烦了一些。在 Excel 里做好分类标准，再统一生成目录是个不错的选择。接着利用 Windows 中新建文件夹的批处理命令 mkdir 就可以做到了。

首先在 Excel 里生成一串文件名，用公式和符号 & ，将文件名和 mkdir 连接在一起。比如这样一条公式 ="mkdir "&A3&"\"&B3 可以生成形如「mkdir 文档库\个人文档」这种形式的代码。将所有代码复制到 bat 文件里，就可以批量创建文件夹和子文件夹了。

批量生成文件夹

实现增量备份文件

再比如，我想实现「增量备份文件」这个操作。我仍然先思考它的步骤：筛选两个文件夹中有差异的新增文件 → 复制到目标位置，依然是筛选和修改。

在 Windows 的文件资源管理器中内置了一个简易版解决方法，那就是直接全选 → 复制 → 粘贴。如果出现了同名文件，Windows 就会提示是否跳过这些文件，选择跳过就可以完成增量备份了。但是带来了另一个问题，同名文件不会被更新，这么备份的意义不大，很不建议这么做。

Windows 会提示是否跳过重复文件

而我经过查询，Everything 本身也不具备处理复杂备份操作的能力。所以在实际使用中，遇到这类超出能力范围的工作，推荐采用更专用的备份工具，比如 FreeFileSync。此外，像是批量添加水印、批量压缩图片这些操作，需要其他软件辅助才能完成。

实际工作中的效率思维

相比上面这些举的简单例子，实际可能碰到的问题千奇百怪。我曾接到过一个任务，需要将 2000 余张以身份证号命名的证件照，文件的后面加上名字。出于保密需要不能发送给其他人，要求让几位组长来一一辨认人脸，并手动加上名字。这项工作如果真的这么做，可能需要耗费一周甚至更多的时间。

但是我经过一番研究，要来了所有人员的姓名身份证对照表后，用 Excel 和 Renamer 就完成了工作，从接手任务到完成任务只花了 30 分钟。

每当有任务量大、重复度高的任务摆在我的面前，我第一时间想到的不是靠人力蛮干，而是捋清步骤，找出规律，尽可能以批量化处理的方式完成任务。

在工作中保持批量处理的思路，对效率的提升是显而易见的。