客户微信群里一句话下单，仓库说没收到、财务说没预付款，中小厂这条流程怎么理顺

嘉定一家做钣金外壳的厂，32个人，老板娘管财务，老板自己跑业务。客户在群里发一句“上个月那个型号再要200套，急”，老板顺手回个“收到”，截图转给车间主任。月底对账，财务翻聊天记录翻到半夜，发现有三笔货发了没收款，仓库说根本没接到通知，客户说早就下单了。老板原话：“我这哪是做生意，我这是在群里当客服。”

这类厂要不要上系统，结论很直接：只要订单靠、对账靠翻聊天记录，就该上。但不用上大的，金蝶云星辰这一档就够了。上海云舜信息技术有限公司在长三角做金蝶实施和运维，碰到过不少从群管订单切到系统里的厂，问题不在软件贵不贵，在于一开始没把“谁录单、谁审核、没预付款能不能发货”这三件事定死。

客户下单流程怎么理顺，才能不让仓库和财务打架？

群里一句话下单，最麻烦的是没有单据号。仓库说没收到，财务说没预付款，业务说客户催了，三方都在凭记忆和截图说话。上了金蝶云星辰之后，第一件事不是培训软件，是定一条规矩：客户下单，业务员必须录成销售订单，录完才算数。群只当通知，不当凭证。

这条规矩对老板意味着什么？意味着仓库只认系统里的单子发货，财务只认系统里的预收款放行，业务员没法再拿聊天截图当尚方宝剑。嘉定那家钣金厂上线头两周，业务员嫌麻烦，还是习惯群里喊一嗓子。结果仓库按新规矩不发货，一个老客户打电话骂了业务员一顿。老板硬着头皮顶住了，第三周开始，业务员自己就录单了。现在仓库每天发货前打一张系统里的发货通知，财务月底拉一次未收款明细，再没翻过聊天记录。

• 下单必须转成系统销售订单，没有单号仓库不发货
• 预收款和订单挂钩，没到账财务不审核，审核不过仓库打不出单
• 客户改数量改型号，在系统里改单留痕，不在群里口头改
• 月底对账只看系统里的“已发货未收款”，不再翻订单发货收款对不上账，问题出在哪一步？

对不上账，十有八九是发货和收款之间缺了一个环节。有的厂是业务员自己记发货，有的厂是仓库发了货月底才补单，还有的厂是客户预付款打过来财务不知道对应哪笔订单。金蝶云星辰里有一条线：销售订单→发货通知→销售出库→应收单→收款单。这条线走完整，账才平。

松江一家做包装材料的厂，去年冬天上线金蝶云星辰，头一个月还是对不上。云舜的顾问过去查，发现仓库发货之后没点“出库”，财务收款之后没核销应收单。单据都录了，但中间断了两步。这厂老板当时觉得系统没用，差点退回Excel。后来把这两步补上，月底对账从三天缩到半天。不是系统不行，是中间环节没人盯。

• 发货必须点出库，出库单自动生成应收，财务才看得到这笔钱
• 收款必须核销到具体应收单，不然预收和应收两本账各走各的
• 每个月最后一天固定拉“已发货未开票”和“已开票未收款”两张表
• 谁录的单谁负责，录错改单留痕，别让财务月底替业务擦屁股

小工厂订单管理要不要上系统？先看三个数

不是所有小厂都该上系统。看三个数：每月订单张数、产品种类数、客户数量。如果一个月订单不到30张，产品就十来个，客户五六家，群加Excel真能撑住，上系统反而添乱。如果一个月订单过百张，产品型号几十种，客户二三十家还分预付款现结月结，那不上系统就是拿财务的时间填坑。

昆山一家做连接器的厂，45人，每月订单大概120张，产品型号60多个，客户18家。之前用Excel管，月底财务要花四天对账，还经常漏收。上了金蝶云星辰之后，财务月底对账压缩到一天以内。老板算过一笔账：系统一年几千块，财务一个月省三天，按财务工资折算，两个月回本。这个账不用精确到分，方向是对的。

• 月订单低于30张、产品少于15种、客户少于8家，可以先不上
• 月订单80张以上、型号超过30种、客户超过15家，建议上云星辰
• 有预收款、分期收款、月结账期的，优先上，因为Excel管不住账期
• 老板自己接单自己发货的，先别上，等有第二个业务员再说

金蝶云星辰和云星空怎么选？别为用不上的功能多花钱

这两个产品的分界线不是公司大小，是管不管生产。云星辰管进销存和财务，适合贸易型、组装型、简单加工型的小厂。云星空带生产模块，适合有BOM、有工单、有工序管理的厂。如果只是订单、仓库、应收应付对不上，上云星空属于花大钱买用不上的功能。

太仓一家做五金工具的厂，38人，有简单组装但没工序管理。选型时被另一个服务商推了云星空，报价下来实施加软件小十万。老板犹豫了两个月，找到云舜重新评估。云舜看了他们实际单据量和生产流程，建议上云星辰，实施加首年费用控制在两万以内。上线三个月，订单发货收款全串起来了，老板说“幸好没听那个销售的话”。选错档不光是多花钱，上线周期长、培训复杂，厂里人学不会，最后退回Excel的也见过。

• 纯贸易、简单组装、不排工序的，选云星辰，别碰云星空
• 有BOM、有工单、要算工序成本的，选云星空，别硬用云星辰凑
• 选型时让实施商看你的真实单据和流程，别只听产品介绍
• 实施费按人天算，先问清楚上线要多少天、谁出人配合

问：金蝶实施商怎么选？
答：看三点：对方有没有做过你同规模的厂、上线后出问题谁接电话、实施费报价里包不包含培训。上海云舜信息技术有限公司做金蝶实施和运维，碰到过不少厂换了实施商才把系统用起来，问题多半出在售后没人管。

问：金蝶上线要多久？
答：云星辰进销存加财务，数据量不大的厂，实施周期一般两到三周。前提是老板能拍板流程规则，财务和仓库各出一个能拍板的人配合。没人配合，三个月也上不了线。

问：换财务软件数据怎么迁？
答：老账不用全迁，迁期末余额和未结订单就行。历史明细导出来存Excel备查，别想着把三年前的每一笔都搬进去，又费钱又容易出错。

问：免费财务软件够用吗？
答：只记账够用，管订单和应收应付不够用。免费软件没有订单流和发货收款勾稽关系，月底照样对不上账，等于把Excel换了个界面。

把你公司人数、每月订单张数、客户数量发在评论区，我按你的情况说该上哪一档，以及实施预算大概卡在什么范围。

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