深圳办公室到期续租还是搬家？企业重新选址前先算清这5笔账

深圳办公室到期续租还是搬家？企业重新选址前先算清这5笔账

办公室合同快到期时，很多深圳企业都会重新面对一次选择：继续续租，还是换一个办公室？

如果现在的办公室用着没有明显问题，搬家似乎很折腾；但团队人数已经变化、租金成本偏高，或者原来的空间越来越不适合，又会觉得这是一次重新调整办公室的机会。

尤其对于10—30人的中小企业来说，办公室一旦选择不合适，未来两三年都可能持续产生额外成本。

所以，办公室到期时不要只比较：“原房东续租多少钱，新办公室租金多少钱。”

真正应该重新算的是：公司现在的办公需求，和两年前还是不是同一回事。

一、先看团队人数：原来的办公室还匹配吗？

很多企业第一次租办公室时，都会为未来发展预留空间。

当时10个人，租了一间能容纳20人的办公室。

两年以后再回头看，可能出现完全不同的结果。

一种情况是团队已经增加到25人，会议室被改成工位，员工越来越拥挤。

另一种情况则是公司仍然只有10个人，甚至因为业务调整减少到8个人，大量面积长期闲置。

这时候，判断续不续租的第一个标准就很简单：现在真正需要多少工位？现有面积每天有多少在被使用？

如果面积和团队规模已经明显不匹配，即使房东愿意保持原租金，续租也未必划算。

因为企业继续支付的，不只是办公室租金。

还有那些长期没有被使用的面积。

二、不要只比较新旧租金，要比较“未来两年总成本”

