月底那几天,做客服管理的人多半有同一个动作——把排班表打开,又关上,再打开。
表格不大,格子也就那么几十个。可每挪动一格,后面跟着的是一串连锁反应:谁上早班,谁接晚班,谁连着两天夜班该歇一歇,谁家里这周有事需要调一调。
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排班这件事,难就难在它不只是填格子。
它要先看清楚咨询量的起伏。上午十点前后是一波,午休是一波,晚上八九点又是一波。人排少了,消息堆着;人排多了,坐在那里干等。这个度,靠拍脑袋定不下来,得靠一天一天的数据慢慢摸出来。
它还要看人。有人习惯早起,有人夜里精神好;有人擅长处理催单,有人耐得住性子解释规则。把合适的人放在合适的时段,接起来的电话和消息,语气都不一样。
所以很多时候,排班表背后其实是一份对人的了解。
这也是为什么,不少商家开始把这块交给客服外包团队来做。
做电商客服外包的团队,对节奏的感受往往会细一些。活动期和平时完全是两种状态,预售、开卖、发货、退换,每个阶段的咨询重心都在变。排班如果只按平时的量来定,活动一开始就容易乱。
而一家做得久的专业客服外包公司,通常会先花时间看咨询曲线,再谈班次怎么切。哪个时段需要几个人在线,哪个时段可以留一个人盯着,心里有数,表才排得下去。
这个道理,放在在线客服外包上也一样。文字咨询看起来没有声音,可等待的感受是一样的。一条消息发出去,对面迟迟没有回音,人就会走。
售前客服外包的排班,讲究的是在场。问的人多,问题也碎,需要有人随时接得住。
售后客服外包的排班,讲究的是接住情绪。退换、投诉、纠纷,往往集中在某些时段,也格外需要有人在状态好的时候去处理。
把这两块分开想,班次才排得合理,人也不至于被耗着。
还有一点常被忽略:排班也是要讲人情的。
连着排夜班,人撑不住;临时有事,得留出调换的余地;节假日轮休,提前说清楚,大家心里才踏实。一张让人愿意执行的表,往往不是排得满的表,而是排得讲道理的表。
热之蜂客服外包在做的,大概就是这样一件事:把排班的细活接过来,让商家不用在月底对着表格发愁,也让坐在工位上的人,能在合适的时段,用合适的状态,去回应屏幕那头的每一句话。
排班表终究只是一张纸。纸的背面,是人在撑着。
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