老板塞来一叠白条，能不能入账？财务人记住这4个数字就够了

又到报销季。销售小李递过来一张皱巴巴的收据："楼下修锁的师傅，说开不了发票，就给开了张收据。"老板也补了一句："这个月采购部那个水果摊、那个搬家公司，都是这种票，你看着处理吧。"

你作为财务/会计/出纳，是不是血压一下就上来了？

白条到底能不能入账？能不能税前扣除？这是财务人问得最多、也最容易踩坑的问题。今天一篇讲透，先记住四个关键数字：500、20000、60、5。

一、先分清：白条不是"废纸"，但要分两种

很多财务人一看到白条就条件反射地拒绝，其实不完全是这么回事。政策依据是《企业所得税税前扣除凭证管理办法》（国家税务总局公告 2018 年第 28 号）。

税前扣除凭证按来源分两类（第 8 条）：

·内部凭证：企业自制的原始凭证，比如工资表、折旧计算表、入库单，只要符合会计法规要求就行；

·外部凭证：发票（纸质+电子）、财政票据、完税凭证、收款凭证、分割单等。

白条能不能用，关键看它是不是"合规的外部凭证"，以及你面对的是谁。

二、这 3 种情况，白条可以税前扣除

情况 1：对方是"小额零星"的个人（重点！）

第 9 条规定：企业向依法无需办理税务登记的单位，或从事小额零星经营业务的个人支付款项，可以凭税务机关代开的发票，或者收款凭证 + 内部凭证作为税前扣除凭证。

这里的判断标准：个人销售额不超过增值税起征点。

起征点是多少？（财税〔2016〕36 号附件一第 50 条，各地有细化调整）

·按次纳税：每次（日）销售额300—500 元（含本数），多数省份执行按次 500 元；

·按期纳税：月销售额5000—20000 元（含本数），多数省份执行月 2 万元。

比如河南明确：销售货物、应税劳务按期起征点 20000 元，按次 500 元（豫财税政〔2011〕81 号）。

所以：单笔不超过 500 元的小额零星支出，拿到规范的收款收据，是可以入账并在企业所得税前扣除的。这也是"单笔白条 500 元以下汇算清缴不用调增"这个说法的来源。

但收款凭证必须写清楚这几样（第 9 条原文要求）：

收款单位名称、个人姓名及身份证号、支出项目、收款金额等。

记住：不是随便一张纸就行，要素不全的白条，照样不能扣。

情况 2：支出不属于增值税应税项目

比如支付违约金、赔偿金等不征增值税的项目，对方是单位的用外部凭证，对方是个人的用内部凭证即可（第 10 条）。

情况 3：对方确实开不了票（注销、吊销、非正常户）

如果支出真实，但因为对方注销、撤销、被吊销营业执照、被认定为非正常户等特殊原因无法补开发票，可以凭资料证实真实性后扣除（第 14 条），必备资料三样：

1.无法补开、换开发票原因的证明资料（注销公告、破产公告等）；

2.相关业务活动的合同或者协议；

3.非现金方式支付的付款凭证。

再配上货物运输、出入库、会计核算记录等，证据链就完整了。

三、扣不了的后果，和 3 个补救窗口

先说后果：该取得发票而没取得，又不符合上述例外，这笔支出不得在企业所得税前扣除，汇算清缴时要做纳税调增——白花花的利润，就这么被税了。

但还有补救机会：

时间窗口

怎么做

汇算清缴结束前

要求对方补开、换开发票或合规凭证，补上了就能扣（第 13 条）

汇算清缴结束后被税务机关告知

自被告知之日起60 日内补开、换开，或提供证实真实性的资料（第 15 条）

以前年度未扣除的支出

以后年度取得合规凭证，可追补至支出发生年度扣除，追补年限不超过 5 年（第 17 条）

这就是第三个数字60和第四个数字5的来历。

四、别忘了个税代扣代缴（出纳最常忽略）

给个人支付劳务报酬（比如请人维修、设计、搬货），哪怕金额小、哪怕没开发票，也要在个税系统做全员全额申报。

根据《个人所得税扣缴申报管理办法（试行）》（国家税务总局公告 2018 年第 61 号）：劳务报酬按次或按月预扣预缴，每次收入不超过 4000 元的，减除费用 800 元；超过 4000 元的，减除 20% 的费用。税款可能是零，但申报动作不能省——不申报，就是应扣未扣，财务人担责。

五、数电票时代，报销入账又多了 3 条新规矩

白条讲完了，再讲个更现实的：现在数电票全面推广，很多财务人还在"打印出来装订"的老习惯里，其实规矩已经变了。

依据《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6 号）：

1.可以只留电子件：接收的电子会计凭证查验合法真实、传输存储安全可靠、系统能防篡改防重复入账、归档符合《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第 79 号）要求，满足这 4 个条件，就可以仅用电子凭证报销入账归档，不再另存纸质。

2.打印件报销必须"电子+纸质"双保存：如果你还是用纸质打印件做报销入账依据，必须同时保存对应的电子凭证（第 4 条）。只留打印件、删掉电子文件——这是目前税务检查最容易揪出来的问题。

3.电子会计档案与纸质档案同等法律效力（第 5 条），不用重复打印、重复归档。

另外提醒两个细节：

·数电票有XML 数据电文格式（同时保留 PDF、OFD 等版式），开票方和受票方注意按需留存；电子发票服务平台还有"入账标识"功能，财务人可以用来防止重复报销；

·发票存根联和发票登记簿要保存 5 年，保存期满报经税务机关查验后销毁（《发票管理办法》第 29 条）。

六、给财务、会计、出纳的"合规自查清单"

最后给你一份可直接打印贴在工位上的清单：

收票时问三句：

1.对方是单位还是个人？是单位→要发票；是个体户/个人→看是否小额零星；

2.金额超不超起征点（按次 500 / 按期 2 万，以当地口径为准）？

3.收款凭证要素齐不齐（姓名、身份证号、项目、金额）？

入账时查三样：

1.内部凭证（审批单、合同、入库单）是否配套？

2.大额支出是否非现金支付（转账、扫码，别给现金）？

3.付给个人的劳务，个税申报了没有？

归档时记三条：

1.数电票能电子归档就电子归档，别只留打印件；

2.打印件报销的，电子原件必须留存；

3.发票及相关凭证按规定年限保存，别随手销毁。

白条能不能入账，不是财务人拍脑袋说了算，也不是老板拍桌子说了算，是"证据链 + 政策依据"说了算。与其每年汇算清缴时被调增气得头疼，不如从收票那一刻就把规矩立起来——这也是财务人体现专业价值的地方。

互动一下：你们公司遇到无票支出，是"先入账后调增"，还是直接要求对方补票？评论区聊聊，也欢迎转发给天天塞白条的同事和老板看。