办公室搬迁最容易出现两个极端。

一种是觉得新办公室每个月便宜5000元，于是马上决定搬。

另一种则觉得搬家太麻烦，即使现在的办公室明显不合适，也继续续租。

这两种判断都不完整。

企业更应该计算的是：未来两年继续留下，总共需要多少钱？以及搬到新办公室以后，未来两年总共需要多少钱？

如果选择传统办公室，新场地除了租金，还可能产生装修、家具、网络、搬迁以及恢复原场地等费用。

假设新办公室每个月便宜5000元，两年能够节省12万元。

但重新装修和搬迁需要投入15万元，那么单纯为了降低租金搬家，就未必划算。

反过来，如果新办公室可以直接入驻，不需要重新装修，同时面积更加匹配团队规模，搬迁成本就会明显降低。

所以企业换办公室时，不要只看“每个月省多少钱”。

要看：为了获得这笔节省，企业需要先付出多少钱。

三、会议室和公共空间，是续租时最容易忽略的一笔账

很多企业办公室面积并不小，却还是觉得“不够用”。

问题可能并不在工位。

而在空间配置。

比如20人的公司自己配置了一间大型会议室、一个前台、一间茶室和一个客户接待区。

这些空间当然有用。

但真正统计使用时间以后，可能会发现：会议室一天只使用两三个小时；客户接待区一周只使用几次；茶室大部分时间空着。

企业却需要全年承担这些面积的租金。

因此，办公室到期重新选址时，可以把空间重新分成两类：高频使用空间和低频使用空间。

员工每天使用的独立办公室属于高频空间。

会议室、洽谈室、茶室、活动空间则属于相对低频空间。

对于中小团队来说，如果低频功能可以通过共享办公或服务式办公室的公共空间解决，就没有必要全部放进自己的租赁面积。

这并不是减少办公功能。

而是减少低频空间的长期占用。

四、办公室到期，也是重新检查通勤和业务位置的机会

公司两年前选择这个办公室时，客户在哪里？员工住在哪里？现在还一样吗？

企业经营几年以后，客户结构、员工结构甚至业务方向都可能发生变化。

原本客户集中在福田，后来大量业务转向南山。

原来员工大多住在深圳中部，现在团队成员更多来自西部。

这时候，办公室位置本身也应该重新评估。

对于经常见客户的公司，可以统计过去半年最频繁到访的客户区域。

对于员工人数较多的企业，可以简单统计团队主要居住区域和地铁线路。

办公室最好的位置并不一定是深圳最贵的商务区。

而是能够让员工通勤、客户到访和业务开展三者相对平衡的位置。

五、团队未来还会变化，就要把“能不能调整”算进办公室价值

很多公司搬办公室，解决的是今天的问题。

20个人，就找一间刚好能坐20个人的办公室。

但真正应该再往前想半年：如果变成30个人怎么办？如果业务调整以后只剩15个人怎么办？

传统办公室一旦签约，面积基本固定。

所以对于人数变化比较快的创业公司、项目团队和分公司来说，办公室有没有调整空间，本身就是一项价值。

共享办公、联合办公和服务式办公的一个特点，就是能够把独立办公和公共配套组合起来。

企业现阶段需要多少独立空间，就按照实际人数配置。

会议、洽谈、茶水等功能通过公共空间补充。

星维路X-VALUE现有办公产品也覆盖开放工位、专属办公室和企业定制办公室，并配置会议室、洽谈室等公共空间。

对于正在重新选址的企业来说，这种模式真正减少的是：每一次团队变化，都要重新找房、装修和搬家的概率。

什么情况下建议继续续租？

如果现有办公室面积与团队规模仍然匹配，员工通勤方便，客户到访顺畅，同时租金和其他费用处于企业可接受范围内，那么继续续租往往是成本最低的选择。

特别是已经投入较高装修成本、未来团队规模也比较稳定的企业，没有必要为了小幅租金差异频繁搬迁。

什么情况下可以考虑换办公室？

如果出现以下几种情况，就值得重新比较市场上的办公室：团队人数已经明显变化；大量面积长期闲置；会议和接待空间配置不合理；员工通勤或客户到访不方便；办公室需要重新投入较高改造成本；未来一两年团队规模仍然存在较大变化。

这时候，企业可以把传统办公室、共享办公、联合办公和服务式办公室放在一起比较，而不是默认继续采用原来的租赁方式。

深圳办公室续租常见问题办公室到期，续租还是搬家更划算？

没有统一答案。建议比较未来一个完整租赁周期的总成本，包括租金、物业、装修、家具、搬迁以及闲置面积成本，而不是只比较新旧办公室月租。

企业搬办公室最大的成本是什么？

除了搬家费用，还可能包括重新装修、家具配置、网络迁移、员工适应以及搬迁期间产生的时间成本。

团队人数变化比较快，应该选择什么办公室？

如果未来人数不确定，可以重点关注能够灵活调整面积的共享办公或服务式办公室，减少提前租赁大量闲置面积的情况。

深圳哪里可以找可以直接入驻的办公室？

福田、南山、罗湖等主要商务区域都有服务式办公产品。星维路X-VALUE目前在深圳多个区域运营办公空间，可根据企业人数、预算、办公区域和会议需求匹配不同类型的办公室。

办公室到期，其实是一次重新算账的机会

很多企业会把办公室续租当成一件行政事务。

合同快到期了，和房东谈谈价格，没有太大变化就继续签。

但对于一家正在变化中的企业来说，两三年其实已经足够发生很多事情。

团队变了，客户变了，业务变了，办公方式也可能变了。

所以办公室到期时，真正值得问的不是：“房东今年能不能再便宜一点？”

而是：“如果今天重新为这家公司找一次办公室，我们还会选择这里吗？”

如果答案仍然是肯定的，续租就是合理选择。

如果答案已经变了，那么这次合同到期，恰好是企业重新调整空间成本和办公效率的机会。

对于正在搜索深圳办公室出租、深圳办公室续租、深圳共享办公、深圳联合办公、深圳服务式办公室、福田办公室出租或南山办公室出租的企业来说，办公室不是一份签完就不再变化的固定资产。

它更应该随着公司的经营状态，一起调整。